ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานของ Zimbra จากบรรทัดคำสั่ง

ตัวอย่างประกอบ:เทย์เลอร์ ผู้ดูแลระบบในบริษัทขนาดเล็ก ต้องการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับกล่องจดหมายtaylor@example.comในช่วงที่เขาวางแผนจะไม่อยู่ที่สำนักงานในเดือนตุลาคม นี่เป็นตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่รายงานการตั้งค่าหรือการทดสอบจริง รูปแบบคำสั่งเดียวกันนี้สามารถช่วยให้ผู้ดูแลระบบ Zimbra กำหนดค่ากล่องจดหมายหนึ่งกล่องได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะเจ้าของกล่องจดหมาย

Zimbra จะจัดเก็บการตั้งค่านี้เป็นค่ากำหนดบัญชี เครื่องมือบรรทัดคำสั่งzmprovสามารถเขียนข้อความตอบกลับ เปิดใช้งานการตอบกลับ และกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดได้ สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าข้อความและกำหนดการในบัญชีที่ถูกต้อง จากนั้นตรวจสอบว่าคุณสมบัติการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานได้รับอนุญาตจาก Class of Service (COS) ของบัญชีนั้นหรือไม่ หน้าเว็บ Zimbra Tech Center อย่างเป็นทางการสำหรับงานนี้ถูกทำเครื่องหมายว่าอยู่ในระหว่างการพัฒนาและจัดอยู่ในหมวดหมู่สำหรับ ZCS เวอร์ชันเก่ากว่า คู่มือผู้ดูแลระบบ “ล่าสุด” ของ Zimbra ระบุว่าเป็น Zimbra Network Edition 8.8.15 ฉบับปรับปรุงเมื่อวันที่ 12 ธันวาคม 2022 เนื่องจากความครอบคลุมของเอกสารและคุณลักษณะอาจแตกต่างกันไปในแต่ละเวอร์ชัน โปรดตรวจสอบคำจำกัดความคุณลักษณะของเซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้งก่อนที่จะใช้คำสั่งในระบบการผลิต

ก่อนเปลี่ยนกล่องจดหมาย

เรียกใช้คำสั่งการจัดเตรียมโดยใช้บัญชีระบบปฏิบัติการ Zimbra บนเซิร์ฟเวอร์เมลบ็อกซ์ โดยทั่วไปทำได้โดยการเปลี่ยนไปใช้บัญชีดังกล่าวzimbra:

su - zimbra

ใช้ที่อยู่อีเมลหลักของบัญชี ไม่ใช่ชื่อที่แสดงหรือนามแฝง เว้นแต่คุณจะยืนยันแล้วว่านามแฝงนั้นเชื่อมโยงไปยังบัญชีที่ต้องการ ในตัวอย่างของเทย์เลอร์ เป้าหมายคือtaylor@example.comหากการติดตั้งของคุณเป็นแบบหลายเซิร์ฟเวอร์ ให้เชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อม Zimbra ที่เหมาะสมและปฏิบัติตามนโยบายการเข้าถึงของผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณ

ขั้นแรก ให้ตรวจสอบโครงสร้างข้อมูลท้องถิ่นว่ามีการตั้งค่าหลักนั้นอยู่หรือไม่:

zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeReply
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeFromDate
zmprov desc -a zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate

การตรวจสอบนี้มีประโยชน์เนื่องจากหน้าอ้างอิงคำสั่งบรรทัดคำสั่งไม่ได้แทนที่สคีมาที่มาพร้อมกับเวอร์ชันที่คุณติดตั้ง หากไม่พบแอตทริบิวต์ใด ให้หยุดและปรึกษาคู่มือผู้ดูแลระบบหรือช่องทางการสนับสนุนสำหรับ Zimbra เวอร์ชันนั้นโดยเฉพาะ แทนที่จะคัดลอกคำสั่งจากเวอร์ชันอื่น

ตรวจสอบว่ากล่องจดหมายได้รับอนุญาตให้ใช้คุณสมบัตินี้หรือไม่

Zimbra แยกความแตกต่างระหว่างการตั้งค่าบัญชีที่เปิดใช้งานการตอบกลับของผู้ใช้ และแฟล็กคุณสมบัติที่อนุญาตให้แสดงข้อความ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" สำหรับบัญชีหรือ COS ของบัญชีนั้น ตรวจสอบทั้งสองอย่างก่อนทำการแก้ไขปัญหา:

zmprov ga taylor@example.com \
  zimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabled \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled

การตั้งค่าบัญชีzimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabledต้องอนุญาตTRUEให้ส่งการตอบกลับได้ นอกจากนี้ ฟีเจอร์แฟล็กzimbraFeatureOutOfOfficeReplyEnabledยังสามารถป้องกันการตอบกลับได้หากไม่ได้เปิดใช้งานสำหรับบัญชีหรือ COS ที่ได้รับสืบทอดมา หากการตั้งค่าถูกปิดใช้งานโดยนโยบาย โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Zimbra ที่รับผิดชอบ COS นั้นตรวจสอบ การเปลี่ยนแปลงเฉพาะการตั้งค่ากล่องจดหมายอาจไม่สามารถแก้ไขการปิดใช้งานฟีเจอร์ได้

ตั้งค่าการตอบกลับและเปิดใช้งาน

สำหรับข้อความแจ้งการขาดงานของเทย์เลอร์ ให้ใช้zmprov maซึ่งเป็นรูปแบบย่อของmodifyAccountใส่ข้อความไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวเพื่อให้ช่องว่างถูกส่งผ่านเป็นค่าเดียว ตัวอย่างนี้หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวภายในข้อความ ซึ่งจะต้องมีการหลีกเลี่ยงอักขระพิเศษเพิ่มเติมในเชลล์:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeReply 'I am out of the office. I will return on October 19. For urgent requests, contact Morgan Lee at morgan@example.com.' \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled TRUE

คำสั่งนี้จะเขียนค่าสองค่า ได้แก่ ข้อความและการตั้งค่าที่เปิดใช้งาน หากคุณเปลี่ยนเฉพาะข้อความตอบกลับในขณะที่การตั้งค่าที่เปิดใช้งานอยู่เป็นFALSEจะไม่มีการส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ หากคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าแต่เว้นข้อความตอบกลับว่างไว้ ผลลัพธ์อาจไม่สมบูรณ์หรือถูกปฏิเสธโดยอินเทอร์เฟซของไคลเอ็นต์ ใช้ข้อความสั้นๆ ที่ให้ข้อมูลวันที่ตอบกลับหรือช่องทางการติดต่อสำรองที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ส่ง โดยไม่ต้องเปิดเผยรายละเอียดส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็น

กำหนดเวลาตอบกลับในช่วงวันที่ที่กำหนด

สำหรับการลาหยุดตามแผน ข้อมูลบัญชีของ Zimbra จะระบุวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด โดยใช้ค่าเวลาแบบทั่วไป ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้การประทับเวลา UTC ในYYYYMMDDHHMMSSZแบบฟอร์ม โปรดแปลงเวลาท้องถิ่นที่ต้องการเป็น UTC ก่อนใช้งาน ในตัวอย่างนี้ ช่วงเวลาของเทย์เลอร์เริ่มต้นที่ 9:00 UTC ของวันที่ 12 ตุลาคม และสิ้นสุดที่ 00:00 UTC ของวันที่ 17 ตุลาคม:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeFromDate 20261012090000Z \
  zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate 20261017000000Z

ค่าเริ่มต้นและค่าสิ้นสุดจะควบคุมว่าอีเมลขาเข้าจะมีสิทธิ์ได้รับการแจ้งเตือนว่าไม่อยู่ที่สำนักงานเมื่อใด บันทึกกระบวนการของ Zimbra ระบุว่าการตรวจสอบวันที่จะถูกละเว้นหากไม่ได้ตั้งค่าคุณลักษณะวันที่ทั้งสอง ให้ถือว่าค่าสิ้นสุดเป็นช่วงเวลาที่หน้าต่างปิดลง ไม่ใช่เป็นวันพิเศษเต็มวัน หากบริษัทของคุณใช้เขตเวลาธุรกิจท้องถิ่น โปรดตรวจสอบการแปลงอีกครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการตอบกลับที่เริ่มต้นหรือสิ้นสุดเร็วหรือช้ากว่ากำหนดหลายชั่วโมง

หากไม่จำเป็นต้องระบุช่วงวันที่ ให้ละเว้นคุณลักษณะวันที่ทั้งสอง และปิดการตั้งค่าด้วยตนเองเมื่อการลาหยุดสิ้นสุดลง หากวันที่ของเทย์เลอร์เปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตค่าทั้งสองและอ่านค่ากลับมาอีกครั้งก่อนที่จะนำตารางเวลาไปใช้

โปรดใช้ข้อความแยกต่างหากสำหรับผู้ส่งภายนอก

Zimbra บางเวอร์ชันรองรับข้อความเฉพาะสำหรับผู้ส่งภายนอก คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องได้แก่zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyและzimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabledก่อนอื่นให้ตรวจสอบว่ามีให้ใช้งานหรือไม่zmprov desc -aบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ หากรองรับ คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับภายนอกแยกต่างหากได้ดังนี้:

zmprov ma taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeExternalReply 'I am away from the office. Please contact support@example.com for assistance.' \
  zimbraPrefOutOfOfficeExternalReplyEnabled TRUE

การที่ผู้ส่งรายใดจะนับว่าเป็นผู้ส่งภายนอกนั้นขึ้นอยู่กับการจัดประเภทผู้ส่งและการตั้งค่าโดเมนของเซิร์ฟเวอร์ อย่าคิดว่าทุกที่อยู่นอกโดเมนของบริษัทที่มองเห็นได้จะได้รับข้อความเดียวกัน หากนโยบายกำหนดให้ไม่มีการตอบกลับอัตโนมัติจากภายนอก Zimbra ได้บันทึกการตั้งค่าการระงับไว้ในบางเวอร์ชัน โปรดตรวจสอบคุณลักษณะนั้นกับสคีมาในเครื่องก่อนใช้งาน ควรเขียนข้อความตอบกลับภายนอกให้กระชับเป็นพิเศษ เนื่องจากอาจเปิดเผยข้อมูลให้กับบุคคลภายนอกองค์กรได้

ตรวจสอบการตั้งค่าที่บันทึกไว้

อ่านค่าต่างๆ ในบัญชีของเทย์เลอร์อีกครั้ง:

zmprov ga taylor@example.com \
  zimbraPrefOutOfOfficeReply \
  zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled \
  zimbraPrefOutOfOfficeFromDate \
  zimbraPrefOutOfOfficeUntilDate

ตรวจสอบว่าข้อความตอบกลับถูกต้อง ค่าที่เปิดใช้งานเป็นจริงTRUEและวันที่ตรงกับค่า UTC ที่คุณต้องการ หากคุณกำหนดค่าข้อความภายนอก ให้รวมแอตทริบิวต์ภายนอกทั้งสองไว้ในคำสั่งค้นหานี้ สำหรับการตรวจสอบแบบครบวงจร ให้ส่งข้อความปกติจากกล่องจดหมายทดสอบที่ถูกต้องซึ่งไม่ใช่บัญชีเป้าหมาย และยืนยันว่าได้รับข้อความตอบกลับแล้ว การส่งข้อความซ้ำจากผู้ส่งรายเดียวกันอาจไม่ทำให้เกิดการแจ้งเตือนอีกครั้งทันที เนื่องจาก Zimbra จะแคชที่อยู่ซึ่งได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานแล้ว

ปิดการตอบกลับหลังจากไม่อยู่

เมื่อเทย์เลอร์กลับมา ให้ปิดใช้งานการตั้งค่านี้ แต่ยังคงข้อความและวันที่ไว้เพื่อใช้อ้างอิงหรือนำกลับมาใช้ใหม่:

zmprov ma taylor@example.com zimbraPrefOutOfOfficeReplyEnabled FALSE

อ่านค่าแอตทริบิวต์ที่เปิดใช้งานอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าถูกต้องFALSEการปิดใช้งานการตั้งค่าหลักไม่ได้หมายความว่าจะล้างข้อความตอบกลับหรือค่าวันที่ที่บันทึกไว้เสมอไป หากคุณนำการตั้งค่าบัญชีกลับมาใช้ในภายหลัง โปรดอัปเดตข้อความและช่วงวันที่ก่อนเปิดใช้งานอีกครั้ง

สาเหตุทั่วไปที่ผู้ส่งอาจไม่ได้รับคำตอบ

• ฟังก์ชันนี้ถูกปิดใช้งาน:โปรดตรวจสอบทั้งการตั้งค่าบัญชีและแฟล็กฟังก์ชันของบัญชีหรือ COS
• ข้อความนี้ส่งมานอกช่วงเวลาที่กำหนดไว้:โปรดอ่านค่าเวลาทั่วไปที่บันทึกไว้และตรวจสอบการแปลงค่า UTC ของคุณ
• ข้อความขาเข้าจะถูกกรอง:ระบบแจ้งเตือนของ Zimbra จะไม่รวมข้อความที่ไปอยู่ในโฟลเดอร์ขยะหรือถังขยะ และสามารถระงับการตอบกลับสำหรับข้อความที่ส่งเป็นกลุ่ม ข้อความจากรายชื่อผู้รับ หรือข้อความที่ส่งโดยอัตโนมัติ รวมถึงข้อความที่มีที่อยู่อีเมลผู้ส่งว่างเปล่าหรือไม่ถูกต้อง
• ผู้ส่งรายเดียวกันได้รับข้อความตอบกลับไปแล้ว:การตั้งค่าระยะเวลาแคชสามารถจำกัดความถี่ในการแจ้งเตือนไปยังที่อยู่เดียวกันได้ เอกสารอ้างอิงการกำหนดค่าของ Zimbra ระบุค่าเริ่มต้นไว้ที่เจ็ดวัน แต่การตั้งค่าบัญชีหรือ COS และเวอร์ชันของผลิตภัณฑ์อาจส่งผลต่อพฤติกรรมนี้ได้
• การตอบกลับภายนอกไม่ได้ถูกตั้งค่าตามที่คาดไว้:ตรวจสอบว่ามีแอตทริบิวต์การตอบกลับภายนอกอยู่หรือไม่ และเซิร์ฟเวอร์จัดประเภทผู้ส่งภายในอย่างไร
• ค่าบัญชีไม่ถูกบันทึก:โปรดเรียกใช้งานzmprov gaอีกครั้งและเปรียบเทียบค่าที่ได้กับค่าที่คุณป้อน

สำหรับกรณีที่เทย์เลอร์ไม่ได้เข้าร่วม การตั้งค่าจะพร้อมใช้งานเมื่อกล่องจดหมายส่งข้อความที่ต้องการกลับมา สถานะการเปิดใช้งานเปิดอยู่ และขอบเขตเวลาทั้งสองถูกต้อง นอกจากนี้ ควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในระบบการผลิตจริงกับสคีมาของเวอร์ชัน Zimbra ในเครื่องและนโยบายอีเมลขององค์กรด้วย

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• ศูนย์เทคโนโลยี Zimbra: ตัวเลือก CLI สำหรับเปิดใช้งานการตั้งค่า "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" สำหรับบัญชีเดียว
• ศูนย์เทคโนโลยี Zimbra: คู่มืออ้างอิงคำสั่ง zmprov
• ศูนย์เทคโนโลยี Zimbra: กระบวนการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานและเงื่อนไขการระงับการแจ้งเตือน
• เอกสารอ้างอิงการตั้งค่า Zimbra: คุณลักษณะวันที่และระยะเวลาแคช
• คู่มือผู้ดูแลระบบ Zimbra Collaboration