LibreOffice Writer กับ Microsoft Word: อธิบายความแตกต่างของการกำหนดหมายเลขหน้า

หมายเลขหน้าดูเหมือนจะง่าย จนกระทั่งเอกสารนั้นต้องการหน้าปกที่ไม่มีหมายเลข หน้าข้อมูลต้นทางที่มีหมายเลขโรมัน หรือส่วนหลักที่เริ่มต้นที่หน้า 1 โปรแกรม LibreOffice Writer และ Microsoft Word สามารถสร้างผลลัพธ์เหล่านี้ได้ แต่มีการจัดระเบียบการควบคุมที่แตกต่างกัน Writer ใช้สไตล์หน้ากระดาษเพื่อกำหนดเค้าโครงหน้ากระดาษและส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่ซ้ำกัน ในขณะที่ Word ใช้ส่วนต่างๆ เพื่อแยกส่วนต่างๆ ของเอกสารและควบคุมว่าส่วนหัวและส่วนท้ายจะต่อเนื่องข้ามขอบเขตหรือไม่

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อคุณเพิ่งเริ่มใช้โปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง หรือเมื่อต้องการย้ายเอกสารที่แก้ไขได้ระหว่างโปรแกรมทั้งสอง ตัวเลขที่พิมพ์เป็นข้อความธรรมดาจะไม่ได้รับการอัปเดต และการแบ่งหน้าเพียงอย่างเดียวจะไม่สร้างขอบเขตแบบเดียวกับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบหน้าหรือการแบ่งส่วนใน Word คู่มือนี้จะอธิบายคำศัพท์ การตั้งค่าพื้นฐาน กรณีพิเศษที่พบบ่อย และสิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนแชร์ไฟล์

ก่อนที่จะใส่ตัวเลขลงไป ให้ตัดสินใจก่อนว่าเอกสารนี้ต้องการอะไร

ช่องหมายเลขหน้าเป็นตัวแทนแบบไดนามิกที่แสดงหมายเลขหน้าปัจจุบันและสามารถอัปเดตได้เมื่อมีการเพิ่มหรือลบหน้า ซึ่งแตกต่างจากการพิมพ์ "1" ลงในส่วนท้ายกระดาษส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษเป็นพื้นที่ที่ปรากฏซ้ำๆ ที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้ากระดาษ ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีช่องหมายเลขหน้าอยู่บริเวณนั้น

จดหมายเลขลำดับที่ต้องการไว้ก่อนเปิดเมนู:

• ควรแสดงหมายเลขหน้าปก ซ่อนหมายเลข หรือนับเป็นหน้า 1 โดยไม่ต้องแสดงหมายเลข?
• ควรใช้เลขโรมัน เช่น i, ii และ iii ในสารบัญหรือส่วนนำของเอกสารหรือไม่?
• เนื้อหาหลักควรเริ่มต้นนับใหม่ที่ 1 หรือควรนับต่อจากเดิม?
• หน้าคี่และหน้าคู่จำเป็นต้องมีเนื้อหาส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่แตกต่างกันหรือไม่?

ก่อนแก้ไขเอกสารที่ซับซ้อน ควรสร้างสำเนาไว้ก่อน หากจะแก้ไขในทั้งสองโปรแกรม ให้เก็บสำเนาสำหรับใช้งานในรูปแบบที่ต้องการ และตรวจสอบเค้าโครงสุดท้ายในโปรแกรมที่จะใช้แก้ไขหรือพิมพ์ ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันและแพลตฟอร์ม หน้าช่วยเหลืออย่างเป็นทางการที่ลิงก์ไว้ด้านล่างได้รับการตรวจสอบเมื่อวันที่ 5 ตุลาคม 2569

เพิ่มหมายเลขหน้าแบบปกติ

ใน LibreOffice Writer

โปรแกรม Writer จะใส่หมายเลขหน้าไว้ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่แนบมากับรูปแบบหน้ากระดาษรูปแบบหน้ากระดาษคือชุดการตั้งค่าระดับหน้ากระดาษ ซึ่งรวมถึงระยะขอบ การวางแนว ส่วนหัว และส่วนท้ายกระดาษ หน้ากระดาษที่ใช้รูปแบบเดียวกันสามารถใช้การตั้งค่าเหล่านั้นร่วมกันได้ ตัวช่วยสร้าง Insert > Page Numbers ช่วยให้คุณเพิ่มหมายเลขลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษสำหรับรูปแบบหน้ากระดาษปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดใช้งานส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษที่เกี่ยวข้องและแทรกฟิลด์หมายเลขหน้าจาก Insert > Field ได้อีกด้วย

1. คลิกในสไตล์หน้ากระดาษตรงตำแหน่งที่ต้องการแสดงหมายเลขหน้า
2. ใช้เมนู แทรก > หมายเลขหน้าจากนั้นเลือกส่วนหัวหรือส่วนท้ายและการจัดแนว หรือเพิ่มส่วนท้ายก่อน แล้วเลือกแทรก > ช่อง > หมายเลขหน้า
3. ตรวจสอบหน้าอื่นที่ใช้รูปแบบเดียวกัน ตัวเลขควรจะเลื่อนไปโดยอัตโนมัติ

หากเวอร์ชันหรือเอกสารของคุณทำให้ตัวช่วยสร้างใช้งานไม่ได้ ให้ใช้ส่วนหัว/ส่วนท้ายแทน ช่องหมายเลขหน้าในเนื้อหาเอกสารอาจเคลื่อนที่ไปพร้อมกับข้อความที่อยู่ใกล้เคียง ในขณะที่ส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่ซ้ำกันจะยังคงอยู่ในพื้นที่หน้าของมัน สำหรับจำนวนรวม เช่น “หน้า 2 จาก 8” ให้แทรกช่องหมายเลขหน้าและช่องจำนวนหน้าแยกต่างหาก ค่าทั้งสองมีหน้าที่แตกต่างกัน

ใน Microsoft Word

โปรแกรม Word จะใส่หมายเลขหน้าในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสารเช่นกัน แต่การจัดรูปแบบพิเศษมักจะจัดการโดยส่วนต่างๆ ของเอกสาร สำหรับเอกสารพื้นฐาน ให้เลือกแทรก > หมายเลขหน้าแล้วเลือกตำแหน่งและรูปแบบ โปรแกรม Word มีตัวเลือกสำเร็จรูป เช่น หมายเลขหน้าแบบง่ายๆ และรูปแบบต่างๆ เช่น “หน้า X จาก Y” คุณสามารถจัดรูปแบบการกำหนดหมายเลขได้จากเมนู หมายเลขหน้า

หลังจากแทรกฟิลด์แล้ว ให้เปิดส่วนหัวหรือส่วนท้ายเพื่อปรับการจัดแนวหรือเพิ่มข้อความโดยรอบ หลีกเลี่ยงการป้อนตัวเลขที่แสดงด้วยตนเอง: ตัวเลขที่พิมพ์จะยังคงเหมือนเดิมเมื่อเปลี่ยนหน้า

เปลี่ยนรูปลักษณ์หน้าปกให้ดูแตกต่างออกไป

การซ่อนหมายเลขบนหน้าปกไม่ได้หมายความว่าเป็นการนำหน้าปกออกจากการนับเสมอไป ให้ตัดสินใจว่าหน้าสองควรแสดงเลข 2 หรือเลข 1 เพราะนี่คือรูปแบบการนับเลขที่แตกต่างกัน

ผู้เขียน: ใช้สไตล์หน้าสำหรับความแตกต่างในระดับหน้า

โปรแกรม Writer มีสไตล์หน้า "หน้าแรก" ที่สามารถใช้สำหรับหน้าปก ตามด้วยสไตล์อื่น เช่น สไตล์หน้าเริ่มต้น สไตล์หน้าสามารถกำหนดได้ว่าจะมีส่วนหัวหรือส่วนท้ายหรือไม่ ดังนั้นหน้าปกจึงสามารถละเว้นหมายเลขหน้าได้ ในขณะที่หน้าถัดไปแสดงหมายเลขหน้า เมื่อต้องการสไตล์เฉพาะสำหรับหน้าใหม่ ให้ใช้แทรก > ตัวแบ่งเพิ่มเติม > ตัวแบ่งแบบกำหนดเองเลือกตัวแบ่งหน้า และเลือกสไตล์หน้าสำหรับหน้าถัดไป ขึ้นอยู่กับโครงสร้างเอกสาร คุณอาจต้องกำหนดหมายเลขหน้าใหม่ที่ตัวแบ่งนั้นด้วย ตรวจสอบผลลัพธ์ในหน้าแรกหลังจากตัวแบ่ง อย่าคิดว่าการซ่อนส่วนท้ายจะทำให้การนับเริ่มต้นใหม่ด้วย

Word: ใช้ "หน้าแรกที่แตกต่างกัน" หรือขอบเขตส่วน

สำหรับหน้าปกเดียว ให้แก้ไขส่วนหัวหรือส่วนท้าย แล้วเลือก " หน้าแรกต่างกัน " การทำเช่นนี้จะซ่อนหรือเปลี่ยนส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าแรกภายในส่วนนั้น หน้าถัดไปยังคงแสดงเลข 2 ได้ เนื่องจากเป็นหน้าสองในลำดับการนับ หากหน้าสองควรแสดงเลข 1 คำแนะนำของ Microsoft ระบุให้ตั้งค่าเริ่มต้นของหมายเลขหน้าในส่วนนั้นเป็น 0 ในขณะที่ซ่อนหน้าแรกอยู่

สำหรับรูปแบบการกำหนดหมายเลขมากกว่าหนึ่งแบบ ให้แทรกตัวแบ่งส่วนที่ขอบเขตแทนการใช้ตัวแบ่งหน้าแบบปกติ ส่วนคือส่วนของเอกสารที่สามารถควบคุมเค้าโครงหรือการกำหนดหมายเลขแยกต่างหากได้ เลือกเค้าโครง > ตัวแบ่ง > หน้าถัดไปเพื่อเริ่มต้นส่วนถัดไปในหน้าใหม่ จากนั้นแก้ไขส่วนหัวหรือส่วนท้าย และเลือกเชื่อมโยงกับส่วนก่อนหน้าการควบคุมนี้จะกำหนดว่าส่วนหัวหรือส่วนท้ายจะต่อเนื่องจากส่วนก่อนหน้าหรือไม่ ส่วนหัวและส่วนท้ายจะเชื่อมโยงกันแยกกัน

ใช้เลขโรมันสำหรับส่วนนำของเอกสาร และเริ่มต้นเนื้อหาหลักใหม่

รูปแบบหนังสือหรือรายงานทั่วไปมักจะกำหนดหมายเลขหน้าปกโดยไม่แสดงหมายเลขให้เห็น ใช้เลขโรมันตัวเล็กสำหรับหน้าเริ่มต้น แล้วจึงเริ่มเนื้อหาหลักที่เลขอารบิก 1 วิธีที่เชื่อถือได้ในทั้งสองกรณีคือการสร้างขอบเขตที่ชัดเจนตรงจุดที่รูปแบบเปลี่ยนไป แทรกช่องหมายเลขหน้าจริงในพื้นที่ที่ซ้ำกันที่เหมาะสม และตรวจสอบหน้าแรกทั้งสองด้านของขอบเขตนั้น

ใน Word ให้แทรกตัวแบ่งส่วน "หน้าถัดไป" ก่อนเนื้อหาหลัก ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของส่วนหลัก ให้ปิดใช้งาน "เชื่อมโยงไปยังหน้าก่อนหน้า"หากการกำหนดหมายเลขหน้าต้องแตกต่างกัน เปิดหมายเลขหน้า > จัดรูปแบบหมายเลขหน้าเลือกรูปแบบหมายเลขที่ต้องการ และตั้งค่า " เริ่มต้นที่ " เป็น 1 ทำซ้ำที่ขอบเขตของส่วนนำ หากส่วนนำต้องการรูปแบบที่แตกต่างกัน

ใน Writer ให้ใช้สไตล์หน้ากระดาษเพื่อแสดงเค้าโครงหน้ากระดาษที่แตกต่างกัน และใช้ตัวแบ่งหน้าแบบกำหนดเองเมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนสไตล์หน้ากระดาษหรือเริ่มต้นหมายเลขหน้าใหม่ ตั้งค่ารูปแบบของช่องหมายเลขหน้าสำหรับส่วนที่เกี่ยวข้องของเอกสาร จากนั้นตรวจสอบหมายเลขที่แสดงเมื่อมีการเปลี่ยนหน้า สไตล์หน้ากระดาษของ Writer ยังควบคุมการตั้งค่าหน้ากระดาษที่กว้างขึ้นด้วย ดังนั้นการเปลี่ยนสไตล์อาจส่งผลต่อระยะขอบ การวางแนว และส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ รวมถึงการกำหนดหมายเลขด้วย การจัดเรียงที่แน่นอนขึ้นอยู่กับวิธีการสร้างเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบคำแนะนำอย่างเป็นทางการของ Writer ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่มีความยาวหรือมีการจัดรูปแบบจำนวนมาก

ตรวจสอบผลลัพธ์และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

• ทุกหน้าจะมีตัวเลขซ้ำกัน:ให้แทนที่ข้อความที่พิมพ์ด้วยช่องหมายเลขหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องดังกล่าวอยู่ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่ซ้ำกัน
• หมายเลขหน้าปกหายไป แต่หน้าถัดไปแสดงเลข 2:การซ่อนหมายเลขหน้าแรกไม่ได้ทำให้ลำดับเริ่มต้นใหม่ โปรดกำหนดค่าเริ่มต้นที่ต้องการหรือสร้างขอบเขตที่จำเป็น
• ส่วนหลักยังคงรูปแบบเดิม:ใน Word ให้ตรวจสอบตัวแบ่งส่วนและการเชื่อมโยงไปยังหน้าก่อนหน้าเพื่อให้ได้ส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่ถูกต้อง ใน Writer ให้ตรวจสอบว่าหน้าถัดไปใช้รูปแบบหน้ากระดาษที่ต้องการ และตัวแบ่งส่วนนั้นมีการตั้งค่าหมายเลขหน้าถูกต้อง
• ส่วนท้ายหน้าหายไปโดยไม่คาดคิด:ตรวจสอบว่ารูปแบบหน้ากระดาษเปิดใช้งานส่วนท้ายหน้าหรือไม่ ตัวเลือก "หน้าแรกที่แตกต่างกัน" ของ Word เปิดใช้งานอยู่หรือไม่ และหน้ากระดาษอยู่ในส่วนที่คุณต้องการแก้ไขหรือไม่
• จำนวนหน้าหรือหมายเลขหน้าดูไม่ถูกต้อง: Word รองรับการอัปเดตฟิลด์; เลือกข้อความในเอกสารแล้วกดCtrl+Aจากนั้น กด F9และตรวจสอบผลลัพธ์ ก่อนพิมพ์หรือส่งออกข้อมูลจากโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง โปรดตรวจสอบผลลัพธ์อีกครั้ง

ตรวจสอบอย่างน้อยหน้าปก หน้าสุดท้ายของส่วนนำ หน้าแรกของเนื้อหาหลัก หน้าถัดไป และหน้าสุดท้าย นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบไฟล์ PDF ที่ส่งออกหากผู้รับจะเห็นในรูปแบบนั้น เมื่อย้ายไฟล์ที่แก้ไขได้ระหว่าง Writer และ Word ให้ตรวจสอบการเปลี่ยนส่วนหรือรูปแบบหน้า และเค้าโครงที่พิมพ์ในแอปพลิเคชันปลายทาง แอปพลิเคชันทั้งสองใช้โครงสร้างที่แตกต่างกันสำหรับส่วนควบคุมเหล่านี้ ดังนั้น การจับคู่หมายเลขที่มองเห็นได้บนหน้าจอหนึ่งจึงไม่ได้หมายความว่าขอบเขตทุกอย่างจะทำงานในลักษณะเดียวกันหลังจากการแก้ไขอีกครั้ง

คุณควรเลือกวิธีการใด?

สำหรับเอกสารขนาดสั้นที่มีลำดับต่อเนื่องกัน ช่องป้อนหมายเลขหน้าพื้นฐานของทั้งสองโปรแกรมมักจะเพียงพอ เลือกใช้รูปแบบการจัดหน้าแบบ Writer เมื่อเค้าโครงหน้า ส่วนหัว หรือส่วนท้ายมีความสำคัญต่อการจัดระเบียบเอกสาร เลือกใช้รูปแบบการแบ่งส่วนแบบ Word เมื่อคุณต้องการการกำหนดหมายเลขหรือลักษณะส่วนหัว/ส่วนท้ายที่เป็นอิสระในแต่ละส่วนที่กำหนดไว้ ในทั้งสองโปรแกรม ควรวางแผนขอบเขตก่อน ใช้ช่องป้อนหมายเลขแทนการพิมพ์ตัวเลข และตรวจสอบหน้าทันทีหลังจากการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• วิธีใช้ LibreOffice: หมายเลขหน้า
• คู่มือช่วยเหลือ LibreOffice: การสร้างและการใช้สไตล์หน้ากระดาษ
• คู่มือช่วยเหลือ LibreOffice: การแทรกหมายเลขหน้าในส่วนท้ายเอกสาร
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: วิธีเพิ่มหมายเลขหน้าลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสารใน Word
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: ปรับแต่งหมายเลขหน้าและรูปแบบของหมายเลขหน้าในส่วนต่างๆ
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: เริ่มการกำหนดหมายเลขหน้าในภายหลัง
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: การอัปเดตฟิลด์
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: เพิ่มหมายเลขหน้า X จาก Y ใน Word สำหรับเว็บ