Скрытые данные в документе Word могут включать комментарии рецензентов, отслеживаемые правки, свойства автора, скрытый текст, водяные знаки и пользовательские XML-файлы. В Word 2010 для Windows запустите инспектор документов на копии документа, просмотрите результаты и удалите только те категории, которые вы хотите удалить. Это уменьшит вероятность случайного раскрытия информации, но не сможет обнаружить все способы сокрытия содержимого или все встроенные элементы.
Инструмент «Инспектор документа» ищет несколько типов информации, которые могут быть неочевидны на странице. В зависимости от документа и версии Word, его контрольный список может включать:
Перед тем как нажать «Удалить все», ознакомьтесь с результатами . Удаление категории может привести к удалению необходимой информации, и Microsoft предупреждает, что изменения, внесенные в Инспектор, могут быть невосстановимы с помощью функции «Отменить». Сохраните неизмененный оригинал.
Проверка «Скрытый текст» в инспекторе документов ищет текст, отформатированный с использованием эффекта «Скрытый шрифт» в Word. Microsoft заявляет, что она не обнаруживает текст, скрытый другими способами, например, белым текстом на белом фоне. Проверка «Невидимое содержимое» также не обнаруживает объект, который перекрывает другой объект. При обеспечении конфиденциальности следует вручную проверять подозрительные области, поля страницы, верхние и нижние колонтитулы, а также встроенные объекты.
Некоторые встроенные файлы или объекты могут быть отправлены на ручную проверку вместо автоматического удаления. Встроенная электронная таблица, диаграмма или документ могут содержать собственные данные; решение об удалении или замене их статическим изображением следует принимать только после проверки того, как это изменение повлияет на возможность редактирования и доступность. См. рекомендации Microsoft по встроенным файлам и объектам, обнаруженным с помощью инспектора документов .
Отслеживаемые изменения следует рассматривать как редакционное решение. Просмотрите правки и примите или отклоните их перед отправкой, если вам нужен окончательный, чистый вариант для чтения. Выбор параметра « Без разметки» только скрывает разметку в текущем представлении; он не удаляет изменения. Комментарии и исправления также можно просмотреть с помощью инспектора документа. Microsoft объясняет разницу в своих инструкциях по отслеживаемым изменениям .
Наконец, самостоятельно проверьте видимую часть документа и убедитесь, что автоматическое сканирование не может обнаружить любое содержимое. Инспектор документов — это полезный шаг для очистки, а не гарантия безопасности файла для публикации. Приведенные здесь шаги описывают настольную версию Word для Windows; Microsoft отмечает, что Word для Mac не включает Инспектор документов. Актуальный контрольный список и рекомендации по удалению см. в руководстве Microsoft по удалению скрытых данных и личной информации, а также в обзоре функции «Проверить документ» .
Узнайте, как перетаскивать изображение в Word, выбирать обтекание текста, сохранять изображение в абзаце или фиксировать его на странице, а также как устранять неполадки с изображениями, которые не перемещаются.
Узнайте, как вставить флажок в Excel с помощью инструмента «В ячейке», подсчитать количество отмеченных элементов с помощью формул или добавить связанный элемент управления формы в более старых версиях для настольных компьютеров.
Создавайте в Excel буквы от A до Z, строчные буквы или надписи, выходящие за пределы буквы Z, с помощью формулы с маркером заполнения, функции SEQUENCE или многоразового пользовательского списка.
Узнайте, как зачеркивать текст в Excel на Windows, Mac и в веб-версии, форматировать часть ячейки и удалять строку, не удаляя её значение.
Microsoft Access — это приложение для работы с базами данных под управлением Windows, предназначенное для хранения связанных записей, построения запросов, создания форм ввода данных и генерации отчетов. Узнайте, как оно работает и когда оно вам подходит.
Узнайте, как регулировать высоту и ширину линий сетки в Word 2010, изменять частоту отображения линий и устанавливать базовое горизонтальное и вертикальное расстояние между линиями сетки чертежа.
Узнайте, как импортировать PST-файл в Outlook 2010 или экспортировать почту, контакты, календарь и задачи. Следуйте правильным меню, чтобы избежать потери папок или дубликатов.
Восстановите забытый пароль от файла Outlook PST с помощью текущих инструкций Kernel, включая определение нужного файла, создание резервной копии и проверку ограничений инструмента.
Используйте надстройку LiveWeb, чтобы разместить веб-сайт на слайде PowerPoint, задать его размер и режим обновления, а также проверить совместимость перед презентацией.
Используйте инспектор документов Word, чтобы просмотреть сведения об авторе, комментарии, отслеживаемые изменения, скрытый текст и другие данные перед отправкой документа, а также узнать, что может быть пропущено при сканировании.
