Hoe maak je een hyperlinkveld aan in Access 2010?

Om een ​​hyperlinkveld in Access 2010 te maken, opent u een tabel in de ontwerpweergave, voegt u een veldnaam toe zoals Website of E-mail en stelt u het gegevenstype in op Hyperlink . Sla de tabel op en voer vervolgens bestemmingen in of bewerk deze in de gegevensbladweergave. Een hyperlinkveld slaat een adres op dat Access kan openen; het kopieert geen webpagina en voegt geen bestand toe aan de database.

Wanneer moet je een hyperlinkveld gebruiken?

Gebruik dit gegevenstype wanneer gebruikers die met de database werken, vanuit een record een gerelateerde website, e-mailadres of bestandslocatie moeten kunnen openen. Voorbeelden hiervan zijn de openbare website van een bedrijf, het e-mailadres van een contactpersoon of een document dat is opgeslagen op een gedeelde netwerkschijf. De bestemming moet nog steeds bestaan ​​en elke gebruiker moet de juiste machtigingen hebben om deze te bereiken.

Een hyperlink is anders dan een bijlageveld: een hyperlink slaat een bestemming op, niet het bestand zelf. Het kan ook optionele weergavetekst, een subadres en een schermtip bevatten, samen met het adres. Microsoft documenteert een maximum van 2048 tekens voor een hyperlinkveld. Als een rapport, query of ander programma een URL in platte tekst nodig heeft, overweeg dan of een veld voor korte tekst geschikter is en test hoe uw database de waarde gebruikt.

Voor gedeelde documenten is een UNC-pad, zoals bijvoorbeeld, \server\shareolder\guide.pdfmeestal gemakkelijker te gebruiken voor collega's dan een stationsletter die op elke pc anders kan zijn toegewezen. Een link naar een bestand op uw eigen computer werkt niet automatisch voor andere gebruikers.

Maak het veld aan in Access 2010.

1. Open de tabel in de ontwerpweergave. Voor een bestaande tabel klikt u er met de rechtermuisknop op in het navigatievenster en kiest u 'Ontwerpweergave' . Om een ​​tabel te starten, selecteert u 'Maken' > 'Tabel' , slaat u deze op met een naam en schakelt u over naar de ontwerpweergave via het snelmenu van het tabblad.
2. Voeg een veldnaam toe. Voer in de eerste lege regel onder Veldnaam een ​​duidelijke naam in, zoals Website, Email, of DocumentLink. Gebruik een apart veld voor elk type bestemming dat u wilt opslaan.
3. Stel het gegevenstype in. Open in dezelfde rij de lijst 'Gegevenstype' en selecteer 'Hyperlink' . Laat niet-gerelateerde velden, zoals een naam of telefoonnummer, op het juiste tekst- of numerieke type staan.
4. Sla het tabelontwerp op. Druk op Ctrl+S. Als Access u vraagt ​​een nieuwe tabel een naam te geven, voer dan een bruikbare tabelnaam in en bevestig deze. Schakel over naar de gegevensbladweergave wanneer u klaar bent om records toe te voegen.

Voer een link naar een website, bestand of e-mailadres in.

Voer in de gegevensbladweergave een volledig webadres in, beginnend met https://, bijvoorbeeld https://www.example.org. Voeg het schema toe zodat Access een expliciete bestemming heeft. Voer voor een gedeeld bestand het bereikbare pad in. Access kan een hyperlink in blauwe en onderstreepte tekst weergeven, maar de weergave alleen garandeert niet dat het adres correct is.

Om een ​​e-maillink met een onderwerp te maken, selecteert u de cel en opent u Hyperlink > Hyperlink bewerken via het snelmenu, of drukt u op Ctrl+K. Kies in het dialoogvenster E-mailadres , voer de ontvanger in en vul eventueel het onderwerp in. Bevestig met OK . Wanneer u op de link klikt, vraagt ​​deze het geconfigureerde e-mailprogramma van de computer om een ​​bericht op te stellen; het is niet gegarandeerd dat Outlook wordt geopend, tenzij Outlook is ingesteld als standaard e-mailprogramma.

U kunt ook het dialoogvenster voor hyperlinks gebruiken om het weergegeven label leesbaarder te maken dan een lange URL. Zorg ervoor dat de bestemming zelf correct is en gebruik weergavetekst die de gebruiker vertelt waar de link naartoe leidt. De Access-documentatie van Microsoft beschrijft de onderdelen adres, weergavetekst, subadres en schermtip van het veld in de handleiding voor hyperlinkvelden .

Test de link en los veelvoorkomende problemen op.

• Een URL lijkt aanklikbaar, maar opent niet: Bewerk de hyperlink en controleer op typefouten, ontbrekende elementen https://of een verouderd paginaadres. Probeer de bestemming rechtstreeks in een browser.
• Een bestandslink werkt slechts op één computer: controleer of het bestand zich op een gedeelde locatie bevindt en of de huidige gebruiker toegang heeft. Vervang indien nodig een computerspecifiek pad of stationsletter door het juiste gedeelde pad.
• Een e-maillink opent geen nieuw e-mailvenster: controleer of Windows een standaard e-mailprogramma heeft ingesteld. Het adres en onderwerp in Access genereren een aanvraag voor het e-mailprogramma; ze verzenden het bericht niet.
• U moet een opgeslagen bestemming wijzigen: gebruik 'Hyperlink bewerken' in plaats van alleen het zichtbare label te vervangen. Sla de record op en test de nieuwe bestemming.

Gebruik voor een veilige test een openbare pagina die u vertrouwt, een bestand waartoe u toegang hebt of uw eigen e-mailadres. Vermijd het openen van onverwachte links van records die u niet herkent. Hyperlinks kunnen meer bevatten dan alleen de zichtbare tekst, dus controleer de daadwerkelijke bestemming voordat u op een label vertrouwt.

Zie voor meer informatie de documentatie van Microsoft over Access-gegevenstypen en veldeigenschappen, en de bijbehorende HyperlinkPart-referentie , waarin wordt uitgelegd hoe Access de onderdelen van een hyperlinkwaarde scheidt en leest.