Hoe exporteer je e-mail, contactpersonen, notities, taken en afspraken uit Outlook 2010?

Outlook 2010 kan e-mails, contactpersonen, agenda-afspraken, taken en andere mappen exporteren met de ingebouwde wizard Importeren en exporteren. Gebruik een Outlook-gegevensbestand ( .pst ) voor een back-up of overdracht van Outlook naar Outlook. Gebruik CSV wanneer u een contactenlijst nodig hebt voor een spreadsheet of een andere service, en iCalendar (.ics) wanneer u agenda-evenementen nodig hebt. De oude invoegtoepassing Outlook-gegevensexport, die in eerdere instructies is beschreven, is niet nodig voor deze veelvoorkomende exports.

Kies het juiste exportformaat.

Microsoft noemt berichten, agenda-items, taken en contactpersonen als mogelijke toepassingen van de Outlook 2010-wizard. Als u ook Notities nodig hebt , selecteer dan die map wanneer deze verschijnt en controleer of deze aanwezig is in het voltooide PST-bestand; in het huidige PST-overzicht van Microsoft wordt Notities niet specifiek vermeld. Zie het exportoverzicht van Microsoft voor Outlook 2010 .

Voordat u exporteert

Controleer of het juiste account is geselecteerd en of Outlook klaar is met synchroniseren. Bij een Exchange-account in de modus 'Exchange-cache' kan een PST-export alleen de items bevatten die momenteel in de lokale cache beschikbaar zijn. Als oudere e-mails of afspraken belangrijk zijn, controleer dan het offline synchronisatiebereik van het account en wacht tot de benodigde gegevens zijn gedownload voordat u begint. De richtlijnen van Microsoft voor PST-export waarschuwen er ook voor dat recente Outlook-exports beperkt kunnen worden door de cache.

Outlook exporteert een kopie, zodat de originele items in Outlook behouden blijven. Een PST-bestand bewaart echter niet alle Outlook-instellingen: Microsoft geeft aan dat mapeigenschappen zoals weergaven, machtigingen en AutoArchiveringsinstellingen, evenals berichtregels en lijsten met geblokkeerde afzenders, niet worden geëxporteerd. De ondersteuning voor Office 2010 is op 13 oktober 2020 beëindigd, dus deze instructies zijn versiespecifiek en de software ontvangt geen beveiligingsupdates meer.

Exporteer Outlook 2010-mappen naar een PST-bestand.

1. Open de wizard. Kies in Outlook 2010 Bestand > Openen > Importeren . De wizard Importeren en exporteren wordt vanuit dit menu geopend, ook al staat er 'Importeren'.

   

2. Kies de exportactie. Selecteer ' Exporteren naar een bestand' en kies vervolgens 'Volgende' .

   

3. Selecteer de PST-indeling. Kies Outlook-gegevensbestand (.pst) en selecteer vervolgens Volgende . Hierdoor blijven Outlook-items bij elkaar in een Outlook-gegevensbestand in plaats van dat ze worden samengevoegd tot een tekstlijst.

   

4. Kies het account of de map. Selecteer de hoofdmap van het account om de mappenstructuur te exporteren, of selecteer een specifieke map voor een kleiner archief. Laat 'Submappen meenemen' aangevinkt als u geneste mappen wilt exporteren, zoals submappen van de Inbox. Exporteer één account tegelijk. Als Notities belangrijk zijn, selecteer dan expliciet die map indien beschikbaar en controleer deze achteraf.

   

5. Stel de bestemming in. Kies Bladeren , selecteer een lokale map en voer een nieuwe bestandsnaam in, bijvoorbeeld Outlook-Archief-2026.pst . Sla het PST-bestand buiten een map op die automatisch synchroniseert met OneDrive; volgens de huidige richtlijnen van Microsoft kan OneDrive automatische PST-synchronisatie blokkeren. Als de wizard een eerdere bestemming onthoudt, vervang dan de bestandsnaam zodat u een eerder archief niet overschrijft.

   

6. Voltooi en beveilig het bestand. Als u exporteert naar een bestaand PST-bestand, kies dan hoe Outlook om moet gaan met dubbele items; bij gebruik van een nieuw PST-bestand hoeft u deze keuze niet te maken. Selecteer Voltooien en wacht tot de export is voltooid. Outlook biedt mogelijk een optioneel wachtwoord aan voor een nieuw aangemaakt PST-bestand. Gebruik dit wachtwoord alleen indien nodig en bewaar het veilig, want u hebt het nodig om het bestand te openen.

   

Om het resultaat te controleren, gebruikt u in Outlook 2010 de opdracht Bestand > Openen > Outlook-gegevensbestand openen , opent u het nieuwe PST-bestand en bekijkt u de belangrijkste mappen, de oudste en nieuwste datums en een aantal berichten met bijlagen. Controleer Notities en Taken afzonderlijk als deze belangrijk zijn. Verwijder de originelen niet voordat het geëxporteerde bestand de benodigde informatie bevat.

Exporteer contactpersonen naar een CSV-bestand.

Voor contactpersonen opent u Bestand > Openen > Importeren , kiest u Exporteren naar een bestand en selecteert u Door komma's gescheiden waarden (CSV ). Selecteer de map Contactpersonen onder het juiste account, kies een bestandsnaam met Bladeren en voltooi de wizard. Open het CSV-bestand om te controleren of de contactgegevens aanwezig zijn. Als u het bestand later opnieuw wilt importeren, sla dan geen wijzigingen op vanuit Excel, tenzij u hebt gecontroleerd of de CSV-structuur en -codering nog steeds bruikbaar zijn. De instructies van Microsoft voor CSV-contactpersonen leggen hetzelfde principe van mapselectie uit.

Exporteer afspraken naar een iCalendar-bestand.

Om agenda-afspraken te delen met een andere agenda-app, opent u de Agenda van Outlook, selecteert u de agenda en kiest u Bestand > Agenda opslaan . Sla het bestand op als .ics . Gebruik Meer opties om het datumbereik en het detailniveau te kiezen voordat u het bestand opslaat. Een ICS-bestand is een momentopname van agenda-afspraken; het vervangt geen PST-bestand voor e-mail, contactpersonen, notities of taken. De exportinstructies voor agenda's van Microsoft beschrijven deze opties voor datumbereik en detailniveau.