So richten Sie Abwesenheitszeiten in Teams ein (vollständige Anleitung)

Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, sich in Teams außerhalb des Büros zu melden, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie nicht da sind. Zum einen durch Klicken auf Ihr Profilbild in Teams und zum anderen über Microsoft Outlook. Wir zeigen Ihnen sowohl Methoden zum Aktivieren einer Abwesenheitsnachricht als auch zum Automatisieren oder manuellen Deaktivieren.

Sehen Sie sich unser Video unten an, um genau zu sehen, wie das geht, oder scrollen Sie nach unten und folgen Sie den Schritt-für-Schritt-Bildern in der vollständigen Anleitung.

Chat-Dienste können nicht deaktiviert werden. Im Gegensatz zu Social-Media-Konten, die Sie für einen kurzen (oder längeren) Zeitraum deaktivieren können, funktioniert ein Chat-Dienst auch dann weiter, wenn Sie abgemeldet sind. Ihre Freunde sehen, dass Sie offline sind, können aber auch dann Nachrichten senden. Dies gilt für alle Arten von Chat-Diensten und Apps, unabhängig davon, ob sie beruflich oder für die persönliche Kommunikation genutzt werden. 

Wenn Sie den Empfang von Nachrichten für einen bestimmten Dienst beenden möchten, können Sie nicht viel tun. Wenn Sie den Dienst nicht nutzen möchten, ist die Löschung des Kontos sinnvoll. Wenn Sie jedoch eine Pause einlegen, ist eine Abwesenheitsnachricht die richtige Lösung.

Abwesenheitsnachrichten

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine automatische Nachricht, die ein Benutzer einrichten kann. Diese Nachricht wird automatisch an jeden gesendet, der versucht, Sie zu kontaktieren. Die Nachricht kann so eingestellt werden, dass sie zu bestimmten Terminen versendet wird. 

Schritte zum Festlegen von Abwesenheitsnachrichten

Mit Microsoft Teams können Benutzer eine Abwesenheitsnachricht einrichten. Im Gegensatz zu dem Status, der für das Profil eines Benutzers festgelegt wird, wird diese Nachricht angezeigt, wenn jemand versucht, einem Benutzer eine Nachricht zu senden oder ihn in einer Gruppen-/Teamkonversation erwähnt. 

Legen Sie den Abwesenheitsstatus von Microsoft Teams über das Teams-Profil fest

Sie können Ihren Abwesenheitsstatus direkt in Microsoft Teams festlegen und eine kurze Nachricht hinzufügen.

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil .
3. Wählen Sie im Menü die Option „Statusmeldung festlegen“ .

1. Verfassen Sie eine Nachricht mit maximal 280 Zeichen. Wenn Sie möchten, können Sie in der Nachricht ein Teammitglied erwähnen.
2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Statusmeldung löschen nach“ . 
3. Wählen Sie Benutzerdefiniert.
4. Wählen Sie das letzte Datum aus, an dem Sie nicht im Büro sein werden.
5. Klicken Sie auf Fertig.

So stellen Sie Abwesenheitszeiten über die Outlook-App ein

Wenn Sie dasselbe Konto für Microsoft Teams und für Outlook verwenden, wird es durch das Festlegen einer Abwesenheitsnachricht in Outlook mit Microsoft Teams synchronisiert.

Beachten Sie jedoch, dass die Synchronisierung der Nachricht nach eigenem Ermessen erfolgt. Es geschieht nicht unmittelbar, und es kann sogar sein, dass es nie passiert. Darüber hinaus können Sie in Outlook nur dann eine Abwesenheitsnachricht festlegen, wenn Sie ein Outlook- oder Microsoft-Konto-E-Mail-Konto verwenden. 

1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Desktop.
2. Gehen Sie zu Datei.
3. Klicken Sie auf Automatische Antworten.
4. Wählen Sie „Automatische Antworten senden“.
5. Verfassen Sie eine Antwort.
6. Wählen Sie „Nur in diesem Zeitraum senden“ aus.
7. Wählen Sie den Datumsbereich aus, in dem die automatische Antwort gesendet werden soll.
8. OK klicken.
9. Sie können Ausnahmen hinzufügen, indem Sie unten auf „Regeln“ klicken .

Deaktivieren Sie den Abwesenheitsstatus von Microsoft Teams

Das Deaktivieren des Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams ist einfach. Sie sollten jedoch wissen, dass Sie ihn nur deaktivieren müssen, wenn Sie den Versand vor dem voreingestellten Datum beenden möchten. Wenn das Enddatum der Nachricht überschritten ist, wird die Anzeige der Nachricht automatisch beendet.

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil .
3. Klicken Sie unten rechts in der Abwesenheitsnachricht auf die Schaltfläche „Löschen/Papierkorb“ .
4. Die Nachricht/der Status wird entfernt .

Deaktivieren Sie die Abwesenheitsbenachrichtigung von Outlook

Wenn Sie in Outlook eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet haben und diese mit Microsoft Teams synchronisiert wird, müssen Sie sie in Outlook deaktivieren.

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Gehen Sie zu Datei.
3. Klicken Sie unter Automatische Antworten auf die Schaltfläche „Deaktivieren“.

Hinweis: Die Statussynchronisierung mit Microsoft Teams kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Abschluss

Obwohl es in Microsoft Teams zwei verschiedene Möglichkeiten gibt, einen Abwesenheitsstatus festzulegen, empfehlen wir dringend, die native Option in Microsoft Teams zu verwenden. Outlook synchronisiert die Nachricht nicht immer und Sie bleiben möglicherweise lange nach Ablauf der Nachricht bei der Nachricht hängen. Noch wichtiger ist, dass die integrierte Option von Outlook einfach nicht verfügbar ist, wenn Sie ein Gmail-Konto (oder ein anderes Konto) verwenden.