В Microsoft Word 2010 есть функция «Подготовка документа» , обеспечивающая более точный контроль над содержимым документа. Используя такие возможности, как защита документа, встраивание цифровой подписи в документ, добавление метаданных, проверка совместимости с предыдущими версиями Word и шифрование, вы можете сделать свой документ более надёжным и защищённым. Функция подготавливает документ к распространению или публикации по всему миру, предоставляя возможности для выполнения различных действий над документом. В Word 2010 для её использования потребуется выполнить утомительный процесс, поскольку по умолчанию она скрыта. В этой статье мы расскажем, как сделать эти параметры видимыми, и объясним основные принципы использования каждого из них.
Для начала нам нужно сделать команды «Подготовка» видимыми в Word 2010. Для этого запустите Microsoft Word 2010, перейдите в меню «Файл », выберите «Параметры», затем в левой панели выберите «Настроить ленту». В правой панели выберите «Все команды » в раскрывающемся списке « Выбрать команды» и найдите команду «Подготовка» . В левой панели нажмите «Новая вкладка», измените её название на «Подготовка», а затем нажмите «Новая группа» , чтобы создать группу на новой вкладке и дать ей подходящее имя. Нажмите кнопку «Добавить >>» , чтобы добавить команду «Подготовка» в новую группу. Нажмите «ОК» , чтобы закрыть диалоговое окно « Параметры Word» .
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-4538-0829093523809.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Вы увидите только что созданную вкладку «Подготовка» . Нажмите кнопку «Подготовка» в раскрывающемся списке, чтобы увидеть дополнительные параметры, как показано на снимке экрана ниже.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-9062-0829093526047.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Мы кратко обсудим каждую опцию, доступную в этом раскрывающемся меню.
Характеристики:
Нажмите «Свойства» , чтобы добавить метаданные и более подробно описать документ. Как показано на скриншоте ниже, вы можете добавить автора, название, тему, ключевые слова, категорию, статус и комментарии.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-1441-0829093527021.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Нажмите «Свойства документа» для просмотра дополнительных параметров, нажмите «Дополнительные свойства» , чтобы добавить в документ дополнительные метаданные.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-7616-0829093527734.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Осмотреть:
Эта функция позволяет вам проверять весь документ, используя различные параметры. Она гарантирует отсутствие скрытых данных, которые пользователь обнаружит позже, и проверяет, указаны ли в документе метаданные, которые не должны быть доступны читателю. Она также проверяет наличие невидимого текста, XML (расширяемого языка разметки), хранящегося в документе, комментариев, заголовков, колонтитулов, водяных знаков, изменений, версий и аннотаций.
После нажатия кнопки «Проверить документ» появится диалоговое окно с вопросом о том, какой контент вы хотите проверить. Если документ большой, его полная проверка может занять некоторое время.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-826-0829093528967.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Зашифровать документ:
Он позволяет пользователю защитить документ, вводя пароль, который защитит его от несанкционированного использования и, в конечном итоге, снизит вероятность любой внешней уязвимости. Этот пароль, если он забыт, восстановить невозможно.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-2758-0829093530189.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Ограничить разрешение:
Эта опция позволяет пользователю ограничить использование документа. Вы можете предоставить пользователям/читателям документа особые права, например, разрешить только чтение, запретить печать, запретить любые изменения или сохранение документа другими способами.
Эта функция работает совместно со службами управления правами (RMS) для Windows, требуя предварительной настройки учётных данных. Однако без RMS вы всё равно можете устанавливать ограничения, используя пробную версию от Microsoft. Если вы используете её впервые, вам необходимо зарегистрироваться.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-9764-0829093531159.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Добавить цифровую подпись:
Как следует из названия, это то же самое, что и традиционное подписание документа. Небольшое отличие заключается в том, что для пометки документа как исключительного требуется цифровая подпись. Это позволяет пользователю проверить целостность и конфиденциальность документа. Цифровая подпись повышает защиту документа от несанкционированного использования и кражи, что в конечном итоге снижает риск плагиата.
Вы также можете создать собственную цифровую подпись, но процесс её проверки не осуществляется сертифицированной третьей стороной или посредником, поэтому проверка подлинности документа может быть несколько затруднительна для конечного пользователя. Тем не менее, вы можете проверить её на своём компьютере. Лучший способ добавить цифровую подпись — получить цифровой идентификатор от партнёра Microsoft.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-6764-0829093532239.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Отметить как окончательный:
Эта функция позволяет отметить документ как окончательную версию. Отметка «Final» означает, что редактирование завершено. После этого документ становится доступным только для чтения и сохраняется, а команды ввода и редактирования отключаются, а корректурные отметки отключаются.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-7940-0829093533426.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Проверить совместимость
Эта функция позволяет пользователю проверить совместимость документа с предыдущими версиями Microsoft Word. С её помощью вы можете проверить, будет ли ваш документ корректно загружаться в предыдущих версиях Word.
![Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]](/resources8/r252/image-4734-0829093534346.jpg "Подготовка документа Word 2010 к распространению [Меню подготовки]")
Вы также можете ознакомиться с нашими ранее рассмотренными статьями Запомнить и вернуться к последней отредактированной строке в Word 2010 и Вставить аудио в Word 2010 .
Outlook 2010 по умолчанию имеет обширные возможности экспорта, но их недостаточно, и экспортировать электронные письма, контакты, заметки и т. д. в несколько файлов непросто.
Работа Outlook 2010 в автономном режиме может быть полезна, если вам нужно выполнить какие-либо задачи, не связанные с электронной почтой. Но что делать, если у вас 100 писем, и их обработка занимает целую вечность?
Изменение настроек шрифта и добавление фонового изображения в Outlook 2010 — это проще простого, так как это можно сделать из настроек шрифта, представленных в окне составления письма.
Visio 2010 не поддерживает высокоуровневую защиту, как его аналоги. При создании сложных диаграмм в Visio может потребоваться защита как целых
Несомненно, оповещение о почте на рабочем столе — это замечательная функция Outlook 2010, но иногда случается так, что вы не хотите получать уведомления каждый раз, когда приходит новое сообщение.
Excel 2010 включает два типа ссылок: абсолютные и относительные. Эти типы ссылок очень важны при работе с формулами.
Иногда, заполняя ячейки в электронной таблице, мы стараемся делать это слишком поспешно, что в конечном итоге приводит к неправильному регистру слов в ячейках.
В Word 2010 шрифт по умолчанию — Calibri, который пока не пользуется особой популярностью среди пользователей, но Word 2010 достаточно гибок, чтобы позволить пользователям менять шрифт по умолчанию.
Вы, возможно, замечали, что при просмотре электронной почты в области чтения Outlook 2010 сохраняет статус письма как непрочитанное, и это именно так.
В Word 2010 можно применять цветную заливку к тексту, чтобы подчеркнуть важность фразы, слова или предложения. Программа предлагает все основные функции.
