วิธีเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงและส่งออกเป็นไฟล์ DOCX โดยไม่สูญเสียการจัดรูปแบบ

LibreOffice Writer สามารถบันทึกการแก้ไขและบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ Microsoft Word DOCX ได้ โดยยังคงแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามไว้เพื่อให้ตรวจสอบได้ ขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยที่สุดคือ เปิดใช้งานการบันทึกก่อนทำการแก้ไข คงให้เห็นการแก้ไข บันทึกสำเนาในรูปแบบ DOCX และเปิดสำเนานั้นอีกครั้งเพื่อตรวจสอบทั้งการแก้ไขและเค้าโครงหน้า อย่างไรก็ตาม DOCX เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนข้อมูล ดังนั้นการส่งออกจึงไม่สามารถรับประกันได้ว่าการจัดหน้าจะเหมือนกันในทุกเครื่องคอมพิวเตอร์ แบบอักษร ค่าเมตริกของเครื่องพิมพ์ และคุณสมบัติที่ใช้ในเอกสารอาจส่งผลต่อวิธีที่ Word แสดงผลเอกสารนั้น

คู่มือนี้ใช้เมนูเดสก์ท็อปของ LibreOffice Writer เวอร์ชันปัจจุบัน ป้ายกำกับบางส่วนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยระหว่างเมนูแบบคลาสสิกและอินเทอร์เฟซแบบแท็บ แต่ขั้นตอนพื้นฐานนั้นเหมือนกัน ภาพหน้าจอที่แสดงเป็นเพียงตัวอย่างอินเทอร์เฟซ ไม่ใช่ภาพหน้าจอจากการทดสอบการแปลงไฟล์จริง

สิ่งที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงการติดตาม

ฟังก์ชัน ติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes)เป็นคุณสมบัติการตรวจสอบที่ทำเครื่องหมายการแก้ไขแทนที่จะแทนที่ข้อความเดิมโดยไม่แจ้งให้ทราบ การแทรกและการลบยังคงสามารถระบุได้ และผู้ตรวจสอบสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ ใน Writer คำสั่งนี้เรียกว่าบันทึก (Record ) และคำสั่งแสดงผลเรียกว่าแสดง (Show ) การบันทึกและการแสดงการแก้ไขเป็นส่วนควบคุมที่แยกจากกัน เอกสารอาจมีการแก้ไขที่ติดตามไว้ในขณะที่การแสดงผลถูกซ่อนอยู่ LibreOffice อธิบายว่า บันทึก (Record) จะติดตามการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการโดยผู้เขียนและวันที่ใน ส่วน ช่วยเหลือการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Writer

DOCX คือรูปแบบเอกสาร Office Open XML ของ Microsoft Word โปรแกรม Writer สามารถเปิดและบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Microsoft Office ได้ แต่การแปลงรูปแบบอาจต้องมีการจัดรูปแบบใหม่ด้วยตนเองในบางเอกสาร เป้าหมายหลักคือการรักษาไฟล์ที่สามารถตรวจสอบได้และลดความประหลาดใจเกี่ยวกับเค้าโครง จากนั้นตรวจสอบความถูกต้องของสำเนาที่ส่งออกในแอปพลิเคชันที่จะรับไฟล์นั้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• ทำสำเนาเอกสารต้นฉบับ เก็บไฟล์ ODT หรือ DOCX ต้นฉบับไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลงจนกว่าผู้รับจะยืนยันว่าไฟล์ที่ส่งออกใช้งานได้
• หากเอกสารนั้นมีความสำคัญต่อสัญญา ต้องใช้เทมเพลต หรือมีรูปแบบที่ซับซ้อน ให้สอบถามผู้รับว่าใช้โปรแกรม Word เวอร์ชันหรือแพลตฟอร์มใด
• ตรวจสอบว่าแบบอักษรที่ใช้ในเอกสารนั้นมีอยู่ในคอมพิวเตอร์ของผู้รับ หรือเลือกใช้แบบอักษรทั่วไปที่องค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้ได้
• ระบุองค์ประกอบที่มีความเสี่ยงสูง ได้แก่ ตาราง การแบ่งหน้าและส่วน ส่วนหัวและส่วนท้าย หมายเหตุเชิงอรรถ ช่องข้อมูล รูปภาพลอยตัว กล่องข้อความ คอลัมน์ แบบฟอร์ม และหัวข้อที่ยาว
• ตัดสินใจว่าผู้รับจำเป็นต้องเห็นการแก้ไขที่ติดตามหรือไม่ การซ่อนเครื่องหมายจะไม่ยอมรับหรือลบการแก้ไขใดๆ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการบันทึกก่อนทำการตัดต่อ

เปิดไฟล์งานใน Writer ในเมนูแบบคลาสสิก เลือกแก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > บันทึกในหน้าต่างแท็บ เปิดตรวจสอบและเลือกบันทึกแถบเครื่องมือติดตามการเปลี่ยนแปลงเป็นอีกวิธีหนึ่ง: เลือกมุมมอง > แถบเครื่องมือ > ติดตามการเปลี่ยนแปลง จากนั้นใช้ปุ่มบันทึก LibreOffice ได้อธิบายเส้นทางเมนูและแถบเครื่องมือเหล่านี้ไว้ในเอกสารอ้างอิงการบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ลองแก้ไขข้อความเล็กน้อย เช่น เปลี่ยนคำเพียงคำเดียว หากไม่มีการแสดงการแก้ไข ให้ใช้แก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > แสดงหรือเปิดใช้งาน แสดงจากแท็บ ตรวจสอบแถบเครื่องมือติดตามการเปลี่ยนแปลงระบุว่า แสดง เป็นปุ่มที่ใช้แสดงหรือซ่อนการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบโค้ดโดยไม่ต้องแก้ไข

เมื่อเปิดใช้งานการแสดงผล ข้อความที่แทรกและการลบจะปรากฏเป็นเครื่องหมาย สีและลักษณะที่ปรากฏจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแสดงผลการเปลี่ยนแปลงของ Writer และผู้เขียน ดำเนินการแก้ไขตามปกติ การเพิ่มและการลบควรได้รับการบันทึกแล้ว ใช้ความคิดเห็นสำหรับคำอธิบายที่ไม่ได้อยู่ในข้อความหลักของเอกสาร หากมีการแก้ไขก่อนหน้านี้ ให้ใช้ปุ่มก่อนหน้า/ถัดไป หรือเปิดแก้ไข > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > จัดการเพื่อตรวจสอบรายการการเปลี่ยนแปลง

อย่าเลือก"ยอมรับทั้งหมด"หรือ"ปฏิเสธทั้งหมด"เพียงเพื่อล้างหน้าจอ การกระทำเหล่านั้นจะลบการแก้ไขทั้งหมดและเปลี่ยนสถานะการตรวจสอบเอกสาร หากผู้รับต้องตัดสินใจเกี่ยวกับการแก้ไข ให้ปล่อยการแก้ไขนั้นไว้ในสถานะรอการอนุมัติคำแนะนำในการยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ของ LibreOffice จะอธิบายวิธีการตรวจสอบและตัดสินใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการผ่านทางเมนู "จัดการ"

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกเป็นไฟล์ DOCX

เลือกไฟล์ > บันทึกเป็นป้อนชื่อไฟล์ใหม่เพื่อให้ต้นฉบับยังคงอยู่ จากนั้นเปิดรายการประเภทไฟล์และเลือกWord 2010–365 (.docx) (ชื่อไฟล์อาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชัน) บันทึกไฟล์ หาก Writer ถามว่าต้องการใช้รูปแบบ ODF หรือรูปแบบ Word ที่เลือก ให้เลือกรูปแบบ Word เพื่อส่งออกเป็นไฟล์ DOCX ให้เสร็จสมบูรณ์คำแนะนำอย่างเป็นทางการของ LibreOffice สำหรับการบันทึกไฟล์ Microsoft Officeอธิบายถึงการบันทึกเป็น และการเลือกประเภทไฟล์ Microsoft Office โดยตารางตัวกรองจะระบุเอกสาร Word 2010–365 ว่าเป็น DOCX

เมื่อรูปแบบไฟล์ที่ต้องการคือ Microsoft Word ให้คงค่าเริ่มต้นของกล่องโต้ตอบยืนยันไว้ อย่าเปลี่ยนรูปแบบเริ่มต้นสำหรับเอกสารทั้งหมดในอนาคต เว้นแต่คุณต้องการให้ทุกครั้งที่บันทึกใหม่ใช้รูปแบบ DOCX การบันทึกเป็นไฟล์ใหม่เพียงครั้งเดียวก็เพียงพอสำหรับไฟล์นี้แล้ว

ขั้นตอนที่ 4: เปิดไฟล์ที่ส่งออกอีกครั้งและตรวจสอบความถูกต้อง

ปิดหรือสลับไปยังเอกสารอื่นที่ไม่ใช่ ODT/เอกสารต้นฉบับ จากนั้นเปิดไฟล์ DOCX ที่บันทึกใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแก้ไขที่ติดตามยังคงมองเห็นได้ ข้อมูลผู้เขียน/วันที่ และความคิดเห็นที่คุณต้องการยังคงอยู่ และเอกสารไม่ได้ยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ตรวจสอบเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบ โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับองค์ประกอบที่มีความเสี่ยงสูงที่ระบุไว้ข้างต้น หากไฟล์จะถูกตรวจสอบใน Microsoft Word ให้เปิดไฟล์ใน Word หรือขอให้ผู้รับตรวจสอบสำเนาจริงที่พวกเขาได้รับ

นอกจากนี้ ให้เปรียบเทียบจำนวนหน้า การแบ่งหน้า ความกว้างของตาราง ตำแหน่งรูปภาพ ส่วนหัว ส่วนท้าย และเชิงอรรถกับต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงจำนวนหน้าเป็นสัญญาณเตือนที่มีประโยชน์ แต่ไม่ใช่หลักฐานยืนยันว่าเนื้อหาหายไป หากเค้าโครงเปลี่ยนไป ให้ตรวจสอบแบบอักษรและรูปแบบย่อหน้าก่อน จากนั้นตรวจสอบการตั้งค่าหน้า ขนาดตาราง และการตรึงรูปภาพ แก้ไขในไฟล์งาน ส่งออกอีกครั้งโดยใช้ชื่อทดสอบใหม่ และตรวจสอบซ้ำอีกครั้ง

ลดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบก่อนส่งออก

• ใช้สไตล์สำหรับย่อหน้าและตัวอักษรใช้สไตล์สำเร็จรูปหรือสไตล์ที่สอดคล้องกันสำหรับหัวข้อและเนื้อหาหลัก แทนการจัดรูปแบบแต่ละย่อหน้าด้วยตนเอง การตรวจสอบและปรับแต่งสไตล์หลังจากการแปลงไฟล์จะทำได้ง่ายกว่า
• ควรเลือกใช้แบบอักษรที่ใช้กันทั่วไปและตั้งค่าหน้ากระดาษให้ชัดเจนแบบอักษรที่ไม่มีให้ใช้อาจมีขนาดตัวอักษรและการขึ้นบรรทัดใหม่ที่แตกต่างกัน ตรวจสอบขนาดกระดาษ ระยะขอบ และการวางแนวของกระดาษด้วย
• ควร จัดวางเลย์เอาต์ให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ใช้ตารางสำหรับข้อมูลในรูปแบบตาราง และใช้รูปภาพแบบแทรกในเนื้อหาเพื่อให้จัดวางได้อย่างเป็นระเบียบ วัตถุลอยตัว ตารางซ้อนกัน เลย์เอาต์ส่วนต่างๆ ที่ไม่ปกติ และกล่องข้อความที่จัดวางตำแหน่งอย่างไม่เป็นระเบียบ ควรได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดเป็นพิเศษ
• ตรวจสอบการกำหนดหมายเลขรายการและการแบ่งบรรทัดการกำหนดหมายเลข การแบ่งบรรทัดด้วยตนเอง การแบ่งส่วน และพฤติกรรม "ให้ต่อเนื่องกับส่วนถัดไป" อาจถูกตีความแตกต่างกันไปในโปรแกรมประมวลผลคำอื่น ๆ
• เก็บสำเนาต้นฉบับไว้อย่าทำการแปลงไฟล์ไปมาระหว่าง ODT และ DOCX ซ้ำๆ การแปลงไฟล์ซ้ำๆ อาจทำให้การวินิจฉัยการเปลี่ยนแปลงทำได้ยากขึ้น

หน้า ข้อจำกัดการแปลงไฟล์ Microsoft Officeของ LibreOffice ระบุว่าไฟล์ที่แปลงแล้วบางไฟล์อาจต้องจัดรูปแบบใหม่ด้วยตนเองตัวเลือกความเข้ากันได้ของ Writerอาจส่งผลต่อลักษณะการจัดวางแบบ Word แต่การเปลี่ยนการตั้งค่าความเข้ากันได้ไม่ใช่การแก้ไขปัญหาแบบครอบคลุม เปลี่ยนการตั้งค่าเฉพาะเมื่อคุณเข้าใจเอกสารที่ได้รับผลกระทบ บันทึกสำเนาแยกต่างหาก และเปรียบเทียบผลลัพธ์

ปัญหาที่พบได้บ่อยและสิ่งที่ควรตรวจสอบ

การแก้ไขต่างๆ ดูเหมือนจะหายไปหลังจากส่งออก

ขั้นแรก ตรวจสอบว่า ปิด การแสดง (Show) ไว้หรือ ไม่ การแก้ไขที่ซ่อนไว้อาจยังคงอยู่ เปิดไฟล์ DOCX อีกครั้งและใช้จัดการการเปลี่ยนแปลง (Manage Changes) เพื่อตรวจสอบการแก้ไขที่รอการดำเนินการ หากการแก้ไขหายไปเช่นกัน ให้กลับไปยังสำเนาการทำงานก่อนการส่งออก ยืนยันว่าเปิดการบันทึก (Record) ไว้ แล้วส่งออกอีกครั้ง อย่าสรุปว่าการแก้ไขได้รับการเก็บรักษาไว้แล้วเพียงเพราะหน้าเว็บดูสะอาด

จำนวนหน้าหรือการขึ้นบรรทัดใหม่มีการเปลี่ยนแปลง

ตรวจสอบหาฟอนต์ที่หายไป ขนาดกระดาษหรือระยะขอบที่แตกต่างกัน และตารางหรือรูปภาพที่อยู่ใกล้ขอบหน้ากระดาษ การแทนที่ฟอนต์ด้วยฟอนต์ที่ติดตั้งไว้ซึ่งมีขนาดใกล้เคียงกันอาจช่วยได้ แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟอนต์ที่แทนที่นั้นใช้งานได้ ตรวจสอบไฟล์ DOCX ที่แก้ไขแล้วในโปรแกรม Word ที่ต้องการแก้ไข หากเป็นไปได้

ผู้รับต้องการเอกสารฉบับสุดท้ายที่เรียบร้อยสมบูรณ์

สร้างสำเนาฉบับสุดท้ายแยกต่างหาก และยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขหลังจากที่ตัดสินใจเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น บันทึกและเปิดสำเนาที่แก้ไขแล้วนั้นอีกครั้ง และตรวจสอบว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นที่ค้างอยู่หากไม่ควรแชร์ เก็บสำเนาสำหรับตรวจสอบที่มีการทำเครื่องหมายไว้แยกต่างหากหากการตรวจสอบความถูกต้องมีความสำคัญ

รายการตรวจสอบก่อนส่งอย่างรวดเร็ว

• ไฟล์ต้นฉบับได้รับการสำรองข้อมูลแล้ว
• การบันทึกถูกเปิดใช้งานก่อนการแก้ไข และการแสดงผลถูกเปิดไว้สำหรับการตรวจสอบ
• ไฟล์ถูกบันทึกเป็น Word 2010–365 (.docx) ไม่ใช่แค่เปลี่ยนชื่อไฟล์แล้วเพิ่มนามสกุล .docx เข้าไป
• ไฟล์ DOCX ที่ส่งออกถูกเปิดขึ้นอีกครั้ง และตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงและข้อคิดเห็นที่ค้างอยู่
• แบบอักษร จำนวนหน้า ตาราง รูปภาพ ส่วนหัว/ส่วนท้าย และการแบ่งหน้า ได้รับการตรวจสอบในแอปพลิเคชันปลายทางหรือโปรแกรมดูเอกสารที่ใช้งานร่วมกันได้
• ไฟล์ที่ส่งมาคือไฟล์ DOCX ที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว และอยู่ในสถานะที่ต้องการตรวจสอบ

การตรวจสอบเหล่านี้ทำให้การส่งมอบงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น แต่พฤติกรรมการแปลงไฟล์อาจยังคงแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ LibreOffice และ Word รวมถึงคุณสมบัติเฉพาะของเอกสารแต่ละฉบับ สำหรับเอกสารที่การกำหนดหมายเลขหน้าอย่างแม่นยำเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อกำหนดในการผลิต ให้ถือว่าการตรวจสอบ Word ครั้งสุดท้ายของผู้รับเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงาน