ONLYOFFICE Docs เทียบกับ Microsoft 365 Web Apps: ตัวไหนรักษาการจัดรูปแบบได้ดีกว่ากัน?

เมื่อไฟล์ DOCX แสดงผลแตกต่างออกไปหลังจากเปิดในโปรแกรมแก้ไขข้อความอื่น การดูแค่ชื่อไฟล์อย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ว่าโปรแกรมใดจะรักษารูปแบบการแสดงผลได้ดีที่สุด เพื่อการเปรียบเทียบที่ใช้งานได้จริง ลองทดสอบเอกสารเดียวกันใน ONLYOFFICE Docs และ Microsoft Word สำหรับเว็บ แล้วเปรียบเทียบหน้าเว็บที่คุณต้องการพิมพ์หรือแชร์จริง ๆ ทั้งสองโปรแกรมทำงานกับเอกสาร Word ได้ แต่ไม่ได้แสดงเครื่องมือแก้ไขเหมือนกัน และองค์ประกอบหน้าเว็บที่ซับซ้อนอาจทำงานแตกต่างกัน

ขอบเขต: “แอปพลิเคชัน Microsoft 365 บนเว็บ” อาจหมายถึง Word, Excel และ PowerPoint ที่ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ บทความนี้เปรียบเทียบรูปแบบการจัดวางเอกสารใน ONLYOFFICE Docs Document Editor กับ Microsoft Word สำหรับเว็บ การตรวจสอบความถูกต้องของสเปรดชีตและงานนำเสนอต้องตรวจสอบเฉพาะไฟล์นั้นๆ

ความถูกต้องแม่นยำในการจัดรูปแบบหมายความว่าอย่างไร

ความแม่นยำในการจัดรูปแบบ หมายถึง ความใกล้เคียงที่โปรแกรมแก้ไขแสดงและรักษาลักษณะที่ตั้งใจไว้ของเอกสาร เช่น การแบ่งหน้า การตัดบรรทัด รูปแบบตัวอักษร ระยะห่าง ตาราง รูปภาพ ส่วนหัว ส่วนท้าย และวัตถุอื่นๆ ซึ่งแตกต่างจากว่าข้อความจะยังคงอยู่หรือไม่ ไฟล์จะเปิดได้หรือไม่ หรือโปรแกรมแก้ไขสามารถส่งออกไฟล์ DOCX ได้หรือไม่

ไฟล์ DOCX เป็นแพ็กเกจ Office Open XML แต่การใช้รูปแบบเดียวกันไม่ได้หมายความว่าจะแสดงผลเหมือนกันในทุกแอปพลิเคชัน ฟอนต์ที่หายไป พฤติกรรมการแบ่งหน้าที่แตกต่างกัน รูปแบบต้นฉบับที่แปลงแล้ว หรือวัตถุที่เบราว์เซอร์แสดงได้เท่านั้น อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ แม้แต่เอกสารของ Microsoft เองก็ระบุว่าสภาพแวดล้อมเบราว์เซอร์และเดสก์ท็อปของพวกเขามีวิธีการทำงานของฟีเจอร์บางอย่างที่แตกต่างกันคู่มือฟีเจอร์ Word สำหรับเว็บของ Microsoftอธิบายถึงความแตกต่างเหล่านี้คำแนะนำ:ควรทดสอบไฟล์ตัวอย่างในโปรแกรมแก้ไขและเส้นทางการส่งออกขั้นสุดท้าย แทนที่จะใช้คำว่า “รองรับ DOCX” เป็นตัวชี้วัดความถูกต้อง

สิ่งที่เอกสารทางการยืนยัน

Word เวอร์ชันเว็บมีมุมมองการแก้ไขที่แตกต่างออกไป

ไมโครซอฟต์ระบุว่า Word สำหรับเว็บจะแสดงเอกสารในมุมมองเค้าโครงสำหรับการพิมพ์ (Print Layout) เมื่อดูหรือพิมพ์ ซึ่งจะมีลักษณะเหมือนกับมุมมองเค้าโครงสำหรับการพิมพ์ในแอปบนเดสก์ท็อป อย่างไรก็ตาม มุมมองการแก้ไข (Editing view) จะไม่แสดงการจัดรูปแบบหน้ากระดาษ เช่น ขอบและตัวแบ่งหน้า วัตถุบางอย่าง—รวมถึงรูปร่าง แผนภูมิ กล่องข้อความ SmartArt สมการ และฟิลด์บางฟิลด์—อาจปรากฏเป็นตัวยึดตำแหน่งหรืออาจไม่สามารถแก้ไขได้ในเบราว์เซอร์ ขอบหน้ากระดาษ การวางแนว และคอลัมน์จะยังคงอยู่ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ใน Word สำหรับเว็บ ตามคู่มือสนับสนุนเดียวกัน เอกสารของไมโครซอฟต์ไม่สอดคล้องกันทั้งหมดเกี่ยวกับส่วนหัวและส่วนท้าย: คู่มือเบราว์เซอร์เทียบกับเดสก์ท็อปบอกว่าไม่สามารถแก้ไขได้ ในขณะที่การเปรียบเทียบคุณสมบัติระบุว่า Word สำหรับเว็บรองรับส่วนหัว/ส่วนท้าย ให้ถือว่าความสามารถนั้นขึ้นอยู่กับโปรแกรมแก้ไขเว็บและเอกสารปัจจุบันการดำเนินการ:ทดสอบส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่คุณต้องการในบัญชีของคุณก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงเทมเพลตที่แชร์

นี่เป็นความแตกต่างในสิ่งที่โปรแกรมแก้ไขในเบราว์เซอร์อนุญาตให้คุณตรวจสอบหรือเปลี่ยนแปลงได้ ไม่ได้หมายความว่าเอกสารทุกฉบับจะแสดงผลไม่ถูกต้องคำแนะนำ:หากการแบ่งหน้ามีความสำคัญ ให้ใช้มุมมองการอ่านหรือการพิมพ์ของ Word และส่งออกเป็นไฟล์ PDF เพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จากนั้นเปิดแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปเพื่อแก้ไขรายละเอียดในระดับหน้าซึ่งเบราว์เซอร์ไม่แสดงให้เห็น

ONLYOFFICE Docs เปิดเผยการควบคุมการจัดวางหน้าในโปรแกรมแก้ไขข้อความ

คู่มือการใช้งานโปรแกรมแก้ไขเอกสาร ONLYOFFICE อธิบายเกี่ยวกับการวางแนวหน้ากระดาษ ขนาด ขอบ และคอลัมน์ ภายใต้แท็บเค้าโครง และคู่มือสไตล์จะอธิบายสไตล์ย่อหน้าและข้อความสำหรับหัวข้อ รายการ ข้อความปกติ และเนื้อหาอื่นๆ เอกสารเกี่ยวกับรูปแบบที่รองรับระบุว่า DOCX อยู่ในกลุ่มรูปแบบเอกสารที่แก้ไขได้ และระบุว่าไฟล์จะถูกแปลงเป็น OOXML เมื่ออัปโหลดหรือเปิดเพื่อแก้ไข โปรดดูตารางรูปแบบที่รองรับของ ONLYOFFICE คู่มือพารามิเตอร์หน้ากระดาษและคู่มือสไตล์การจัดรูปแบบ

การควบคุมที่ระบุไว้ในเอกสารเหล่านั้นอาจมีประโยชน์เมื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องการการตั้งค่าหน้าเว็บผ่านเบราว์เซอร์ แต่การมีอยู่ของการควบคุมเหล่านั้นไม่ได้เป็นหลักฐานว่าไฟล์ Word ที่นำเข้าทุกไฟล์จะคงการจัดหน้าไว้อย่างถูกต้อง พฤติกรรมที่ใช้งานได้อาจขึ้นอยู่กับรุ่นของ ONLYOFFICE และวิธีการใช้งานด้วยการดำเนินการ:ตรวจสอบเวอร์ชันและการผสานรวมที่คุณจะใช้ จากนั้นทดสอบไฟล์ต้นฉบับหลังจากเปิด แก้ไข บันทึก และเปิดใหม่อีกครั้ง

โปรแกรมแก้ไขข้อความใดมีแนวโน้มที่จะรักษาเค้าโครงของคุณไว้ได้มากกว่ากัน?

จากเอกสารข้างต้น ยังไม่มีโปรแกรมใดที่พิสูจน์ได้ว่าดีที่สุดอย่างเป็นเอกฉันท์ รายการคุณสมบัติของทั้งสองโปรแกรมไม่ได้เป็นมาตรฐานการแสดงผลที่เป็นกลางสำหรับไฟล์แต่ละไฟล์ และการเปรียบเทียบนี้ไม่ได้ใช้ชุดข้อมูลทดสอบที่มีการควบคุม เอกสารง่ายๆ ที่ประกอบด้วยย่อหน้า หัวข้อ และตารางพื้นฐาน อาจแสดงผลได้อย่างราบรื่นระหว่างโปรแกรมแก้ไขทั้งสอง แต่รายงานที่มีการออกแบบซับซ้อนอาจเผยให้เห็นความแตกต่างที่ตัวอย่างง่ายๆ ไม่สามารถแสดงได้

เอกสารของ Microsoft ระบุว่า Word สำหรับเว็บสามารถเปิดไฟล์ DOCX และ DOTX ได้ และสามารถแสดงไฟล์ DOC/DOT เก่าๆ ได้ แต่จะสร้างสำเนา DOCX/DOTX เพื่อแก้ไข การรองรับ ODT นั้นจำกัดเฉพาะไฟล์ที่จัดเก็บอยู่ในไลบรารี SharePoint เท่านั้น Microsoft ยังเตือนด้วยว่ารูปแบบอาจแตกต่างกันระหว่าง ODT และ DOCX ดูรูปแบบที่รองรับของ Word สำหรับเว็บและการเปรียบเทียบ ODT/DOCXคำแนะนำ:แปลงเฉพาะสำเนา และเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้จนกว่าไฟล์ที่แปลงแล้วจะได้รับการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว

ข้อสันนิษฐานทั่วไปที่ต้องแก้ไข

“ทั้งสองแบบรองรับไฟล์ DOCX ดังนั้นหน้าตาจะเหมือนกันทุกประการ”

ยังไม่ได้รับการตรวจสอบการรองรับรูปแบบหมายความว่าโปรแกรมแก้ไขสามารถจัดการไฟล์ได้ภายใต้เงื่อนไขที่ระบุไว้ ไม่ใช่การรับประกันว่าเค้าโครงจะเหมือนกันทุกพิกเซลในทุกโปรแกรมแสดงผล ความแตกต่างจะเห็นได้ชัดเจนมากขึ้นเมื่อการแบ่งหน้าขึ้นอยู่กับเมตริกของฟอนต์ ขนาดตาราง การตั้งค่าส่วน หรือตำแหน่งของวัตถุการดำเนินการ:สร้างสำเนาทดสอบที่มีตัวอย่างของคุณลักษณะเค้าโครงทุกอย่างที่ใช้ในเอกสารจริงของคุณ

“ถ้าหน้าจอแสดงผลถูกต้อง ผลลัพธ์การพิมพ์ก็จะได้คุณภาพตามต้องการ”

ไม่จำเป็นเสมอไปพื้นที่แก้ไขข้อความในเบราว์เซอร์ มุมมองการอ่าน ไฟล์ PDF ที่ส่งออก และเครื่องพิมพ์ อาจแสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการทำงาน เอกสารของ Word แยกความแตกต่างระหว่างมุมมองการแก้ไขกับการดูและการพิมพ์คำแนะนำ:ตรวจสอบไฟล์ PDF ที่ส่งออกในขนาดหน้ากระดาษ และตรวจสอบการแบ่งหน้าทุกครั้งก่อนส่งเอกสารไปพิมพ์

“ฟีเจอร์ที่ระบุว่าได้รับการอนุรักษ์ไว้ สามารถแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์ทางออนไลน์”

ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์นั้นๆไมโครซอฟต์ระบุว่าเนื้อหาบางส่วนจะถูกเก็บรักษาไว้ใน Word สำหรับเว็บ แต่Hอาจปรากฏเป็นเพียงตัวอย่างหรืออาจไม่สามารถแก้ไขได้ การเก็บรักษาจะช่วยป้องกันไม่ให้เนื้อหาถูกลบในกรณีที่รองรับ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถแก้ไขในเบราว์เซอร์ได้โดยอัตโนมัติวิธีแก้ไข:จัดทำรายการตรวจสอบองค์ประกอบที่ต้องสามารถแก้ไขได้ ไม่ใช่แค่แสดงให้เห็น และตรวจสอบแต่ละรายการในโปรแกรมแก้ไขที่เลือก

การทดสอบความเที่ยงตรงที่ทำซ้ำได้

1. หากรูปแบบไฟล์ DOCX เป็นรูปแบบที่ใช้ร่วมกันในทีมของคุณ ให้บันทึกสำเนาของเอกสารต้นฉบับเป็นไฟล์ DOCX
2. ควรระบุคุณลักษณะที่สำคัญ เช่น รูปแบบการจัดวาง ตารางหลายหน้า การแบ่งส่วน รูปภาพที่มีการจัดวางข้อความรอบภาพ ส่วนหัวและส่วนท้าย หมายเหตุเชิงอรรถ และแผนภาพหรือสมการใดๆ ที่คุณใช้เป็นประจำ
3. เปิดไฟล์ต้นฉบับที่ไม่ได้รับการแก้ไขในโปรแกรมแก้ไขแต่ละโปรแกรม บันทึกเวอร์ชันของผลิตภัณฑ์ เบราว์เซอร์ และว่าไฟล์นั้นได้รับการแปลงระหว่างการนำเข้าหรือไม่
4. เปรียบเทียบการแทนที่แบบอักษร การขึ้นบรรทัดใหม่ ความกว้างของตาราง จำนวนหน้า การจัดวางรูปภาพ ตำแหน่งส่วนหัว/ส่วนท้าย และการตั้งค่าหน้าเฉพาะส่วนต่างๆ
5. ทำการแก้ไขเล็กน้อย บันทึก ปิด แล้วเปิดเอกสารอีกครั้งในทั้งสองโปรแกรมแก้ไข วิธีนี้จะช่วยตรวจจับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ชัดเจนก่อนการบันทึกและเปิดเอกสารอีกครั้ง
6. ส่งออกเป็นไฟล์ PDF จากเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการใช้งาน เปรียบเทียบหน้า PDF กับเอกสารอ้างอิงที่ได้รับการอนุมัติ และตรวจสอบว่าแบบอักษร แผนภาพ และตารางยังคงอ่านได้ชัดเจน

ควรใช้การซูมและขนาดหน้าเว็บเดียวกันในการเปรียบเทียบ และหลีกเลี่ยงการเปรียบเทียบมุมมองเว็บที่ปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการกับไฟล์ PDF ที่มีขนาดหน้าคงที่ สำหรับสัญญา แบบฟอร์ม สิ่งพิมพ์ หรือเอกสารที่มีความสำคัญและมีการกำหนดหมายเลขหน้าอย่างเข้มงวด ควรเก็บต้นฉบับที่ถูกต้องไว้ และขอให้มีการตรวจสอบไฟล์ที่ส่งออกโดยมนุษย์อีกครั้ง

คำแนะนำเชิงปฏิบัติ

เลือกใช้ตามลักษณะงานที่ทีมของคุณทำจริง ๆ ONLYOFFICE Docs อาจเหมาะกับเวิร์กโฟลว์บนเว็บเบราว์เซอร์ที่ผู้ใช้ต้องการการควบคุมเค้าโครงหน้าเอกสารและการจัดการรูปแบบอินพุตที่หลากหลาย ส่วน Word for the web อาจเหมาะกับทีมที่ทำงานร่วมกันใน Microsoft 365 อยู่แล้ว ซึ่งต้องการเข้าถึงไฟล์ DOCX และการทำงานร่วมกันออนไลน์ที่คุ้นเคย ในขณะที่ยอมรับว่าการแก้ไขเค้าโครงขั้นสูงบางอย่างยังคงทำได้เฉพาะบนเดสก์ท็อปเท่านั้น นี่เป็นข้อพิจารณาด้านเวิร์กโฟลว์ ไม่ใช่การอ้างว่าโปรแกรมแสดงผลใดโปรแกรมหนึ่งจะดีที่สุดเสมอไป

หากลักษณะที่ปรากฏเป็นไปตามสัญญา ข้อบังคับ หรือมีความสำคัญต่อการพิมพ์ ให้ใช้โปรแกรมแก้ไขที่ผ่านการทดสอบไฟล์ตัวอย่างของคุณเอง และถือว่าไฟล์ PDF เป็นรูปแบบการส่งมอบที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว สำหรับเอกสารทั่วไป ให้ทดสอบไฟล์จริงสักสองสามไฟล์ก่อนทำการย้ายข้อมูล การเปรียบเทียบหน้าที่มีปัญหาเป็นเวลาสิบนาทีจะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากกว่าป้ายกำกับความเข้ากันได้ทั่วไป

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• ไมโครซอฟต์: ความแตกต่างระหว่างการใช้เอกสารในเบราว์เซอร์และในโปรแกรม Word
• ไมโครซอฟต์: การเปรียบเทียบคุณสมบัติของ Word สำหรับเว็บ
• ไมโครซอฟต์: ความแตกต่างระหว่าง ODT และ DOCX ใน Word เวอร์ชันเว็บ
• ONLYOFFICE: รูปแบบเอกสารที่รองรับ
• ONLYOFFICE: พารามิเตอร์ของหน้าเว็บ
• ONLYOFFICE: รูปแบบการจัดรูปแบบ