Hinzufügen des Outlook-E-Mail-Tools in Excel 2010
Manchmal kommt es vor, dass Sie Excel-Arbeitsblätter per E-Mail senden müssen, aber dafür müssen Sie nicht die orthodoxe Art des Sendens von Datenblättern befolgen.
Erstellen Sie Diagramme in MS Visio 2010 durch Verknüpfen einer Excel-Tabelle
Microsoft Visio ist eine hervorragende Vektorgrafik-Software mit zahlreichen Tools, Funktionen und vor allem Tausenden von Diagrammtypen zur Erstellung generischer Diagramme, Diagrammflüsse und zur Gestaltung von Systemarchitekturen. Wie seine Vorgänger wurde auch Microsoft Visio 2010 um einige erweiterte Funktionen, Tools und Diagramme erweitert. In diesem Beitrag behandeln wir die Datenverknüpfungsfunktion, die die Zusammenarbeit mit Excel 2010-Tabellen ermöglicht und die Diagrammerstellung durch direkte Verknüpfung mit ausgewählten Tabellen vereinfacht.
Starten Sie zunächst Visio 2010 und klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf „Erstellen“, um ein Diagramm von Grund auf neu zu erstellen.
Da wir zur Zusammenarbeit eine Excel 2010-Tabelle in Visio einfügen, haben wir in der Excel-Tabelle einen Studentendatensatz mit den Feldern „ ID“, „Name“, „Kurs“, „Noten“, „Klasse“, „Status“ und „Gesamt“ erstellt.
Navigieren Sie in Visio 2010 zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten mit Shapes verknüpfen“ .
Der Datenauswahl-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie die Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe aus und klicken Sie auf „Weiter“.
Klicken Sie in diesem Schritt auf „Durchsuchen“ und wählen Sie das Excel-Arbeitsblatt aus, das Sie zur bildlichen Darstellung der Datenwerte einfügen möchten. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
Wählen Sie das Excel-Arbeitsblatt aus, das Sie einbinden möchten. Sie können auch einen Bereich auswählen, indem Sie auf „Benutzerdefinierten Bereich auswählen“ klicken. Wir aktivieren außerdem die Option „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ , da in unserem Fall die erste Zeile der Excel-Tabelle Spaltenüberschriften enthält. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
Wählen Sie nun die Spalten und Zeilen aus, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie auf „ Spalten auswählen“ . Daraufhin wird ein Dialogfeld mit allen Spalten im angegebenen Arbeitsblatt angezeigt. Deaktivieren Sie unerwünschte Spaltentitel und klicken Sie auf „OK“.
Um bestimmte Zeilen einzufügen, wiederholen Sie den Vorgang. Die ausgewählten Spalten und Zeilen werden im Assistentendialog angezeigt. Klicken Sie nun auf Weiter, um fortzufahren.
In diesem Schritt wählen Sie eine Spalte oder Zeile aus, die eindeutige Kennungen bzw. Werte enthält. Da das eingefügte Excel-Blatt ein ID-Feld mit eindeutigen Werten enthält, wählen wir das ID-Feld aus. Klicken Sie auf „Fertig“, um den Assistenten zu beenden.
Unten im Microsoft Visio-Fenster sehen Sie die eingefügte Excel-Tabelle mit ausgewählten Zeilen und Spalten.
Wählen Sie nun den Diagrammtyp aus. Wählen Sie dazu unter „ Weitere Formen“ den gewünschten Diagrammtyp aus. Wir wählen beispielsweise das Aktivitätsdiagramm, das häufig zur Darstellung der Aktivität von Softwaremodulen verwendet wird. Es fällt in die Kategorie UML (Unified Modeling Language), die außerdem viele softwarespezifische Diagramme enthält.
Nach der Auswahl werden alle entsprechenden Formen angezeigt, die im jeweiligen Diagrammtyp enthalten sind. Bei der UML-Aktivität werden alle Formen angezeigt, die für die Erstellung eines Aktivitätsdiagramms erforderlich sind.
Wählen Sie nun die Form „Anfangszustand“ aus der Liste aus und ziehen Sie sie in den Hauptdiagrammbereich.
Wählen Sie den Aktionsstatus und ziehen Sie bestimmte Zeilen aus dem eingefügten Excel-Arbeitsblatt in das Diagramm. Da das Excel-Arbeitsblatt mit dem Diagramm verknüpft ist, wird Ihnen automatisch die zugehörige Datengrafik (Datenwert) mit Form angezeigt.
Um die Datengrafik zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Form und wählen Sie in den Datenoptionen die Option „Datengrafik bearbeiten“ aus.
Im Dialogfeld „Datengrafik bearbeiten“ können Sie unter „Datenfeld“ das Feld ändern, das mit der eingefügten Form angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise den Namen des Studenten und den Kurs anzeigen möchten, wählen Sie die entsprechenden Felder aus der Dropdown-Liste aus.
Sie müssen es nicht für jede Form ändern, die Änderungen werden automatisch auf alle eingefügten Formen angewendet. Klicken Sie anschließend auf OK, um zurückzukehren.
Um Ihnen einen allgemeinen Eindruck zu vermitteln, stellen wir lediglich einen Studentendatensatz im UML-Aktivitätsdiagramm dar. Nun fügen wir manuell eine Statusform hinzu , die die Gesamtpunktzahl des Studenten anzeigt. Ziehen Sie die Statusform in den Hauptdiagrammbereich, navigieren Sie zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf „Text“, um Text hinzuzufügen.
Beginnen Sie nun damit, Formen mit der Kontrollflussform zu verbinden , wählen Sie sie in der linken Seitenleiste aus und ziehen Sie sie in das Hauptdiagrammfenster.
Wenn Sie das oben beschriebene Verfahren befolgen, können Sie aus jedem Excel-Datenblatt ein Diagramm in Microsoft Visio 2010 erstellen, anstatt Werte in einer Excel-Tabelle nachzuschlagen und sie in Diagramme einzugeben.
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