Query's zijn een zeer belangrijk hulpmiddel voor het ophalen, doorzoeken en vastleggen van gegevens uit tabellen. Ze voeren verschillende acties of bewerkingen uit op de database en verwerken de resultaten naar behoefte. Met Microsoft Access Crosstab Query kunnen gebruikers informatie samenvatten in een compact formaat dat vergelijkbaar is met een spreadsheet. In dit bericht wordt uitgelegd waarom u Crosstab Query moet gebruiken en hoe u het kunt gebruiken.
Bijvoorbeeld: als u de cijfers wilt analyseren die studenten in verschillende cursussen hebben behaald, is dat lastig met een selectiequery , omdat u dan naar beneden moet scrollen om de gegevens van een specifieke student te vinden.
In de onderstaande tabel staan in totaal drie studenten die verschillende cijfers hebben gehaald voor de betreffende vakken.

Als we nu de cijfers van elke student in verschillende vakken willen weergeven, moeten we de namen van de studenten in de kolom- of veldkop wijzigen en de cursusnaam in de rijkop om een kort maar volledig overzicht van de records te krijgen. In een kruistabelquery moeten we minstens één rijkop , één kolomkop en een waarde toewijzen . In dit geval wijzigen we dus het veld 'Studentnaam ' in de rijkop, de cursusnaam in de rijkolomkop en wijzen we een waarde toe aan de cijfers.
Ga naar het tabblad 'Create' om een query te maken en klik op 'Query design' om het ontwerp te bekijken. Voeg een tabel toe om de inhoud te bekijken.

Ga nu naar het tabblad Ontwerp en klik op Kruistabel.

U ziet dat er twee nieuwe rijen zijn toegevoegd in het veldvenster eronder, met de namen Kruistabel en Totaal . Klik nu in de rij Kruistabel op de kleine vervolgkeuzeknop voor opties en selecteer Rijkop om het veld Cursus als rijkop toe te wijzen. Selecteer in de volgende rij, onder het veld Naam , Kolomkop uit de vervolgkeuzeopties. Selecteer Waarde voor het veld Punten en selecteer in de bijbehorende rij (hierboven) Som uit de vervolgkeuzeopties .

Nu is 'Cursus', dat eerder een kolomkop was, omgezet naar een rijkop. Ook de namen van de studenten, die eerder een rijkop waren, zijn omgezet naar kolomkoppen. Zo wordt het geheel beknopt en hoeven we niet meer naar beneden te scrollen om de gegevens van een student te bekijken.

De hierboven getoonde demonstratie bevat een kleine hoeveelheid gegevens, maar het werkelijke gebruik van kruistabelquery's wordt duidelijk wanneer u met een groot aantal gegevens moet werken.