كيفية إنشاء وإرسال دعوة اجتماع في Outlook

لإنشاء دعوة اجتماع وإرسالها في Outlook، افتح التقويم، أنشئ اجتماعًا، أضف الحضور، اختر التاريخ والوقت، ثم انقر على " إرسال" . في Outlook الجديد لنظام Windows وOutlook على الويب، ابدأ بالتقويم > حدث جديد . في Outlook الكلاسيكي لنظام Windows، اختر عناصر جديدة > اجتماع من البريد أو اجتماع جديد من التقويم. يتيح طلب الاجتماع للمدعوين الرد؛ أما الموعد بدون حضور فيظهر فقط في تقويمك الشخصي.

تختلف مسميات Outlook باختلاف الإصدار والحساب. تغطي الخطوات التالية Outlook الجديد، وتطبيق الويب، وOutlook الكلاسيكي، حتى تتمكن من استخدام أسماء القوائم المطابقة على شاشتك.

إنشاء وإرسال دعوة اجتماع

1. افتح نموذج اجتماع. في Outlook الجديد، حدد التقويم ، ثم حدث جديد . في Outlook على الويب، حدد حدث جديد > حدث . في Outlook الكلاسيكي، أنشئ طلبًا من عناصر جديدة > اجتماع في صندوق الوارد أو اجتماع جديد في التقويم. يمكنك أيضًا استخدام Ctrl+Shift+Q في Outlook الكلاسيكي. تُدرج Microsoft المسارات الخاصة بكل إصدار في تعليمات جدولة اجتماعات Outlook .

   

2. أضف موضوعًا وقائمة بالمدعوين. أدخل عنوانًا موجزًا ​​ومحددًا ليعرف المستلمون سبب إدراج الاجتماع في تقويمهم. حدد "دعوة الحضور" وأدخل اسم كل شخص أو بريده الإلكتروني. ضع علامة " إلزامي " على المشاركين الأساسيين، وعلامة "اختياري" على الأشخاص الذين حضورهم اختياري . تشير كلمة "اختياري" إلى أن الحضور غير متوقع، ولا تمنع الشخص من قبول الدعوة. في Outlook الكلاسيكي، أضف الأشخاص في خانة "إلى" أو استخدم عناصر التحكم في الحضور في "مساعد الجدولة".

   

3. اختر التاريخ والوقت. أدخل وقتي البدء والانتهاء، أو اختر " طوال اليوم" لحدث يستمر طوال اليوم. إذا كان الحساب يُقدّم فترات زمنية مُقترحة، فاختر ما يُناسبك. بالنسبة لحسابات العمل والدراسة في Microsoft 365 أو Exchange، يُمكن لمساعد الجدولة عرض حالة التوافر للمدعوين. تحقّق من التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية المعروضة قبل الإرسال، خاصةً إذا كان الحضور في مناطق زمنية مُختلفة. يحفظ Outlook أوقات الاجتماعات بتوقيت UTC، ويعرض لكل مُستلم ما يُقابله بتوقيت منطقته الزمنية؛ راجع إرشادات المناطق الزمنية من Microsoft .

   

4. أضف موقعًا أو اجتماعًا عبر الإنترنت. أدخل عنوان الغرفة أو الشارع في خانة "الموقع" . قد يوفر Outlook، بحسب حسابك ومؤسستك، خاصية البحث عن الغرف. إذا كان حسابك متصلًا بـ Teams، فعّل خيار " اجتماع Teams" لتضمين تفاصيل الاجتماع عبر الإنترنت. تأكد من ظهور الرابط في الدعوة قبل إرسالها. بالنسبة لمنصات الفيديو الأخرى، استخدم رابط مزود الخدمة وأضفه إلى الموقع أو نص الرسالة. تشرح Microsoft كيفية جدولة اجتماعات Teams من Outlook .

   

5. أضف جدول الأعمال والملفات وجدول التكرار. استخدم خانة الرسالة أو الوصف لتوضيح الغرض من الاجتماع، والتحضير له، وأي روابط يحتاجها الحضور. أرفق الملفات ذات الصلة إذا كان إصدار Outlook لديك يسمح بذلك. بالنسبة للاجتماعات المتكررة، اختر "متكرر" أو "جعله متكررًا" في Outlook الجديد أو Outlook على الويب، ثم حدد الفاصل الزمني وتاريخ الانتهاء. في Outlook الكلاسيكي، حدد "اجتماع" > "تكرار" ، وحدد النمط، ثم انقر فوق "موافق" . راجع السلسلة بعناية: الدعوة المتكررة تُنشئ عدة إدخالات في التقويم، لذا اختر تاريخ انتهاء يتوافق مع الخطة.

   

6. راجع المعلومات وأرسلها. تحقق من قائمة الحضور، والموضوع، والتاريخ، والمنطقة الزمنية، والموقع أو تفاصيل Teams، والتكرار، والمرفقات. ثم انقر على " إرسال" . سيرسل Outlook طلب الاجتماع إلى المدعوين ويتتبع الردود حيثما كان ذلك مدعومًا. إذا لاحظت خطأً بعد الإرسال، فافتح الاجتماع من تقويمك، وعدّله، وأرسل تحديثًا حتى يتلقى الحضور الحاليون التغيير.

   

كيفية استجابة المدعوين وكيفية التحقق من الردود

يمكن للمدعوين فتح الطلب واختيار "قبول " أو "مبدئي" أو "رفض ". في Outlook على الويب، يمكنهم أيضًا تأكيد حضورهم من قائمة الرسائل؛ حيث توفر " خيارات إضافية" مزيدًا من الخيارات. تظهر الدعوة المقبولة عادةً في تقويم المستلم، مع العلم أن طريقة العرض قد تختلف باختلاف حساب المستلم أو خدمة التقويم المستخدمة. توضح مايكروسوفت كيفية تأكيد الحضور السريع في Outlook على الويب .

لمراجعة الردود بصفتك منظم الاجتماع، افتح الاجتماع من التقويم، ثم اختر "التتبع" لفتح لوحة التتبع في Outlook الجديد. في Outlook الكلاسيكي، افتح الاجتماع، ثم اختر "التتبع" من شريط "الاجتماع". تُظهر القائمة من قبل، ومن قبل مبدئيًا، ومن رفض، ومن لم يرد. يُرجى ملاحظة أن حالة "لا يوجد رد" أو "لا يوجد رد" لا تعني بالضرورة الرفض. تُشير Microsoft إلى أن ظهور الردود للضيوف يعتمد على إصدار Outlook الخاص بهم، وما إذا كانوا ضمن نفس مؤسسة Microsoft 365؛ في Outlook الكلاسيكي، قد لا يظهر الضيف الذي يختار عدم إرسال رد على أنه قد رد. راجع التعليمات الرسمية للوحة التتبع وملاحظات ظهور الردود .

إذا بدت خيارات الاجتماع مختلفة

تحقق أولاً مما إذا كنت تستخدم Outlook الجديد، أو Outlook الكلاسيكي، أو Outlook على الويب؛ إذ تُقدم مايكروسوفت تعليمات منفصلة لأن قوائمها ليست متطابقة. إذا كان مساعد الجدولة مفقودًا أو لا يُظهر حالة التوافر، فقد لا يُوفر حسابك بيانات التوافر/الانشغال للعمل أو الدراسة، أو قد تُقيّدها مؤسستك. لا يزال بإمكانك إدخال التاريخ والوقت يدويًا. إذا كان زر Teams غير مُتاح، فأضف رابط المؤتمر المُعتمد والموقع الذي تستخدمه مؤسستك، ثم تأكد من ظهور هذه التفاصيل في الدعوة.