Cách thêm giới hạn ký tự vào ô trong Excel

Trang tính Excel không phải lúc nào cũng được sử dụng để xử lý dữ liệu. Bố cục hàng và cột là một cách hữu ích để trình bày và quản lý một lượng lớn thông tin và các tính năng của Excel giúp bạn có thể sử dụng bảng tính như một công cụ thu thập dữ liệu .

Excel cung cấp một số tính năng cho phép bạn sử dụng nó như một biểu mẫu mà người dùng khác có thể điền vào nhưng nếu bạn phải nhập hướng dẫn điền biểu mẫu vào bảng tính, nó sẽ trở nên lộn xộn. 

Một cách dễ dàng hơn để đảm bảo bạn nhận được dữ liệu phù hợp là thêm các giới hạn và hạn chế vào một ô. Bất kỳ dữ liệu hoặc giá trị nào nằm ngoài giới hạn sẽ bị từ chối.

Giới hạn ký tự cho các ô trong Excel

Bạn có thể đặt giới hạn ký tự cho các ô trong Excel. Giới hạn này hoạt động để giá trị được nhập có độ dài tối thiểu là một số ký tự hoặc không dài hơn một số ký tự nhất định.

Nó hữu ích khi người dùng phải nhập số điện thoại hoặc mã zip hoặc tương tự.

1. Mở tệp Excel mà bạn muốn thêm giới hạn ký tự.
2. Chọn các ô / cột / hàng mà giới hạn sẽ được thêm vào.
3. Chuyển đến tab Dữ liệu.
4. Nhấp vào nút 'Xác thực Dữ liệu' trên hộp công cụ Công cụ Dữ liệu.
5. Chuyển đến tab Cài đặt.
6. Mở menu thả xuống 'Cho phép' và chọn 'Độ dài văn bản'.
7. Mở menu thả xuống 'Dữ liệu' và chọn tiêu chí giới hạn. Để giới hạn nó ở một số nhất định, hãy chọn 'Nhỏ hơn hoặc bằng'.
8. Để đặt giá trị lớn nhất, hãy nhập một giá trị vào trường Tối đa.
9. Nhấp vào Ok.

Thêm chú giải công cụ cho giới hạn ký tự

Người dùng sẽ không thể biết một ô có giới hạn ký tự hay không, vì vậy việc thêm một chú giải công cụ sẽ giúp họ.

1. Chọn các ô / cột / hàng có giới hạn ký tự.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu.
3. Nhấp vào Xác thực dữ liệu.
4. Chọn tab Thông báo đầu vào.
5. Bật tùy chọn 'Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn'.
6. Trong trường tiêu đề, hãy nhập chủ đề cho chú giải công cụ.
7. Nhập dấu hiệu e vào trường 'Tin nhắn đầu vào' .
8. Bấm OK.

Thêm thông báo lỗi

Khi người dùng nhập giá trị không đáp ứng giới hạn ký tự của ô, họ sẽ thấy lỗi. Thật không may, thông báo lỗi là chung chung và không cho người dùng biết lý do tại sao giá trị không được loại trừ. Bạn có thể sửa đổi nó để người dùng biết có gì sai.

1. Chọn ô / cột / hàng có giới hạn ký tự.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
3. Nhấp vào Xác thực dữ liệu.
4. Chuyển đến hộp Thông báo lỗi.
5. Bật tùy chọn 'Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ'.
6. Nhập tiêu đề cho cảnh báo trong trường ' Tiêu đề'.
7. Nhập một thông báo cho người dùng biết loại dữ liệu nào cần nhập vào trường Thông báo Lỗi.

Sự kết luận

Bạn có thể thêm giới hạn ký tự trên hoặc dưới vào ô hoặc nhập số ký tự chính xác mà người dùng phải nhập để giá trị được chấp nhận. Xem qua các tùy chọn khác nhau và thêm loại giới hạn dữ liệu bạn cần cho một ô hoặc cột hoặc hàng.