E-mails plannen in Outlook voor Office 365

E-mailplanning is iets dat veel mensen nodig hebben, ongeacht of ze een speciale desktop-e-mailclient of de webinterface van een e-mailservice gebruiken. Gmail heeft in 2019 eindelijk een planningsoptie aan zijn webinterface toegevoegd en tot dan toe moesten gebruikers een add-on of extensie gebruiken om het werk te doen. Als u Outlook voor Office 365 op uw desktop gebruikt, heeft het een tool voor het plannen van e-mails. Helaas is het niet gelabeld als een planningsfunctie, dus je weet misschien niet hoe je het moet gebruiken of dat het zelfs bestaat. Hier leest u hoe u e-mails kunt plannen in Outlook voor Office 365.

E-mails plannen in Outlook

Open Outlook en stel een nieuw bericht op. Het bericht moet volledig zijn, dus voer een onderwerp in, voer uw bericht in de hoofdtekst in, voeg eventuele bestanden toe die u moet verzenden en voer ten minste één ontvanger in.

Ga naar het tabblad Opties en klik op de knop 'Bezorging vertragen'. Dit is de tool die u zult gebruiken om de e-mail in te plannen. Wanneer u op deze knop klikt, wordt een nieuw venster geopend.

Dit venster geeft u niet veel indicatie over welke instelling de e-mail zal plannen. Zoals we al zeiden, is de tool geen eenvoudige planningstool. Zoek onder Bezorgopties naar 'Niet eerder bezorgen' en voer de datum en tijd in waarop je het bericht wilt verzenden. Klik op OK, tenzij u een andere instelling ziet die u wilt wijzigen. Keer terug naar uw bericht en klik op Verzenden.

Het is belangrijk dat u Outlook actief houdt om het bericht op het geplande tijdstip te kunnen verzenden. Deze planning vindt plaats op uw bureaublad. Het bericht wordt niet met een vertraagd verzendverzoek naar een online server gestuurd. Wat er ook gebeurt, het gebeurt op uw bureaublad, dus u moet het systeem wakker houden en de app draaiende houden.

Zodra de tijd is verstreken, bijvoorbeeld als u niet wilt dat een bericht wordt verzonden vóór 29 januari 2020, 22:00 uur, zal Outlook proberen het te verzenden. Het zou meteen moeten worden verzonden en afgeleverd, omdat het e-mail is en geen snail-mail. U kunt deze tijd wijzigen wanneer u maar wilt voordat het bericht wordt verzonden. De ontvanger weet natuurlijk niet dat je het bericht hebt ingepland. Er wordt niet aangegeven dat het bericht automatisch is verzonden. Dit heeft één nadeel; uw ontvanger kan aannemen dat u aan uw bureau zit en dat het een goed moment is om contact met u op te nemen via e-mail of chat. Als u dat wilt vermijden, kunt u een regel aan de e-mail toevoegen die hen laat weten dat het bericht is verzonden op een tijdstip waarop het gepast zou zijn om de ontvanger te bereiken, en dat er binnen enkele uren contact met u kan worden opgenomen of Op een gegeven moment.