كيفية إنشاء وإرسال دعوة اجتماع من Outlook

تم نقل دعوات الاجتماع عبر الإنترنت قبل وقت طويل من الاجتماعات. نظرًا لشعبية المخططين الرقميين والتقويمات عبر الإنترنت والأحداث المستندة إلى الويب ، فمن المنطقي فقط إدارة الدعوات وفقًا لذلك.

توفر معظم الأحداث عبر الإنترنت رابطًا بسيطًا يمكنك مشاركته مع المشاركين المحتملين. الرابط يضيف الحدث إلى تقويم عبر الإنترنت. باستخدام Outlook ، يمكنك إنشاء شيء مشابه ولكنه غير مرتبط بحدث عبر الإنترنت.

دعوة اجتماع في Outlook

في Outlook ، يمكنك إرسال دعوة تقويم إلى حدث. يمكن أن يكون هذا الحدث عبر الإنترنت أو غير متصل. الأمر متروك لك تمامًا ولا تتعلق ميزة Outlook بنوع الحدث بقدر ما تتعلق بنوع الدعوة التي تريد إرسالها.

يمكن إرسال دعوة اجتماع Outlook إلى عدة أشخاص ، ويمكن للمستلمين قبولها أو رفضها ، ويمكنك معرفة من سيحضر ومن لا يحضر.

عندما يتم قبول دعوة من قبل المستلم ، تتم إضافة الحدث / الاجتماع إلى التقويم الخاص بهم تلقائيًا. 

إنشاء دعوة اجتماع

لإنشاء دعوة في Outlook for Microsoft 365 ، اتبع هذه الخطوات.

1. افتح برنامج Outlook.
2. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار رسالة جديدة.
3. حدد الاجتماع . نافذة جديدة ستفتح.

1. امنح الاجتماع اسمًا / عنوانًا.
2. بالنسبة للمشاركين الذين يجب أن يكونوا حاضرين ، أدخل بريدهم الإلكتروني في الحقل مطلوب.
3. بالنسبة للمشاركين الذين يمكنهم إلغاء الاشتراك في الاجتماع ، أدخل بريدهم الإلكتروني في الحقل الاختياري. 
4. حدد وقت البدء والانتهاء والتاريخ. إذا كان الاجتماع أو الحدث سيستمر طوال اليوم ، فحدد طوال اليوم.
5. إذا كان الاجتماع سيعقد عبر مناطق زمنية متعددة ، فحدد المناطق الزمنية واختر المنطقة الزمنية التي يتم إنشاء الدعوة فيها.
6. إذا كان الاجتماع متكررًا ، على سبيل المثال ، اجتماع أسبوعي أو يومي للموظفين ، فحدد جعله متكررًا .
7. حدد الفترة المتكررة للاجتماع.
8. أضف رسالة وأرفق الملفات المطلوبة للاجتماع ، وأرسل الدعوة.

قبول دعوة الاجتماع

يمكن قبول دعوات الاجتماع في معظم عملاء البريد الإلكتروني وعلى واجهة الويب لخدمة البريد الإلكتروني. إذا كنت تستخدم Outlook ، فاتبع الخطوات أدناه لقبول (أو رفض) دعوة اجتماع.

1. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الدعوة (ستظهر كرسالة بريد إلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك).
2. انقر فوق الزر قبول ، وحدد إرسال الرد الآن .
3. إلى الانخفاض الاجتماع ، انقر فوق زر تراجع .

عرض استجابة الاجتماع

يعد عرض الرد على اجتماع أمرًا بسيطًا إذا كنت تعرف مكان البحث عنه. 

1. افتح برنامج Outlook.
2. انقر فوق أيقونة التقويم في أسفل العمود على اليسار.
3. ابحث عن الاجتماع في التقويم الخاص بك.
4. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الاجتماع لفتحه.
5. انتقل إلى علامة التبويب التعقب.
6. سترى قائمة بالحضور الذين قبلوا الدعوة أو رفضوها أو قبلوها مبدئيًا.

استنتاج

يمكن إضافة دعوة اجتماع Outlook إلى Gmail. يمكن لـ Gmail تحليل الرسالة التي يتم تلقيها عند إرسال دعوة وتحويلها إلى حدث تقويم Google. سيكون قادرًا على الاحتفاظ بمعظم المعلومات الموجودة في الدعوة.