วิธีเพิ่มรายการแบบดรอปดาวน์ใน Google Sheets: 2 วิธีง่ายๆ

ในการเพิ่มรายการแบบดรอปดาวน์ใน Google Sheets ให้เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ผู้ใช้จะป้อนข้อมูล จากนั้นเลือกแทรก > รายการดรอปดาวน์ในตัวแก้ไขกฎ ให้เลือกรายการดรอปดาวน์จากช่วงเซลล์เพื่อใช้ค่าที่จัดเก็บไว้ในเซลล์ หรือเลือกรายการดรอปดาวน์เพื่อพิมพ์ชุดตัวเลือกสั้นๆ โดยตรง คำแนะนำด้านล่างนี้ใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้บนเดสก์ท็อปในปัจจุบัน

เลือกวิธีการที่เหมาะสม

ทั้งสองวิธีใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การเลือกช่วงปลายทางทั้งหมดก่อนสร้างกฎจะช่วยให้การตั้งค่าครั้งเดียวครอบคลุมหลายเซลล์พร้อมกัน Google ยังได้ระบุจุดเริ่มต้นอื่นๆ ไว้ด้วย เช่น การคลิกขวาที่เซลล์ หรือการเปิดเมนู ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

วิธีที่ 1: สร้างเมนูแบบดรอปดาวน์จากช่วงค่า

ใช้วิธีนี้เมื่อตัวเลือกต่างๆ ถูกจัดเก็บไว้ในเซลล์ของเวิร์กชีต ตัวอย่างเช่น ชื่อของงานจะอยู่ในคอลัมน์ A และตัวเลือกสถานะแบบดรอปดาวน์จะอยู่ในคอลัมน์ B

1. ป้อนตัวเลือกที่อนุญาตแต่ละรายการลงในเซลล์ของตัวเองในคอลัมน์เดียว ใส่ค่าในA2:A4 —ร่างเอกสารสรุป, สำเนาตรวจสอบ และหน้าเผยแพร่—และเก็บส่วนหัวไว้ใน A1 นอกช่วงต้นทาง เลือกเซลล์ปลายทาง เช่นB2:B100คุณสามารถเลือกช่วงที่เล็กกว่าได้หากต้องการใช้กฎนี้กับเพียงไม่กี่แถว
2. เลือกแทรก > เมนูแบบเลื่อนลงเมนูแทรกจะนำคุณไปยังตัวแก้ไขกฎโดยตรง

3. ภายใต้เกณฑ์ให้เลือกดรอปดาวน์จากช่วงในช่องช่วงแหล่งที่มา ให้ป้อน$A$2:$A$4หรือใช้ปุ่มเลือกช่วงและเลือกเซลล์ในชีต หากรายการอยู่ในแท็บอื่น ให้ใช้ตัวเลือกเพื่อเลือกแท็บนั้นและเซลล์ที่มีค่าในแท็บนั้น

4. ตรวจสอบช่วงปลายทางที่แสดงอยู่ใต้หัวข้อ"ใช้กับช่วง"เพื่อป้องกันไม่ให้กฎไปผูกกับรายการต้นทางโดยไม่ได้ตั้งใจ หากกฎควรครอบคลุมเซลล์มากกว่าหรือน้อยกว่านั้น ให้ปรับช่วงปลายทางก่อนบันทึก
5. เลือกวิธีที่ Sheets ควรจัดการกับข้อมูลที่ไม่ตรงกับรายการการปฏิเสธข้อมูลจะบล็อกข้อมูลนั้นการแสดงคำเตือนจะอนุญาตให้ผู้ใช้เก็บข้อมูลนั้นไว้ได้ในขณะที่แสดงคำเตือน ในตัวเลือกขั้นสูงคุณยังสามารถเลือกรูปแบบการแสดงผล เช่น เครื่องหมายขีด ลูกศร หรือข้อความธรรมดาได้อีกด้วย
6. คลิกเสร็จสิ้นจากนั้นเปิดลูกศรดรอปดาวน์ของเซลล์และเลือกค่า เมื่อเซลล์ต้นทางเปลี่ยนแปลง ตัวเลือกตามช่วงจะอัปเดตให้ตรงกัน

วิธีนี้เหมาะสำหรับสเปรดชีตที่ใช้งานร่วมกัน เพราะผู้ใช้สามารถจัดการตัวเลือกต่างๆ ได้ในที่เดียวโดยไม่ต้องแก้ไขกฎการตรวจสอบความถูกต้องทุกข้อ เลือกเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลือกจริงเท่านั้น หากคุณรวมส่วนหัวหรือแถวที่ไม่ได้ใช้งานไว้ด้วย ส่วนเหล่านั้นอาจปรากฏเป็นรายการเมนูเพิ่มเติมหรือว่างเปล่า

วิธีที่ 2: พิมพ์ตัวเลือกแบบดรอปดาวน์โดยตรง

ใช้เมนูแบบดรอปดาวน์ที่กำหนดเองสำหรับรายการขนาดกะทัดรัดที่เปลี่ยนแปลงไม่บ่อยนัก ในที่นี้ คอลัมน์ตรวจสอบจะบันทึกว่าแต่ละงานได้รับการตรวจสอบแล้วหรือไม่

1. เลือกเซลล์ปลายทาง เช่นC2:C100ภายใต้หัวข้อสถานะการตรวจสอบ (Audit status)
2. เลือกแทรก > เมนูแบบดรอปดาวน์จากนั้นตั้งค่าเกณฑ์เป็นเมนูแบบดรอปดาวน์นี่คือตัวเลือกแบบกำหนดเอง ไม่ใช่การเลือกเมนูแบบดรอปดาวน์จากช่วงที่กำหนด
3. ป้อนค่าแรกในช่องรายการ คลิก " เพิ่มรายการอื่น"สำหรับแต่ละค่าเพิ่มเติม โดยป้อน"ตรวจสอบแล้ว" , " ยังไม่ได้ตรวจสอบ " และ"ส่งมอบระหว่างดำเนินการ" เป็นตัวเลือกแยกกัน ใช้ตัวควบคุมรายการเพื่อแก้ไขการสะกดคำหรือเปลี่ยนลำดับก่อนบันทึก

4. ตัดสินใจว่าจะปฏิเสธค่าที่อยู่นอกรายการหรือแสดงคำเตือน และเลือกรูปแบบการแสดงผลหากต้องการเปลี่ยนวิธีการแสดงตัวเลือกในเซลล์ คลิกเสร็จสิ้นเพื่อบันทึกกฎ

คลิกที่ลูกศรในเซลล์ปลายทางเพื่อกำหนดสถานะการตรวจสอบ รายการดังกล่าวจะถูกแนบไปกับช่วงที่เลือกแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกเซลล์กฎไปยังแผ่นงานอื่น หากตัวเลือกการตรวจสอบเปลี่ยนแปลงในภายหลัง ให้แก้ไขกฎและอัปเดตรายการต่างๆ

แก้ไข ลบ หรือแก้ไขปัญหาเมนูแบบดรอปดาวน์

• ลูกศรหรือเมนูหายไป:เลือกเซลล์ปลายทางแล้วตรวจสอบที่ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ยืนยันว่า ช่วงที่ใช้กับกฎครอบคลุมเซลล์นั้น และเปิดใช้งานเมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์แล้ว
• ตัวเลือกหนึ่งหายไป:สำหรับกฎที่กำหนดตามช่วง ให้ตรวจสอบว่าช่วงต้นทางครอบคลุมเซลล์ที่มีค่าดังกล่าวและไม่หยุดก่อนตัวเลือกสุดท้าย เก็บส่วนหัวไว้นอกช่วง สำหรับกฎที่กำหนดเอง ให้เปิดกฎและเพิ่มหรือแก้ไขรายการ
• ผู้ใช้สามารถป้อนค่าอื่นๆ ได้:เปลี่ยนการตั้งค่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นปฏิเสธการป้อนข้อมูลหากข้อยกเว้นมีประโยชน์ ให้คงการแสดงคำเตือนไว้แทน
• คุณต้องแก้ไขรายการ:เลือกเซลล์แบบดรอปดาวน์ เปิดข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแก้ไขเกณฑ์หรือช่วงปลายทาง แล้วคลิกเสร็จสิ้นหากต้องการลบกฎ ให้เลือกลบกฎในตัวแก้ไข

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการควบคุมปัจจุบันและขั้นตอนเฉพาะสำหรับอุปกรณ์มือถือ โปรดดูคำแนะนำของ Google ในการสร้างเมนูแบบดรอปดาวน์ภายในเซลล์สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบการแสดงผล โปรดดูภาพรวมของ Google เกี่ยวกับชิปเมนูแบบดรอปดาวน์