Versteckte Daten in einem Word-Dokument können beispielsweise Kommentare von Bearbeitern, nachverfolgte Änderungen, Autoreneigenschaften, ausgeblendeter Text, Wasserzeichen und benutzerdefiniertes XML umfassen. Führen Sie in Word 2010 für Windows die Dokumentprüfung für eine Kopie des Dokuments aus, überprüfen Sie die Ergebnisse und entfernen Sie nur die Kategorien, die Sie löschen möchten. Dadurch wird die versehentliche Offenlegung von Daten reduziert, allerdings können nicht alle Arten der Inhaltsverbergung oder alle eingebetteten Elemente erkannt werden.
Der Dokumenteninspektor sucht nach verschiedenen Arten von Informationen, die auf der Seite möglicherweise nicht offensichtlich sind. Je nach Dokument und Word-Version kann die Checkliste Folgendes umfassen:
Lesen Sie die Ergebnisse, bevor Sie „Alle entfernen“ auswählen . Durch das Entfernen einer Kategorie können Informationen gelöscht werden, die Sie noch benötigen. Microsoft weist darauf hin, dass Änderungen im Inspektor möglicherweise nicht rückgängig gemacht werden können. Bewahren Sie daher eine unveränderte Originaldatei auf.
Die Funktion „Versteckter Text“ im Dokumenteninspektor sucht nach Text, der mit dem Effekt „Versteckte Schriftart“ von Word formatiert ist. Laut Microsoft erkennt sie keinen Text, der auf andere Weise verdeckt wird, beispielsweise weißer Text auf weißem Hintergrund. Auch die Funktion „Unsichtbarer Inhalt“ erkennt keine Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden. Überprüfen Sie verdächtige Bereiche, Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen sowie eingebettete Objekte manuell, wenn Vertraulichkeit wichtig ist.
Eingebettete Dateien oder Objekte werden möglicherweise zur manuellen Überprüfung gemeldet, anstatt automatisch entfernt zu werden. Eingebettete Tabellen, Diagramme oder Dokumente können eigene Daten enthalten. Entscheiden Sie erst dann, ob Sie diese entfernen oder durch ein statisches Bild ersetzen möchten, nachdem Sie geprüft haben, wie sich diese Änderung auf die Bearbeitbarkeit und Barrierefreiheit auswirkt. Weitere Informationen finden Sie in den Microsoft-Hinweisen zu eingebetteten Dateien und Objekten, die vom Dokumenteninspektor gefunden wurden .
Behandeln Sie die Änderungsnachverfolgung wie eine redaktionelle Entscheidung. Überprüfen Sie die Änderungen und akzeptieren oder verwerfen Sie sie, bevor Sie sie freigeben, falls Sie eine endgültige, fehlerfreie Lesefassung benötigen. Die Option „ Keine Markierung“ blendet die Markierungen lediglich in der aktuellen Ansicht aus; die Änderungen werden nicht entfernt. Kommentare und Revisionen können auch über den Dokumentinspektor überprüft werden. Microsoft erläutert den Unterschied in seinen Anweisungen zur Änderungsnachverfolgung .
Prüfen Sie abschließend das sichtbare Dokument selbst und kontrollieren Sie alle Inhalte, die der automatische Scan nicht erfassen konnte. Die Dokumentenprüfung ist ein hilfreicher Bereinigungsschritt, aber keine Garantie dafür, dass eine Datei sicher veröffentlicht werden kann. Die hier beschriebenen Schritte beziehen sich auf Word Desktop für Windows; Microsoft weist darauf hin, dass Word für Mac die Dokumentenprüfung nicht enthält. Die aktuelle Checkliste und Hinweise zum Entfernen versteckter Daten und persönlicher Informationen finden Sie in Microsofts Leitfaden zum Entfernen versteckter Daten und persönlicher Informationen sowie in der Übersicht zur Dokumentenprüfung .
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