วิธีตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติสำหรับข้อมูล ONLYOFFICE Workspace

การสำรองข้อมูลอัตโนมัติใน ONLYOFFICE Workspace นั้น ควรตั้งค่าผ่านแผงควบคุม (Control Panel) ที่มีมาให้ในตัว เพราะขั้นตอนการทำงานนี้จะสร้างไฟล์เก็บถาวรของพอร์ทัลที่สามารถกู้คืนได้ แทนที่จะคัดลอกคอนเทนเนอร์หรือไดเร็กทอรีข้อมูลเพียงรายการเดียว เอกสาร ONLYOFFICE ฉบับปัจจุบันยังคงอธิบายกระบวนการหลักฝั่งเซิร์ฟเวอร์แบบเดิม คือ เลือกเป้าหมายการจัดเก็บข้อมูลถาวร เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ เลือกกำหนดการรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน กำหนดจำนวนสำเนาที่จะเก็บรักษาไว้ (หากต้องการ) และบันทึกการตั้งค่า คู่มือนี้เน้นที่การใช้งาน ONLYOFFICE Workspace Server แบบโฮสต์เอง ในเวอร์ชันคลาวด์ ความพร้อมใช้งานของการสำรองข้อมูลอัตโนมัติอาจขึ้นอยู่กับแผนราคา โปรดดูเอกสารการสำรองข้อมูลบนคลาวด์อย่างเป็นทางการของ ONLYOFFICEสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับพฤติกรรมเฉพาะของแต่ละแผน

การสำรองข้อมูล Workspace แบบอัตโนมัติควรปกป้องอะไรบ้าง?

การสำรองข้อมูลที่มีประโยชน์จะต้องช่วยให้คุณสามารถกู้คืนข้อมูลพอร์ทัลที่ผู้ใช้ใช้งานจริงได้ ไม่ใช่แค่พิสูจน์ว่างานที่กำหนดไว้ได้ทำงานแล้ว การสำรองข้อมูลในแผงควบคุมของ ONLYOFFICE ถูกออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นั้น เอกสารประกอบของเซิร์ฟเวอร์ระบุว่าการสำรองข้อมูลที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกบันทึกเป็น.tar.gzไฟล์เก็บถาวรแบบบีบอัด และอินเทอร์เฟซเดียวกันนี้ยังใช้สำหรับขั้นตอนการกู้คืนด้วยคู่มือการสำรองและกู้คืนแผงควบคุม ONLYOFFICE อย่างเป็นทางการเป็นเอกสารอ้างอิงหลักสำหรับการตั้งค่าที่อธิบายไว้ด้านล่าง

ก่อนตั้งค่ากำหนดการสำรองข้อมูล ให้ตัดสินใจว่าจะจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ที่ใด การสำรองข้อมูลที่เก็บไว้ในโฮสต์เดียวกันจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในระดับแอปพลิเคชันได้ในระดับหนึ่ง แต่เป็นการป้องกันที่อ่อนแอต่อความล้มเหลวของดิสก์ มัลแวร์เรียกค่าไถ่ หรือการสูญเสียเซิร์ฟเวอร์ทั้งหมด ควรเลือกพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่แยกจากโฮสต์ Workspace ทั้งทางกายภาพหรือทางตรรกะ ขึ้นอยู่กับการผสานรวมที่มีอยู่ในระบบของคุณ แผงควบคุมสามารถใช้โมดูลเอกสารและพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สามที่รองรับได้ พื้นที่จัดเก็บชั่วคราวมีไว้สำหรับการดาวน์โหลดสำรองข้อมูลด้วยตนเอง และไม่สามารถใช้เป็นปลายทางสำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติได้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าการสำรองข้อมูลในแผงควบคุม

ลงชื่อเข้าใช้ ONLYOFFICE Workspace ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ จากหน้าเริ่มต้นของพอร์ทัล ให้เปิดแผงควบคุมเอกสารยังระบุด้วยว่าสามารถเข้าถึงแผงควบคุมได้จากเมนูการตั้งค่าของพอร์ทัล ในแผงควบคุม ให้เปิด หน้า การสำรองข้อมูลภายใต้หัวข้อการตั้งค่าทั่วไปหรือการจัดการข้อมูล

หากป้ายกำกับบนอินเทอร์เฟซของคุณแตกต่างกันเล็กน้อย อย่าคิดว่าฟีเจอร์นั้นหายไป ONLYOFFICE ได้เปลี่ยนคำนำทางในแต่ละเวอร์ชัน แต่ฟังก์ชันการสำรองข้อมูลและกู้คืนที่ระบุไว้ในเอกสารยังคงเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานในแผงควบคุม โปรดตรวจสอบเวอร์ชัน Workspace ที่ติดตั้งของคุณ และใช้คำแนะนำในศูนย์ช่วยเหลือปัจจุบันสำหรับเวอร์ชันนั้น หากการนำทางไม่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้งานการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

ในหน้าสำรองข้อมูล ให้ค้นหาส่วน " การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ"และเปิดใช้งาน การเปิดใช้งานนี้จะทำให้พอร์ทัลเปลี่ยนจากการสำรองข้อมูลแบบเฉพาะกิจด้วยตนเองไปเป็นการสำรองข้อมูลตามกำหนดเวลา อย่าบันทึกหากคุณยังต้องเลือกพื้นที่จัดเก็บ ความถี่ การเก็บรักษา หรือข้อมูลอีเมล

หากคุณใช้งาน ONLYOFFICE Workspace Cloud แทนเซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้งเอง โปรดตรวจสอบเอกสารเฉพาะสำหรับระบบคลาวด์ก่อน ONLYOFFICE ระบุว่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติในเวอร์ชันคลาวด์จะใช้งานได้เฉพาะเมื่อแพ็กเกจที่สมัครใช้งานมีคุณสมบัตินี้เท่านั้น ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ เพราะการที่ตัวเลือกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติในเวอร์ชันคลาวด์หายไปไม่ได้หมายความว่าเซิร์ฟเวอร์มีปัญหาเสมอไป

ขั้นตอนที่ 3: เลือกตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลที่ยังคงใช้งานได้แม้เซิร์ฟเวอร์ล้มเหลว

เลือกตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลสำหรับไฟล์เก็บถาวร ตัวเลือกที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อของพอร์ทัลและสิ่งที่เวอร์ชันของคุณเปิดเผย เอกสารอย่างเป็นทางการของเซิร์ฟเวอร์อธิบายถึงการจัดเก็บข้อมูลสำรองในโมดูลเอกสารหรือในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สามที่รองรับซึ่งเชื่อมต่อกับพอร์ทัล ในขณะที่คำแนะนำด้านความปลอดภัยของ ONLYOFFICE ยังกล่าวถึงบริการระยะไกล เช่น พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบอ็อบเจ็กต์และ WebDAV กฎพื้นฐานง่ายๆ คือ เลือกตำแหน่งที่ยังคงสามารถเข้าถึงได้หากโฮสต์ Workspace เองไม่สามารถใช้งานได้

สำหรับระบบขนาดเล็ก โฟลเดอร์บนคลาวด์ที่เชื่อมต่ออยู่ก็เพียงพอแล้ว หากมีการควบคุมการเข้าถึงอย่างเข้มงวด แต่สำหรับระบบที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ ควรใช้การออกแบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่มีข้อมูลประจำตัวแยกต่างหาก การควบคุมการเก็บรักษา และการตรวจสอบคู่มือความปลอดภัยอย่างเป็นทางการของ ONLYOFFICE Workspaceแนะนำอย่างชัดเจนให้ทำการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และยังแนะนำให้เก็บสำเนาเพิ่มเติมกับบริการของบุคคลที่สามเป็นระยะๆ ด้วย

รายละเอียดด้านความปลอดภัยที่สำคัญอย่างหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือ เอกสารของ ONLYOFFICE ระบุว่า เมื่อเปิดใช้งานการเข้ารหัสพอร์ทัล ไฟล์สำรองที่สร้างขึ้นใหม่จะมีไฟล์ที่ถอดรหัสแล้ว แต่เมื่อกู้คืน ไฟล์เหล่านั้นจะถูกเข้ารหัสบนดิสก์อีกครั้ง ดังนั้นจึงควรปฏิบัติต่อปลายทางของการสำรองข้อมูลเสมือนเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จำกัดผู้ที่สามารถอ่านได้ เปิดใช้งานการเข้ารหัสขณะจัดเก็บในปลายทาง และหลีกเลี่ยงการวางไฟล์สำรองไว้ในโฟลเดอร์ที่มีการแชร์กันอย่างกว้างขวาง

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่ากำหนดการ การเก็บรักษา ตัวเลือกอีเมล และบันทึก

เลือกความถี่ในการสำรองข้อมูล เอกสารประกอบการใช้งานแผงควบคุมปัจจุบันรองรับการตั้งค่าทุกวันทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนโดยเลือกเวลาหรือวันตามต้องการ จากนั้นกำหนดจำนวนสำเนาสำรองสูงสุดที่ต้องการจัดเก็บ ONLYOFFICE กำหนดช่วงการเก็บรักษาไว้ที่1 ถึง 30 สำเนาสำรอง

หากผู้ใช้ของคุณใช้งานโมดูลอีเมลแบบบูรณาการ ให้เลือก " รวมอีเมลในการสำรองข้อมูล " ONLYOFFICE เตือนว่าหากไม่เลือกตัวเลือกนี้ ข้อมูลอีเมลจะไม่ถูกกู้คืนจากการสำรองข้อมูลของพอร์ทัล และอาจต้องเชื่อมต่อบัญชีใหม่อีกครั้ง การรวมอีเมลจะเพิ่มทั้งเวลาในการสำรองข้อมูลและขนาดของไฟล์เก็บถาวร ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าปลายทางมีพื้นที่เพียงพอ

คลิกบันทึกในขั้นตอนนี้ การกำหนดค่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่กลยุทธ์การสำรองข้อมูลยังไม่เสร็จสมบูรณ์ กำหนดการจะน่าเชื่อถือได้ก็ต่อเมื่อคุณได้ยืนยันแล้วว่าไฟล์เก็บถาวรใหม่ปรากฏขึ้น และคุณเข้าใจวิธีการกู้คืนไฟล์เหล่านั้นแล้ว

คุณควรสำรองข้อมูล ONLYOFFICE Workspace บ่อยแค่ไหน?

ไม่มีช่วงเวลาที่ตายตัว ควรปรับตารางการสำรองข้อมูลให้เหมาะสมกับเป้าหมายการกู้คืนข้อมูลที่ยอมรับได้ของคุณ นั่นคือ ปริมาณงานล่าสุดที่คุณยอมรับได้หากเกิดการสูญเสีย พอร์ทัลภายในขนาดเล็กที่มีการแก้ไขไม่มากนักในแต่ละวัน อาจพอใจกับการสำรองข้อมูลทุกคืน แต่ทีมที่สร้างและแก้ไขเอกสารอย่างต่อเนื่องอาจต้องการการป้องกันที่บ่อยกว่าตารางการสำรองข้อมูลรายวันที่กำหนดไว้ ในกรณีเช่นนี้ การสำรองข้อมูลจากแผงควบคุมควรผนวกกับการสร้างสแนปช็อตระดับโครงสร้างพื้นฐานหรือการจำลองข้อมูลในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ออกแบบมาสำหรับการใช้งานนั้นๆ

นี่เป็นเพียงตัวอย่างการวางแผน ไม่ใช่ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ONLYOFFICE ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลของคุณควรขึ้นอยู่กับความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความจุที่มีอยู่ และระยะเวลาที่องค์กรของคุณอาจสังเกตเห็นการลบหรือความเสียหายโดยไม่ตั้งใจ

ตรวจสอบว่าระบบอัตโนมัติกำลังสร้างไฟล์สำรองข้อมูลจริงหรือไม่

หลังจากดำเนินการสำรองข้อมูลครั้งแรกเสร็จสิ้นแล้ว ให้กลับไปที่พื้นที่สำรองข้อมูลหรือกู้คืน และตรวจสอบว่ามีไฟล์เก็บถาวรใหม่ปรากฏในตำแหน่งจัดเก็บที่คาดไว้หรือไม่ คู่มือเซิร์ฟเวอร์ระบุว่าไฟล์สำรองข้อมูลใช้รูปแบบการตั้งชื่อตามพอร์ทัลและเวลา และถูกสร้างขึ้นเป็น.tar.gzไฟล์เก็บถาวร ตรวจสอบวันที่ ช่วงขนาดที่คาดไว้ และปลายทาง หากพบไฟล์ขนาดศูนย์ไบต์ ไฟล์เก็บถาวรขนาดเล็กผิดปกติ หรือการดำเนินการสำรองข้อมูลหายไป ให้ถือว่าเป็นการสำรองข้อมูลล้มเหลวจนกว่าจะได้รับการตรวจสอบ

ตรวจสอบด้วยว่าการเก็บรักษาข้อมูลทำงานตามที่คาดหวังหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณตั้งค่าสำเนาไว้เจ็ดชุด พื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่ควรเพิ่มขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุด หากคุณใช้บริการจัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม โปรดตรวจสอบทั้งประวัติการสำรองข้อมูลของ ONLYOFFICE และบริการระยะไกลนั้นเอง เพื่อป้องกันไม่ให้ตัวเชื่อมต่อที่ล้าสมัย ขีดจำกัดโควต้า โทเค็นหมดอายุ หรือการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึง ส่งผลกระทบต่อกำหนดการสำรองข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า

ทดสอบฟังก์ชันการกู้คืนก่อนที่คุณจะต้องการใช้งานจริง

จุดประสงค์ของการสำรองข้อมูลคือการกู้คืน ดังนั้นการทดสอบการกู้คืนจึงมีค่ามากกว่าการนับจำนวนไฟล์ที่จัดเก็บไว้เท่านั้น ONLYOFFICE มีหน้าการกู้คืนในแผงควบคุม ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถเลือกการสำรองข้อมูลจากแหล่งที่รองรับ หรือเลือกไฟล์คอมพิวเตอร์ได้ สำหรับระบบที่ใช้งานจริง ควรทำการทดสอบการกู้คืนในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม แทนที่จะเขียนทับพอร์ทัลที่ใช้งานอยู่ซึ่งทำงานได้ปกติ

มีรายละเอียดการกู้คืนหลายอย่างที่ควรบันทึกไว้ล่วงหน้า ONLYOFFICE ระบุว่าข้อมูลใบอนุญาตไม่ได้รวมอยู่ในข้อมูลสำรอง ดังนั้นไฟล์ใบอนุญาตจะต้องถูกอัปโหลดอีกครั้งหลังจากกู้คืนหากจำเป็น สำหรับการกู้คืนไปยังเซิร์ฟเวอร์ใหม่ การกู้คืนรหัสผ่านยังขึ้นอยู่กับการเก็บรักษารหัสเครื่องเซิร์ฟเวอร์เดิมไว้ด้วย คู่มืออย่างเป็นทางการอธิบายว่าสำหรับการติดตั้ง Docker รหัสเครื่องสามารถเปลี่ยนได้ที่/app/onlyoffice/CommunityServer/data/.private/machinekeyหรือระบุผ่านพารามิเตอร์ machine-key ของสคริปต์การติดตั้ง บันทึกรหัสนี้อย่างปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารการกู้คืนจากภัยพิบัติของคุณ แทนที่จะค้นพบความจำเป็นนี้ในระหว่างที่ระบบขัดข้อง

การสำรองข้อมูล Docker volume สามารถใช้แทนการสำรองข้อมูลจาก Control Panel ได้หรือไม่?

ไม่ใช่ว่าทุกอย่างจะแยกออกจากกัน คำจำกัดความอย่างเป็นทางการของ ONLYOFFICE ใน Docker Compose แสดงให้เห็นว่า Workspace ประกอบด้วยส่วนประกอบที่มีสถานะหลายอย่าง รวมถึง MySQL, ข้อมูล Community Server, ข้อมูล Document Server, ข้อมูล Mail Server, ข้อมูล Control Panel และพื้นที่จัดเก็บข้อมูล Elasticsearch คุณสามารถตรวจสอบโครงสร้างปัจจุบันได้ในไฟล์ ONLYOFFICE Docker Compose อย่างเป็นทางการ

สำเนาดิบของวอลุ่มที่ระบุชื่อเพียงหนึ่งเดียวจึงไม่ได้แสดงถึงพื้นที่ทำงานทั้งหมด การสำรองข้อมูลระดับโครงสร้างพื้นฐานอาจมีประโยชน์ในฐานะชั้นที่สอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการกู้คืนโฮสต์ทั้งหมดที่รวดเร็วยิ่งขึ้น แต่ควรออกแบบโดยคำนึงถึงความสอดคล้องของฐานข้อมูลและวอลุ่มที่จำเป็นทั้งหมด สำหรับผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่ รูปแบบที่ปลอดภัยที่สุดคือการเก็บการสำรองข้อมูลพอร์ทัลแผงควบคุมที่รองรับไว้เป็นวิธีการกู้คืนเชิงตรรกะ และเพิ่มการป้องกันโฮสต์หรือวอลุ่มตามแพลตฟอร์มที่ Docker ทำงานอยู่

รายการตรวจสอบการสำรองข้อมูลสำหรับพื้นที่ทำงานที่ใช้งานจริง

• ใช้ฟังก์ชันสำรองข้อมูลอัตโนมัติในแผงควบคุมเพื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรพอร์ทัลที่รองรับและสามารถกู้คืนได้
• จัดเก็บสำเนาอัตโนมัติไว้ในที่ที่ไม่ขึ้นอยู่กับดิสก์ทางกายภาพเดียวกันกับโฮสต์ของ Workspace
• กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลที่ยาวนานเพียงพอที่จะตรวจจับการสูญหายของข้อมูลที่เกิดขึ้นล่าช้าได้
• รวมบริการอีเมลไว้ด้วยเมื่อจำเป็นต้องกู้คืนบริการอีเมลที่ผสานรวมจากข้อมูลสำรองเดียวกัน
• ปกป้องพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองด้วยการจำกัดการเข้าถึงและการเข้ารหัส โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากไฟล์พอร์ทัลที่เข้ารหัสจะถูกบันทึกว่าถอดรหัสแล้วภายในไฟล์เก็บถาวรสำรองที่สร้างขึ้นใหม่
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่หลังจากเรียกใช้งานตามกำหนดการครั้งแรก และตรวจสอบเป็นระยะๆ ในภายหลัง
• ทดสอบการกู้คืนในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย และบันทึกข้อกำหนดในการติดตั้งคีย์เครื่องและใบอนุญาตใหม่
• สำหรับการใช้งาน Docker ควรจัดทำแผนการกู้คืนโครงสร้างพื้นฐานแยกต่างหากสำหรับวอลุ่มถาวรหลายรายการและการกำหนดค่าบริการ

คำแนะนำสุดท้าย

สำหรับ ONLYOFFICE Workspace ที่ติดตั้งเอง วิธีที่ง่ายและน่าเชื่อถือที่สุดคือการสำรองข้อมูลแผงควบคุมไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอิสระทุกวัน เก็บสำเนาไว้มากพอที่จะครอบคลุมปัญหาที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่ทันสังเกตเห็นอย่างน้อยหลายวัน รวมถึงอีเมลหากมีอยู่ในชุดการติดตั้ง และทำการทดสอบการกู้คืนเป็นระยะ การตั้งค่าใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที คุณภาพของกลยุทธ์การสำรองข้อมูลขึ้นอยู่กับว่าไฟล์เก็บถาวรอยู่ที่ใด เก็บรักษาไว้นานแค่ไหน และคุณได้พิสูจน์แล้วว่าสามารถกู้คืนได้หรือไม่