Der Schutz wichtiger Dokumente vor externen Quellen ist äußerst hilfreich. Beim Schreiben von Dokumenten ist es manchmal unerlässlich, die Vertraulichkeit zu wahren und zu verhindern, dass Dokumente von nicht authentifizierten Quellen bearbeitet werden. Word 2010 bietet eine Option, um Dokumente vor unbefugter Nutzung zu schützen und so die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitslücken zu minimieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumentinhalte zu sichern. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Durchsetzung von Bearbeitungsbeschränkungen.
Starten Sie zunächst das Word 2010-Dokument, dessen Bearbeitung Sie einschränken möchten. Navigieren Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ und klicken Sie auf „Bearbeitung einschränken“.
In der rechten Seitenleiste wird der Bereich „Formatierung und Bearbeitung einschränken“ angezeigt, der zahlreiche Optionen zum Einschränken der Bearbeitung bietet.
Aktivieren Sie unter „Formatierungsbeschränkungen“ die Option „Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken“ . Klicken Sie zum Konfigurieren erweiterter Optionen auf „Einstellungen“.
Nach dem Klicken auf „Formatierungsbeschränkungen“ wird das Dialogfeld „Formatierungsbeschränkungen“ angezeigt. Hier können Sie die Formatierung auf die gewünschten Stile beschränken und verhindern, dass andere Benutzer Stile ändern und die Formatierung des Dokuments ändern. Scrollen Sie durch die Liste und deaktivieren Sie die gewünschten Optionen. Sie können auch die empfohlenen Einstellungen verwenden, indem Sie auf „Empfohlenes Minimum“ klicken.
Unter „Formatierung“ können Sie verschiedene Optionen aktivieren, darunter die Verwendung von AutoFormat, das Formatierungsbeschränkungen außer Kraft setzt, das Blockieren von Design- oder Schemawechseln und das Blockieren von Quick Style Set-Wechseln. Klicken Sie auf „OK“ , um fortzufahren.
Aktivieren Sie unter „Bearbeitungsbeschränkungen“ die Option „Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“ und wählen Sie aus der Liste die gewünschte Option aus.
Wenn Sie möchten, dass Benutzer Teile des Dokumentinhalts bearbeiten, wählen Sie den Inhalt aus und wählen Sie unter Ausnahmen (Optionen) die Benutzer aus, denen Sie die Bearbeitungsberechtigung erteilen möchten. Wenn Sie Benutzer hinzufügen möchten, klicken Sie auf Weitere Benutzer.
Klicken Sie nun unter „Durchsetzung starten“ auf „Ja, Schutzdurchsetzung starten“ , um das Dokument vor nicht authentifizierten Benutzern zu schützen.
Geben Sie nun die Passphrase ein, um Ihr Dokument passwortgeschützt zu machen. Wenn Sie das Dokument verschlüsseln und autorisierten Benutzern die Möglichkeit geben möchten, den Schutz jederzeit aufzuheben, aktivieren Sie die Benutzerauthentifizierung. Klicken Sie auf OK und speichern Sie das Dokument.
Wenn jemand versucht, das Dokument zu bearbeiten, wird die Leiste „Formatierung und Bearbeitung einschränken “ angezeigt, aber er kann die Bereiche finden, die er bearbeiten kann.
Wenn Sie auf „Nächste Region suchen, die ich bearbeiten kann“ klicken , gelangen Sie zu den Inhalten, die Sie bearbeiten können, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Wenn Sie den Schutz deaktivieren möchten, klicken Sie auf „ Schutz beenden“. Geben Sie das Kennwort ein, damit Word 2010 weiß, dass Sie ein autorisierter Benutzer sind.
Sie können sich auch zuvor überprüfte Anleitungen zum Vorbereiten von Dokumenten für die Verteilung und zur Verwendung der Recherchefunktion in Word 2010 ansehen .
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