Contactpersonen in Outlook 2010: Personen toevoegen en het adresboek gebruiken

In Outlook 2010 kunt u een persoon opslaan in uw map Contactpersonen en vervolgens het adresboek van Outlook gebruiken om die persoon te selecteren bij het opstellen van een e-mail. Het adresboek is een zoekvenster, geen aparte plek waar u contactpersonen aanmaakt. Deze handleiding beschrijft het toevoegen en organiseren van contactpersonen, het maken van een contactgroep en het vinden van opgeslagen personen in de ontvangerkiezer.

Outlook 2010 is een verouderd desktopprogramma. Microsoft heeft de ondersteuning voor Office 2010 op 13 oktober 2020 beëindigd, waardoor het geen beveiligingsupdates of technische ondersteuning meer ontvangt. De onderstaande stappen beschrijven het klassieke lint van Outlook 2010; de labels kunnen enigszins variëren afhankelijk van de accountinstellingen.

Stap 1: Open de map Contacten

Start Outlook 2010 en selecteer Contactpersonen in het navigatievenster, meestal linksonder in het scherm. Als u deze optie niet ziet, gebruikt u de navigatieknoppen of de mappenlijst om de map Contactpersonen te openen voor het juiste Outlook-gegevensbestand of -account. In het hoofdvenster worden de contacten in die map weergegeven. Gebruik het zoekvak boven de lijst om te zoeken naar een naam, bedrijf of andere gegevens.

Stap 2: Een contactpersoon toevoegen of bijwerken

1. Selecteer de juiste map 'Contacten', open het tabblad 'Start' en kies 'Nieuw contact' .
2. Voer de naam en het e-mailadres van de persoon in. Voeg indien nodig details toe zoals bedrijf, functie, telefoonnummers, postadres of notities. Een correct e-mailadres is vooral belangrijk als u berichten vanuit het adresboek wilt versturen.
3. Kies 'Opslaan en sluiten' . Om een ​​record later bij te werken, ga terug naar Contacten, open het contact, bewerk de velden en sla het opnieuw op.

Outlook kan dezelfde lijst weergeven als kaarten, telefoonboekvermeldingen of een tabel, afhankelijk van de weergaveopties in het lint. Als een contactpersoon ontbreekt in een weergave, controleer dan of u de map waarin deze is opgeslagen hebt geopend voordat u een nieuwe kopie maakt.

Stap 3: Organiseer contacten en vorm een ​​groep

Gebruik voor een korte lijst de zoekfunctie en de weergaveopties om records gemakkelijk terug te vinden. U kunt een kleurcategorie of een vervolgmarkering toewijzen aan een geselecteerd contact. Gebruik 'Verplaatsen' als u aparte mappen voor contactpersonen gebruikt. Controleer voordat u 'Verwijderen' kiest of de geselecteerde rij het record is dat u wilt verwijderen.

Om regelmatig dezelfde mensen te e-mailen, maak je een persoonlijke contactgroep aan:

1. Ga in Contacten naar Startpagina > Nieuwe contactgroep en voer een groepsnaam in.
2. Kies 'Leden toevoegen' en selecteer vervolgens personen uit Outlook-contacten of het adresboek. U kunt ook direct een nieuw e-mailcontact toevoegen. Selecteer elk lid en bevestig de selectie.
3. Kies 'Opslaan en sluiten' . Voer later de groepsnaam in het 'Aan'-veld van een e-mail in om het bericht aan de leden te richten.

Een contactgroep is een handige lijst in uw Outlook-profiel; het is niet het adresboek voor de hele organisatie. Het verwijderen van een groep verwijdert de individuele contactpersonen niet. De richtlijnen van Microsoft voor contactgroepen beschrijven hetzelfde onderscheid in de huidige versie van Outlook.

Stap 4: Kies een contactpersoon uit het adresboek.

Om een ​​opgeslagen item in een bericht te gebruiken, maakt u een nieuwe e-mail aan en selecteert u 'Aan' . In het dialoogvenster 'Namen selecteren ' opent u het adresboek en kiest u de betreffende contactpersonen. Zoek op naam, selecteer de overeenkomende persoon en kies vervolgens 'Aan' , 'CC' of 'BCC' voordat u bevestigt. U kunt de selectie herhalen voor extra ontvangers.

Als een contactpersoon niet verschijnt

Controleer eerst of u de juiste adreslijst en de juiste contactpersonenmap doorzoekt. Het ingebouwde adresboek van Outlook toont normaal gesproken items uit de standaard contactpersonenmap die een e-mailadres of faxnummer bevatten; een werkaccount kan ook een aparte, door de organisatie beheerde, algemene adreslijst weergeven. Microsoft legt deze bronnen uit in de handleiding voor adresboekinstellingen .

Als u een extra contactmap gebruikt, klikt u er met de rechtermuisknop op, kiest u Eigenschappen en zoekt u naar het tabblad Outlook-adresboek . Selecteer ' Deze map weergeven als e-mailadresboek' indien beschikbaar. Als het tabblad ontbreekt, controleert u Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Adresboeken om te zien of de Outlook-adresboekservice is geconfigureerd; de exacte opties zijn afhankelijk van het profiel. De instructies voor de klassieke Outlook van Microsoft leggen uit hoe u geschikte contactmappen aan de adreskiezer kunt toevoegen.

Omdat Office 2010 niet langer wordt ondersteund, is het raadzaam over te stappen naar een ondersteunde e-mailapplicatie voordat u het gebruikt voor gevoelige of zakelijke communicatie. Voor historisch gebruik kunnen deze stappen voor contactpersonen en adresboek u helpen bij het beheren van de opgeslagen gegevens in een bestaand Outlook 2010-profiel.