Настройка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте в Zimbra из командной строки

Показательный пример: Тейлору, администратору в небольшой компании, необходимо настроить автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте для почтового ящика taylor@example.comво время запланированного отсутствия в октябре. Это гипотетический пример, а не отчет о реальной конфигурации или тестировании. Та же самая команда может помочь администратору Zimbra настроить один почтовый ящик без входа в систему в качестве владельца почтового ящика.

Zimbra сохраняет этот параметр в настройках учетной записи. Инструмент командной строки zmprovпозволяет ввести текст ответа, включить ответ и установить даты начала и окончания. Ключевым моментом является настройка сообщения и расписания для правильной учетной записи, а затем подтверждение того, что функция автоматического ответа об отсутствии на рабочем месте разрешена в соответствии с классом обслуживания (COS) этой учетной записи. Официальная страница Zimbra Tech Center, посвященная этой задаче, помечена как находящаяся в процессе разработки и отнесена к более старым версиям ZCS. Последнее общедоступное руководство администратора Zimbra обозначено как Zimbra Network Edition 8.8.15, пересмотренное 12 декабря 2022 г. Поскольку охват документации и атрибуты могут различаться в зависимости от версии, перед применением команд в рабочей среде проверьте собственные определения атрибутов установленного сервера.

Перед изменением почтового ящика

Выполняйте команды инициализации от имени учетной записи операционной системы Zimbra на сервере почтовых ящиков, обычно переключаясь на zimbra:

su - zimbra

Используйте основной адрес электронной почты учетной записи, а не отображаемое имя или псевдоним, если вы не подтвердили, что псевдоним соответствует нужной учетной записи. В примере Тейлора целевым адресом является taylor@example.com. Если ваша установка многосерверная, подключитесь к соответствующей среде Zimbra и следуйте политике доступа администратора вашей организации.

Сначала проверьте в локальной схеме, существует ли основное предпочтение:

zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeReply
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeFromDate
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate

Эта проверка полезна, поскольку страница справки по командной строке не заменяет схему, входящую в состав установленной вами версии. Если атрибут неизвестен, остановитесь и обратитесь к руководству администратора или каналу поддержки для этой конкретной версии Zimbra, вместо того чтобы копировать команду из другой версии.

Проверьте, разрешено ли почтовому ящику использовать эту функцию.

Zimbra различает настройки учетной записи, которые включают ответ пользователя, и флаг функции, разрешающий отсутствие на рабочем месте для учетной записи или ее COS. Перед устранением неполадок проверьте оба параметра:

zmprov ga taylor@example.com \
  zimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabled \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled

В настройках учетной записи zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabledдолжна быть TRUEуказана возможность отправки ответа. Флаг функции zimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabledтакже может препятствовать отправке ответов, если он не включен для учетной записи или унаследованного COS. Если настройка отключена политикой, обратитесь к администратору Zimbra, ответственному за этот COS, с просьбой проверить ее; изменение только настроек почтового ящика может не отменить отключенную функцию.

Настройте ответ и включите его.

Для сообщения об отсутствии Тейлора используйте zmprov ma, сокращенную форму modifyAccount. Заключите текст в одинарные кавычки, чтобы пробелы передавались как одно значение. В этом примере избегаются апострофы внутри сообщения, которые потребовали бы дополнительного экранирования в командной оболочке:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeReply 'I am out of the office. I will return on October 19. For urgent requests, contact Morgan Lee at morgan@example.com.' \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE

Команда записывает два значения: сообщение и включенную настройку. Если вы измените только текст ответа, а включенная настройка будет пустой FALSE, автоматический ответ отправлен не будет. Если вы только включите настройку, но оставите текст ответа пустым, результат может быть неполным или отклонен клиентским интерфейсом. Используйте короткое сообщение, которое укажет отправителям полезную дату ответа или альтернативный контакт, не раскрывая ненужных личных данных.

Запланируйте ответ на определенный период времени.

Для запланированного отсутствия в атрибутах учетной записи Zimbra указываются дата начала и дата окончания. Используется значение обобщенного времени; в следующем примере в YYYYMMDDHHMMSSZформе используется метка времени UTC. Перед запуском необходимо преобразовать желаемое местное время в UTC. В данном случае период отсутствия Тейлора начинается в 9:00 UTC 12 октября и заканчивается в 00:00 UTC 17 октября:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeFromDate 20261012090000Z \
  zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate 20261017000000Z

Начальное и конечное значения определяют, когда входящая корреспонденция может быть уведомлена об отсутствии на рабочем месте. В примечаниях к процессу Zimbra указано, что проверка даты игнорируется, если оба атрибута даты не заданы. Рассматривайте конечное значение как момент закрытия окна, а не как дополнительный день. Если ваша компания использует местный рабочий часовой пояс, перепроверьте преобразование, чтобы избежать начала или окончания ответа на несколько часов раньше или позже.

Если диапазон дат не требуется, опустите оба атрибута дат и отключите эту настройку вручную по окончании отсутствия. Если даты Тейлора изменятся, обновите оба значения и считайте их обратно, прежде чем полагаться на расписание.

Для внешних отправителей используйте отдельное сообщение.

В некоторых версиях Zimbra поддерживается отправка отдельных сообщений внешним отправителям. К соответствующим атрибутам относятся zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyи zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabled. Сначала проверьте их доступность zmprov desc -aна вашем сервере с помощью команды . Если поддерживается, отдельный внешний ответ можно установить следующим образом:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeExternalReply 'I am away from the office. Please contact support@example.com for assistance.' \
  zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabled TRUE

Отнесение отправителя к внешним зависит от классификации отправителей на сервере и настроек домена. Не следует предполагать, что каждый адрес за пределами видимого домена компании получит одно и то же сообщение. Если политика не требует автоматического ответа внешним отправителям, Zimbra в некоторых версиях описывает параметр подавления; перед его использованием подтвердите наличие этого атрибута в локальной схеме. Ответы внешним отправителям следует делать особенно краткими, поскольку они раскрывают информацию лицам, находящимся за пределами организации.

Проверьте сохраненные настройки.

Перечитайте значения на счете Тейлора:

zmprov ga taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeReply \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled \
  zimbraPrefOutOfOfficeFromDate \
  zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate

Убедитесь, что текст ответа корректен, значение параметра enabled равно TRUE, а даты соответствуют желаемым значениям UTC. Если вы настроили внешнее сообщение, включите оба внешних атрибута в этот запрос. Для сквозной проверки отправьте обычное сообщение с действительного тестового почтового ящика, не являющегося целевой учетной записью, и подтвердите получение ответа. Повторное сообщение от того же отправителя может не сразу привести к появлению нового уведомления, поскольку Zimbra кэширует адреса, которые уже получили ответ об отсутствии на рабочем месте.

Отключите возможность ответа после вашего отсутствия.

Когда Тейлор вернется, отключите эту настройку, сохранив при этом сообщение и даты для справки или повторного использования:

zmprov ma taylor@example.com zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled FALSE

Проверьте атрибут enabled еще раз, чтобы убедиться, что он включен FALSE. Отключение основной настройки не обязательно приводит к удалению сохраненных значений текста ответа или даты. Если вы будете использовать настройку учетной записи позже, обновите сообщение и диапазон дат, прежде чем снова включить ее.

Распространенные причины, по которым отправитель может не получить ответ.

• Функция отключена: проверьте как настройки учетной записи, так и флаг учетной записи или функции COS.
• Сообщение выходит за рамки запланированного временного окна: прочтите сохраненные значения обобщенного времени и проверьте преобразование в UTC.
• Входящее сообщение фильтруется: система уведомлений Zimbra исключает сообщения, попадающие в папку «Спам» или «Корзина», и может подавлять ответы на сообщения, отправленные массовыми рассылками, списками рассылки или автоматически, а также на сообщения с пустым или недействительным отправителем в заголовке.
• Тот же отправитель уже получил ответ: параметр cache-duration может ограничивать частоту уведомлений для одного и того же адреса. В справочнике по настройке Zimbra указано значение по умолчанию — семь дней, хотя на это поведение могут влиять настройки учетной записи или COS, а также версия продукта.
• Внешний ответ настроен не так, как ожидалось: проверьте, существуют ли атрибуты внешнего ответа и как сервер классифицирует внутренних отправителей.
• Значение учетной записи не сохранилось: запустите программу zmprov gaеще раз и сравните полученные атрибуты со значениями, которые вы ввели.

В отсутствие примера, приведенного Тейлором, настройка считается завершенной, когда почтовый ящик возвращает нужное сообщение, флаг включения установлен, и оба временных интервала верны. В реальных производственных условиях также следует проверить соответствие схеме локальной версии Zimbra и политике почтовой рассылки организации.

Официальные ссылки

• Zimbra Tech Center: опция командной строки для включения автоматического ответа об отсутствии на рабочем месте для одной учетной записи.
• Технический центр Zimbra: справочник команд zmprov
• Технический центр Zimbra: Процесс оповещения об отсутствии на рабочем месте и условия блокировки.
• Справочник по настройке Zimbra: атрибуты даты и длительности кэширования.
• Руководство администратора Zimbra Collaboration