Access 2010: Een databasetabel exporteren naar Excel 2010

Om een ​​tabel vanuit Access 2010 naar Excel 2010 te exporteren, selecteert u de tabel in Access, opent u het tabblad Externe gegevens en kiest u Excel in de groep Exporteren. Selecteer een bestemmingswerkmap, kies of Access de huidige opmaak en lay-out van de tabel moet behouden en klik op OK . Access maakt een aparte kopie in Excel; latere bewerkingen in Excel worden niet bijgewerkt in de tabel in Access.

De onderstaande stappen maken gebruik van het klassieke Access 2010-lint. De huidige exporthandleiding van Microsoft behandelt Access 2016 en latere versies, dus de formulering van sommige dialoogvensters of de beschikbare indelingen kunnen in Access 2010 afwijken. Het centrale pad blijft Externe gegevens > Excel. Raadpleeg de handleiding Gegevens exporteren naar Excel van Microsoft voor actuele documentatie over de exportopties en veelvoorkomende problemen met gegevensoverdracht.

Maak de tabel en het werkblad klaar.

Zoek in het navigatievenster de tabel die u wilt kopiëren. Als u slechts bepaalde records wilt exporteren, opent u de tabel in de gegevensbladweergave en selecteert u die rijen voordat u begint. Controleer de tabel op fouten en bepaal of de export de volledige onderliggende tabel of alleen de momenteel weergegeven gegevens moet bevatten.

Sluit de doelwerkmap als deze al geopend is. Als u andere werkbladen in een bestaande werkmap wilt beschermen, exporteer dan naar een nieuwe bestandsnaam. Een geformatteerde export naar een bestaande werkmap kan de bestaande werkbladen van de werkmap vervangen.

Exporteer een tabel uit Access 2010 naar Excel.

1. Selecteer de brontabel. Klik op de tabelnaam in het navigatievenster. Access exporteert één databaseobject tegelijk, dus herhaal dit proces voor elke tabel die u nodig hebt.
2. Open het exportdialoogvenster van Excel. Kies Externe gegevens > Excel . Blader in het dialoogvenster Exporteren - Excel-spreadsheet naar een map en voer een werkmapnaam in. Kies voor Excel 2010 een Excel-werkmapindeling, indien .xlsxbeschikbaar.

3. Kies wat Access moet exporteren. Selecteer 'Gegevens exporteren met opmaak en lay-out' om de weergaveopmaak van het bronobject over te nemen. Voor een tabel of query worden de velden en records die momenteel worden weergegeven geëxporteerd: gefilterde records en verborgen kolommen in het gegevensblad worden weggelaten. Wis eerst de filters en maak de kolommen zichtbaar als u een volledig opgemaakte export nodig hebt. Als u deze optie niet aanvinkt, exporteert Access alle velden en records in de onderliggende tabel en negeert de instellingen van de eigenschap 'Opmaak'.
4. Kies of u het resultaat wilt openen. Selecteer ' Het bestemmingsbestand openen nadat de exportbewerking is voltooid' als u wilt dat Access de werkmap opent wanneer deze klaar is. Als u rijen in een geopend gegevensblad hebt geselecteerd, gebruikt u 'Alleen de geselecteerde records exporteren' om alleen die rijen te exporteren; laat dit vakje uitgeschakeld om alle records te exporteren die in de weergave worden weergegeven.
5. Start de export. Klik op OK en wacht tot Access klaar is. Als u ervoor hebt gekozen om het exportbestand te openen, start Excel met het geëxporteerde werkblad.

De opmaakkeuze heeft invloed op meer dan alleen het uiterlijk. Met opmaak kunnen opzoekvelden hun weergegeven waarden tonen en blijven hyperlinks links. Zonder opmaak exporteren opzoekvelden hun onderliggende ID-waarden en wordt de inhoud van hyperlinks als tekst weergegeven. Controleer deze instelling voordat u exporteert als het werkblad wordt gedeeld met iemand die de gegevens zonder Access moet kunnen lezen.

Bewaar de exportstappen alleen als u ze opnieuw wilt gebruiken.

Na een succesvolle export kan Access een scherm weergeven met de melding 'Gegevens exporteren naar Excel-spreadsheet' . Selecteer 'Exportstappen opslaan' als u de bron, bestemming en opties wilt opslaan als een herbruikbare exportspecificatie. Geef deze vervolgens een herkenbare naam als u daarom wordt gevraagd. Klik anders op ' Sluiten' . Het opslaan van deze stappen maakt het gemakkelijker om de export opnieuw uit te voeren; de werkmap wordt hiermee geen live link naar Access. Microsoft legt de opgeslagen specificatie uit in de handleiding voor het opslaan van import- of exportgegevens .

Controleer het Excel-werkblad op de verwachte gegevens.

Vergelijk de kopteksten van het werkblad en een paar voorbeeldrecords met de tabel in Access. Controleer het aantal rijen, de datums, de ID's en eventuele gefilterde of verborgen velden die van belang zijn. Als u opmaak hebt gebruikt en er kolommen of rijen ontbreken in de werkmap, ga dan terug naar Access, toon de benodigde kolommen, verwijder de filters en exporteer opnieuw. Voor kleine opmaakcorrecties kunt u na het exporteren de opmaakopties van Excel gebruiken.

Wat mogelijk niet exact overdraagbaar is

• Berekende velden: Excel ontvangt het berekende resultaat, niet de Access-uitdrukking of een overeenkomende Excel-formule.
• Bijlagen en ingesloten objecten: Access-bijlagen en OLE-objectgegevens worden niet als werkbladinhoud geëxporteerd; voeg de benodigde bestanden afzonderlijk toe.
• Velden met meerdere waarden: Waarden kunnen in één cel worden gecombineerd tot een door puntkomma's gescheiden lijst.
• Oudere datums: Volgens de exportrichtlijnen van Microsoft kunnen datums van vóór 1 januari 1900 leeg worden weergegeven in het werkblad.
• Werkmapgrootte: Excel 2010 ondersteunt tot 1.048.576 rijen per werkblad in moderne werkmapindelingen. De oudere .xlsindeling is beperkt tot 65.536 rijen, dus kies .xlsxvoor grotere tabellen. Raadpleeg de richtlijnen van Microsoft voor werkbladgrootte .

Als Excel bedoeld is voor een eenmalige analyse of rapportage, is exporteren een eenvoudige manier om daar een kopie van te maken. Als de gegevens actueel moeten blijven, exporteer ze dan opnieuw wanneer nodig of gebruik een ondersteunde import-/koppelingsworkflow in plaats van ervan uit te gaan dat een geëxporteerde werkmap automatisch wordt bijgewerkt vanuit Access.