Hoe een e-mail in Outlook terug te roepen (verzenden en vervangen)

Heb je wel eens een e-mail naar de verkeerde ontvanger gestuurd? of vergeten een belangrijk document bij te voegen, maar het pas onthouden nadat je op verzenden hebt geklikt?

Deze fouten en nog veel meer zijn bijna onvermijdelijk voor mensen die regelmatig via e-mail communiceren. En elke keer dat het gebeurt, zoek je naar een knop voor het ongedaan maken van het verzenden.

Als u de Outlook-app gebruikt, heeft u de luxe een e-mail terug te roepen. In dit stapsgewijze artikel laten we u zien hoe u een e-mail in Outlook kunt terughalen om u te behoeden voor de verlegenheid die voortkomt uit het verzenden van een e-mail met fouten. Bovendien kunt u het bericht ook bewerken en opnieuw verzenden. Laten we ter zake komen.

Stappen om een ​​e-mail in Outlook op te roepen en opnieuw te verzenden

Volg deze stappen om een ​​e-mail in Outlook in te trekken:

1. Open de Outlook-app en navigeer naar de linkerkant van het e-mailscherm van Outlook om het mappenpaneel te vinden.
   
2. Klik op "Verzonden items". Hier ziet u alle berichten die u eerder via Outlook hebt verzonden. Zoek het e-mailbericht dat u wilt vervangen of intrekken.
   
3. Dubbelklik op het item om het bericht in een nieuw e-mailvenster van Outlook te openen. Door alleen de e-mail uit de e-maillijst te selecteren, krijgt u niet de optie om e-mail terug te roepen.
   
4. Klik voor Vereenvoudigd lint op het tabblad Bericht en selecteer het kebabmenu of Meer opdrachten (...) na de opdracht Rapporteer bericht.
5. Maar als u uw Outlook-app hebt geconfigureerd voor het klassieke lint, selecteert u eenvoudig het tabblad Bericht.
6. In beide gevallen ziet u de opdracht Acties nadat u de bovenstaande stappen hebt voltooid. Voor de vereenvoudigde lintinterface staan ​​acties in het contextmenu. Voor de klassieke lintstijl moet de opdracht Acties echter in het lintmenu zelf staan.
7. Klik nu op Recall this message from the Actions commando.
   
8. Als u op dit moment de opdracht Dit bericht terughalen niet ziet, staat uw organisatie waarschijnlijk het terughalen van e-mail niet toe of gebruikt u geen Microsoft Exchange-e-mailserver.
9. In het dialoogvenster Dit bericht terughalen vindt u twee acties voor het terughalen van e-mail. Met één kunt u ongelezen e-mails stilletjes uit de map van de ontvanger verwijderen. Met de andere kunt u de teruggeroepen e-mail vervangen.
10. Kies de gewenste optie en klik op Ok om het werk te voltooien.

Vereisten voor het oproepen van een bericht in Outlook

Heeft u deze stappen gevolgd, maar kunt u uw bericht nog steeds niet terughalen in Outlook? De reden kan zijn dat u niet aan de vereisten voldoet.

Hier volgen enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat u toegang kunt krijgen tot de Outlook Recall-e-mailfunctie:

• Zowel de afzender als de ontvanger moeten de Microsoft Exchange-server of Office 365 Outlook-e-mailaccount gebruiken.
• De afzender en ontvanger moeten ook van dezelfde organisatie zijn.
• De ontvanger mag de e-mail nog niet hebben geopend.
• Outlook-automatiseringsregels zoals maptoewijzing hadden geen toegang tot de e-mail.
• Microsoft heeft deze functie nog niet beschikbaar gemaakt voor de Outlook Web-versie.
• Als de Azure Information Protection-service een e-mailbericht afschermt, werkt de terugroepfunctie niet.

Zakelijke gebruikers zijn dus de grootste genieters van de e-mailherinneringsfunctie van Outlook. Als uw Outlook-e-mail echter afkomstig is van werk of school en de ontvanger van dezelfde entiteit is, kunt u waarschijnlijk zonder enige belemmering de e-mail terugroepfunctie gebruiken.

Bonustip: uw ontvanger kan een regel inschakelen om verzoeken automatisch te verwerken. Dit betekent dat de Outlook-app van de ontvanger een automatisch antwoord stuurt op elk bericht dat ze ontvangen. Dit kan zijn omdat ze een sabbatical hebben of op dat moment niet beschikbaar zijn om e-mails te lezen.

Als dit gebeurt, kunt u uw bericht nog steeds succesvol intrekken, omdat uw ontvanger het bericht niet heeft gelezen. Ze krijgen echter wel een melding dat je een bericht hebt verwijderd.

Wat te doen als u het verzenden van een e-mail in Outlook niet ongedaan kunt maken

De terugroepoptie werkt niet zodra de ontvanger het bericht heeft geopend. Als uw ontvanger uw berichten als een hoge prioriteit beschouwt of ze waarschijnlijk onmiddellijk opent nadat ze zijn verzonden, dan schiet dit het hele doel voorbij, omdat u uw foutbericht moet kunnen aanpassen voordat uw ontvanger het opent.

Daarom raden we je aan om je berichten in te plannen. Op deze manier heb je genoeg tijd om je e-mail te bekijken voordat deze wordt afgeleverd en eventuele fouten te corrigeren. U hoeft dus misschien niet eens uw e-mail terug te roepen.

Zo plant u uw berichten in Outlook:

1. Klik op "Bestanden" in de rechterbovenhoek van het scherm
2. U ziet een nieuw scherm met uw accountgegevens, klik op "Rules & Alerts"
3. Klik in het scherm Regels en waarschuwingen op "Nieuwe regel"
4. Er verschijnt een pop-upscherm, selecteer "Regels toepassen op berichten die ik verzend"
5. Voer niets in het vak "Bewerk de regel" in, klik gewoon op Volgende en bevestig uw keuze
6. Een ander pop-upscherm zal laten zien waar u wordt gevraagd wat u met het bericht wilt doen, klik op "bezorging met enkele minuten uitstellen" en voer in hoe lang u wilt dat uw te verzenden berichten in uw domein blijven voordat het wordt afgeleverd bij uw ontvangers.
7. Geef deze regel een naam en klik op Voltooien.

Veelgestelde vragen over het terughalen van berichten in Outlook

Er zijn meestal veel vragen over het terughalen van een e-mail in Outlook. Hieronder staan ​​enkele van de meest prominente vragen en hun antwoorden:

Kan ik mijn bericht terughalen en vervangen nadat de ontvanger het heeft geopend?

Nee, u moet het bericht intrekken voordat uw ontvanger het opent. Het bericht bevindt zich mogelijk in hun map Postvak IN, maar zolang ze het nog niet hebben geopend, kunt u i oproepen en vervangen

Zal het terugroepen van e-mailberichten elke keer werken?

Sommige factoren kunnen uw kansen om uw bericht te herinneren belemmeren. Voor de zekerheid raden we u aan om u aan te passen aan de optie "bericht plannen" die we hebben besproken

Weet de ontvanger dat ik een bericht heb teruggeroepen?

Ja, uw ontvanger ontvangt een melding dat u een bericht hebt verwijderd. Je moet wel snel zijn, anders opent de ontvanger het bericht misschien voordat je het verwijdert.

Hoe weet ik of ik een bericht heb teruggeroepen?

U weet dat uw bericht is ingetrokken omdat het niet langer in uw verzonden map verschijnt, maar automatisch in uw concepten. Vanaf hier kunt u ervoor kiezen om uw bericht te bewerken en opnieuw te verzenden om het te laten vervangen

Hoe stuur ik een teruggeroepen bericht opnieuw?

Als je je teruggeroepen bericht naar tevredenheid hebt aangepast, kun je het opnieuw verzenden door:

• Klik met de rechtermuisknop op het bericht en klik op opnieuw verzenden (voor Mac)
• Klik op Bestand, ga naar Info en klik op Opnieuw verzenden en ophalen (voor Windows)

Met deze tips weet u nu hoe u een e-mail in Outlook kunt oproepen. Maar daar houdt het niet op; u kunt de e-mail ook bewerken en opnieuw verzenden. Zo biedt de Outlook-app u de mogelijkheid om het verzenden van een e-mail ongedaan te maken en kunt u uw e-mailbericht vernieuwen met nieuwe ideeën.

Misschien wilt u ook leren hoe u uw handtekening in Outlook kunt wijzigen om op het laatste moment enkele wijzigingen aan te brengen voordat u een zakelijke e-mail verstuurt.