كيفية إنشاء فهرس للاختصارات في برنامج Word لـ Microsoft 365

لا يحتوي برنامج Word على أمر "فهرسة المختصرات" منفصل. بدلاً من ذلك، أنشئ فهرسًا قياسيًا وحدد كل اختصار كمدخل. بالنسبة للفهرس المرتب حسب المختصر، استخدم الاختصار كمدخل رئيسي وكتابته كاملة كمدخل فرعي - على سبيل المثال، AI مع Artificial intelligence أسفله. ثم يجمع Word المدخلات المحددة، ويرتبها أبجديًا، ويضيف مراجع الصفحات.

تستخدم الخطوات التالية إصدار سطح المكتب من برنامج Word لـ Microsoft 365. يمكنك وضع علامات على الإدخالات أثناء الكتابة أو الانتظار حتى اكتمال المستند، ولكن الاحتفاظ بقائمة مختصرة للاختصارات يساعدك على التقاط كل مصطلح واستخدام نفس التهجئة في كل مرة.

اختر كيفية تنظيم فهرس الاختصارات

حدد ما سيبحث عنه القراء أولاً. إذا كانوا يعرفون الاختصار، فاجعله المدخل الرئيسي وضع العبارة الكاملة في خانة المدخل الفرعي. على سبيل المثال:

• المدخل الرئيسي: الذكاء الاصطناعي
• المدخل الفرعي: الذكاء الاصطناعي

يؤدي هذا إلى فرز الفهرس تحت حرف "أ" ويُتيح للقراء الوصول إلى الشرح الكامل. إذا كان من المرجح أن يبحث القراء عن العبارة كاملة، فاعكس الترتيب: اجعل "الذكاء الاصطناعي" المدخل الرئيسي و"AI" المدخل الفرعي. استخدم نفس الأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم والمسافات لكل ظهور للمصطلح؛ إذ يتعامل برنامج Word مع المدخلات المكتوبة بشكل مختلف كعناصر منفصلة.

حدد كل اختصار في المستند

1. في برنامج Word على سطح المكتب، ابحث عن موضع الاختصار في المستند وحدده. اختر موضعًا واضحًا، مثل أول استخدام له بالقرب من تعريفه. يمكنك أيضًا وضع المؤشر في المكان الذي تريد وضع علامة فهرس فيه.
2. افتح قائمة المراجع وحدد "تحديد الإدخال" . في نظام ويندوز، Alt+Shift+Xيفتح نفس مربع الحوار. تُدرج مايكروسوفت هذا الاختصار في مرجع اختصارات لوحة المفاتيح الخاص ببرنامج وورد .
3. في مربع حوار "إدخال فهرس العلامات" ، عيّن الإدخال الرئيسي للاختصار، وأدخل اسمه الكامل في الإدخال الفرعي. على سبيل المثال، استخدم "AI" و"الذكاء الاصطناعي". حدد "علامة " لتمييز التكرار المحدد فقط.
4. كرر هذه العملية لكل اختصار. اختر "تحديد الكل" فقط عندما يكون من الضروري أن تشير جميع التطابقات التامة في المستند إلى هذا المدخل. كما يمكن لهذه الخاصية تحديد التطابقات في الاقتباسات أو الجداول أو الأقسام الأخرى التي قد لا يكون المصطلح فيها مفيدًا للفهرسة.

يؤدي وضع علامة على إدخال إلى إدراج حقل XE (إدخال فهرس) مخفي في المستند. تُخبر هذه الحقول برنامج Word بما يجب جمعه، وهي عادةً ما تكون مخفية في المستند؛ وليست علامات فقرات إضافية. لمعاينتها، استخدم الصفحة الرئيسية > إظهار/إخفاء ¶ . أعد إيقاف تشغيل الشاشة عند الانتهاء إذا جعلت العلامات قراءة المستند أكثر صعوبة. تشرح إرشادات Microsoft الخاصة بتنسيق العلامات وظيفة عنصر التحكم "إظهار/إخفاء".

أدرج الفهرس

1. انقر في المكان الذي ترغب في ظهور الفهرس فيه، عادةً بعد النص الرئيسي في صفحة جديدة. أضف فاصل صفحات أولاً إذا كنت تريد أن يبدأ الفهرس بشكل منفصل.
2. انتقل إلى المراجع > إدراج فهرس .
3. في مربع حوار الفهرس، استعرض التنسيقات المتاحة. اختر تخطيطًا مُزاحًا أو مُدمجًا، وحدد عدد الأعمدة، وقرر ما إذا كنت تريد محاذاة أرقام الصفحات إلى اليمين. يمكن استخدام علامات الجدولة، مثل النقاط، لتوجيه النظر من المدخل إلى رقم صفحته.
4. انقر فوق "موافق" . يقوم برنامج Word بإدراج الفهرس كحقل. تجنب تعديل الإدخالات التي تم إنشاؤها عن طريق الكتابة فوقها، لأن التحديث اللاحق قد يستبدل هذه التغييرات.

تتضمن تعليمات الفهرسة الرسمية لبرنامج Word خيارات الإدخال والتخطيط والتحديث المتاحة.

قم بتحديث الفهرس بعد التعديلات

قد تصبح أرقام صفحات الفهرس قديمة عند إضافة نص أو حذفه أو إعادة ترقيم صفحاته. بعد تحديد الإدخالات الجديدة أو تغيير المستند، انقر داخل الفهرس واختر " مراجع" > "تحديث الفهرس" ، أو اضغط على مفتاح الإدخال F9. راجع الفهرس المُحدَّث قبل مشاركته أو طباعته، خاصةً بعد إجراء تعديل كبير.

إصلاح مشاكل فهرسة الاختصارات الشائعة

• يوجد اختصار مفقود: حدد موضع التكرار وقم بتحديث الفهرس. تأكد من عدم إدخال المدخل بهجاء أو علامات ترقيم مختلفة.
• لا يظهر التوسيع: أضفه إلى حقل الإدخال الفرعي في إدخال XE، ثم حدّث الفهرس. الإدخال الفرعي الفارغ يُبقي الإدخال الرئيسي فقط.
• يظهر أحد الاختصارات أكثر من مرة: اجعل نص الإدخال الرئيسي متطابقًا في كل حقل مُعلّم. إذا استخدمتَ "تحديد الكل"، فراجع التكرارات المُعلّمة واحذف أي حقول XE غير ذات صلة.
• يظهر الفهرس بشكل مختلف عن المتوقع: انقر داخله واستخدم خيارات إدراج الفهرس لاختيار تنسيق مختلف. يقوم برنامج Word بإنشاء التخطيط من الإدخالات المحددة، لذا اضبط إعدادات الفهرس بدلاً من إعادة كتابة القائمة يدويًا.

هل يمكنك إنشاء أو تحديث الفهرس في برنامج Word للويب؟

تُشير مايكروسوفت إلى أن الفهارس والحقول محفوظة في برنامج وورد للويب، ولكنها قد تظهر كعناصر نائبة ولا يمكن تعديلها أو تحديثها هناك. افتح المستند في تطبيق سطح المكتب لتحديد الإدخالات أو إدراج الفهرس أو تحديثه. توضح المقارنة الحالية بين وورد للويب وسطح المكتب هذا القيد.