Cách tạo và gửi lời mời họp từ Outlook

Lời mời họp đã được chuyển trực tuyến từ rất lâu trước khi cuộc họp diễn ra. Với sự phổ biến của các nhà lập kế hoạch kỹ thuật số, lịch trực tuyến và các sự kiện dựa trên web, điều đó chỉ có lý do là các lời mời được quản lý phù hợp.

Hầu hết các sự kiện trực tuyến đều cung cấp một liên kết đơn giản mà bạn có thể chia sẻ với những người tham gia tiềm năng. Liên kết thêm sự kiện vào lịch trực tuyến. Với Outlook, bạn có thể tạo một cái gì đó tương tự nhưng nó không gắn với một sự kiện trực tuyến.

Lời mời họp trong Outlook

Trong Outlook, bạn có thể gửi lời mời lịch tham gia một sự kiện. Sự kiện này có thể trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn và tính năng của Outlook ít nói về loại sự kiện mà nhiều hơn về loại lời mời bạn muốn gửi.

Một lời mời họp trong Outlook có thể được gửi đến nhiều người, người nhận có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời đó và bạn có thể biết ai sẽ tham dự và ai không.

Khi người nhận chấp nhận lời mời, sự kiện / cuộc họp sẽ tự động được thêm vào lịch của họ. 

Tạo lời mời họp

Để tạo lời mời trong Outlook cho Microsoft 365, hãy làm theo các bước sau.

1. Mở Outlook.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tin nhắn mới.
3. Chọn Cuộc họp . Một cửa sổ mới sẽ mở ra.

1. Đặt tên / tiêu đề cho Cuộc họp.
2. Đối với những người tham gia phải có mặt, hãy nhập email của họ vào trường Bắt buộc.
3. Đối với những người tham gia có thể chọn không tham gia cuộc họp , hãy nhập email của họ vào trường Tùy chọn. 
4. Chọn ngày giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu cuộc họp hoặc sự kiện kéo dài cả ngày, hãy chọn Cả ngày.
5. Nếu cuộc họp sẽ được tổ chức trên nhiều múi giờ , hãy chọn Múi giờ và chọn múi giờ mà lời mời đang được tạo.
6. Nếu cuộc họp định kỳ , chẳng hạn như cuộc họp nhân viên hàng tuần hoặc hàng ngày, hãy chọn Thực hiện Định kỳ.
7. Chọn khoảng thời gian định kỳ cho cuộc họp.
8. Thêm tin nhắn và đính kèm các tệp cần thiết cho cuộc họp, đồng thời gửi lời mời.

Chấp nhận lời mời họp

Lời mời họp có thể được chấp nhận trong hầu hết các ứng dụng email và trên giao diện web của dịch vụ email. Nếu bạn đang sử dụng Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới để chấp nhận (hoặc từ chối) lời mời họp.

1. Bấm đúp vào lời mời (Nó sẽ xuất hiện dưới dạng email trong hộp thư đến của bạn).
2. Nhấp vào nút Chấp nhận và chọn Gửi phản hồi ngay bây giờ .
3. Để từ chối cuộc họp , hãy nhấp vào nút Từ chối .

Xem phản hồi cuộc họp

Xem phản hồi cho một cuộc họp rất đơn giản nếu bạn biết tìm nó ở đâu. 

1. Mở Outlook.
2. Nhấp vào biểu tượng Lịch ở cuối cột bên trái.
3. Tìm cuộc họp trong lịch của bạn.
4. Bấm đúp vào cuộc họp để mở cuộc họp .
5. Chuyển đến tab Theo dõi.
6. Bạn sẽ thấy danh sách những người tham dự đã chấp nhận, từ chối hoặc tạm chấp nhận lời mời.

Sự kết luận

Một lời mời họp trong Outlook có thể được thêm vào Gmail. Gmail có thể phân tích cú pháp tin nhắn nhận được khi lời mời được gửi và chuyển nó thành sự kiện Lịch Google. Nó sẽ có thể giữ lại hầu hết thông tin trong lời mời.