Экономьте время при вводе данных с помощью мгновенного заполнения в Excel

Microsoft Excel предлагает множество функций, которые помогут вам сэкономить время при работе над чем-то повторяющимся. Одним из таких инструментов является мгновенное заполнение в Excel.

Эта статья поможет вам получить базовые и дополнительные знания о функциях мгновенного заполнения Excel, чтобы вы могли эффективно использовать этот инструмент в реальных сценариях.

Что такое мгновенное заполнение в Excel?

Всякий раз, когда Excel находит какой-либо шаблон в вашей задаче ввода данных, он может воспроизвести его для вас. И вам не нужно вручную вводить какие-либо данные, если шаблон хорошо подходит.

Например, если вы вручную объединяете имена и фамилии из двух столбцов и пишете полные имена в другом столбце, Excel предложит вам вариант мгновенного заполнения, если эта функция активна.

Таким образом, это инструменты данных Excel, которые помогают вам преобразовывать, извлекать или комбинировать данные, когда вы заставляете Excel изучать шаблон ввода данных. Он доступен только в Excel 2013 и более поздних версиях.

Где можно найти Flash Fill в Excel?

По умолчанию функция активна на каждом рабочем листе . Если Excel обнаружит шаблон, он может завершить остальную часть ввода данных в столбцах или строках, когда вы:

• Расширьте ручку заполнения
• Используйте команду «Быстрая заливка» из меню «Данные».
• Нажмите сочетание клавиш

Различные режимы использования мгновенного заполнения в Excel

1. Спонтанное мгновенное заполнение в Excel

Всякий раз, когда вы работаете над чем-то повторяющимся, что Excel может сделать мгновенно, вы увидите светло-серое поле предложения, охватывающее весь столбец, с которого вы начали писать.

Вы можете просто нажать Enter, чтобы принять предложение автозаполнения. Эта функция будет работать, только если она активна в меню «Параметры» Excel. Кроме того, мгновенное заполнение может заполнять ячейки только вниз и не может делать то же самое вверх.

2. Быстрое заполнение команды Excel в меню ленты

Если Excel не показывает автоматические предложения мгновенного заполнения, но вы считаете, что в работе по вводу данных есть закономерность, попробуйте выполнить следующие действия:

• Нажмите на вкладку «Данные» в меню ленты Excel.
• В разделе «Инструменты данных » вы найдете функцию «Быстрое заполнение» .
• Если функция активна или кликабельна, значит, вы можете ее использовать.
• Нажмите Flash Fill , чтобы автоматически заполнить столбец.

3. Примените мгновенное заполнение с помощью маркера заполнения.

Всякий раз, когда вы нажимаете на ячейку и переводите курсор в правый нижний угол этой ячейки, вы увидите маленький значок плюса. Это ручка заполнения .

Если вы считаете, что ваши данные соответствуют шаблону, вы можете просто щелкнуть маркер заполнения и перетащить мышь вниз, чтобы заполнить столбец нужными данными.

3. Сочетание клавиш Flash Fill в Excel

После того, как вы ввели один или два примера для Excel в процессе мгновенного заполнения, вы можете нажать горячую клавишу Ctrl + E , чтобы применить функцию одним щелчком мыши.

Заключение

До сих пор вы читали подробное обсуждение функции мгновенного заполнения в Excel, которая работает, находя шаблоны в данных вашей рабочей книги. Теперь у вас есть умение применять его в следующих сценариях:

• Извлечение фамилии и имени
• Формировать полные имена из данных имени и фамилии
• Получить инициалы из имен
• Преобразование регистра текста в верхний или нижний регистр
• Извлечение имен из данных

Вы также можете прочитать о том, как сделать телефонный звонок с компьютера .