Outlook 2010 kann E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge, Aufgaben und andere Ordner mithilfe des integrierten Import-/Export-Assistenten exportieren. Verwenden Sie eine Outlook-Datendatei ( .pst ) für eine Outlook-zu-Outlook-Sicherung oder -Übertragung. Nutzen Sie CSV, wenn Sie eine Kontaktliste für eine Tabellenkalkulation oder einen anderen Dienst benötigen, und iCalendar (.ics) für Kalenderereignisse. Das in früheren Anleitungen beschriebene alte Outlook-Datenexport-Add-In wird für diese gängigen Exporte nicht mehr benötigt.
| Format | Verwenden Sie es für | Limit |
|---|---|---|
| PST | Outlook-E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben und Ordner | Am besten geeignet für Outlook-Übertragungen; es werden nicht alle Profileinstellungen kopiert. |
| CSV | Kontakte | Eine Kontaktliste, kein Postfach- oder Kalenderarchiv. |
| ICS | Kalendertermine | Eine Momentaufnahme des Kalenders; spätere Änderungen werden nicht synchronisiert. |
Microsoft listet im Outlook 2010-Assistenten Nachrichten, Kalendereinträge, Aufgaben und Kontakte als mögliche Verwendungszwecke auf. Falls Sie auch Notizen benötigen , wählen Sie den entsprechenden Ordner aus, sobald er angezeigt wird, und prüfen Sie, ob er in der fertigen PST-Datei vorhanden ist. Die aktuelle PST-Übersicht von Microsoft führt Notizen nicht explizit auf. Weitere Informationen finden Sie in der Exportübersicht für Outlook 2010 von Microsoft .
Vergewissern Sie sich, dass das richtige Konto ausgewählt ist und Outlook die Synchronisierung abgeschlossen hat. Bei einem Exchange-Konto im Cache-Modus kann ein PST-Export nur die aktuell im lokalen Cache verfügbaren Elemente enthalten. Wenn ältere E-Mails oder Termine wichtig sind, prüfen Sie den Offline-Synchronisierungsbereich des Kontos und warten Sie, bis die benötigten Daten heruntergeladen wurden, bevor Sie mit dem Export beginnen. Die Microsoft- Anleitung zum PST-Export weist außerdem darauf hin, dass aktuelle Outlook-Exporte durch den Cache eingeschränkt sein können.
Outlook exportiert eine Kopie, sodass die Originalelemente in Outlook erhalten bleiben. Allerdings werden beim Exportieren einer PST-Datei nicht alle Outlook-Einstellungen beibehalten: Microsoft listet Ordnereigenschaften wie Ansichten, Berechtigungen und AutoArchivierungseinstellungen sowie Nachrichtenregeln und Listen blockierter Absender als Daten auf, die nicht exportiert werden. Der Support für Office 2010 wurde am 13. Oktober 2020 eingestellt. Daher sind diese Anweisungen versionsspezifisch, und die Software erhält keine Sicherheitsupdates mehr.
Öffnen Sie den Assistenten. Wählen Sie in Outlook 2010 „ Datei“ > „Öffnen“ > „Importieren “. Der Import-/Export-Assistent wird über dieses Menü geöffnet, obwohl der Befehl „Importieren“ lautet.
Wählen Sie die Exportaktion. Wählen Sie „ In eine Datei exportieren“ und anschließend „ Weiter“ .
Wählen Sie das PST-Format. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie dann auf „ Weiter“ . Dadurch bleiben die Outlook-Elemente in einer Outlook-Datendatei zusammen, anstatt in eine Textliste umgewandelt zu werden.
Wählen Sie das Konto oder den Ordner aus. Wählen Sie das Stammverzeichnis des Kontos, um dessen Ordnerstruktur zu exportieren, oder einen bestimmten Ordner für ein kleineres Archiv. Aktivieren Sie die Option „ Unterordner einbeziehen“, wenn Sie verschachtelte Ordner wie z. B. Posteingangsunterordner exportieren möchten. Exportieren Sie jeweils nur ein Konto. Wenn Notizen wichtig sind, wählen Sie diesen Ordner explizit aus, sofern verfügbar, und planen Sie eine anschließende Überprüfung ein.
Legen Sie den Speicherort fest. Wählen Sie „Durchsuchen“ , wählen Sie einen lokalen Ordner und geben Sie einen neuen Dateinamen ein, z. B. „Outlook-Archiv-2026.pst“ . Speichern Sie die PST-Datei außerhalb eines Ordners, der automatisch mit OneDrive synchronisiert wird. Laut Microsoft kann OneDrive die automatische PST-Synchronisierung blockieren. Falls der Assistent einen vorherigen Speicherort speichert, ändern Sie den Dateinamen, um ein Überschreiben eines älteren Archivs zu vermeiden.
Schließen Sie den Export ab und schützen Sie die Datei. Wenn Sie in eine bestehende PST-Datei exportieren, legen Sie fest, wie Outlook mit Duplikaten umgehen soll. Bei Verwendung einer neuen PST-Datei entfällt diese Entscheidung. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und warten Sie, bis der Export abgeschlossen ist. Outlook bietet möglicherweise ein optionales Passwort für eine neu erstellte PST-Datei an. Verwenden Sie dieses nur bei Bedarf und bewahren Sie es sicher auf, da Sie es zum Öffnen der Datei benötigen.
Um das Ergebnis zu überprüfen, wählen Sie in Outlook 2010 „Datei“ > „Öffnen“ > „Outlook-Datendatei öffnen “, öffnen Sie die neue PST-Datei und prüfen Sie wichtige Ordner, das älteste und neueste Datum sowie einige Nachrichten mit Anhängen. Prüfen Sie Notizen und Aufgaben separat, falls diese wichtig sind. Löschen Sie die Originaldateien erst, wenn die exportierte Datei alle benötigten Daten enthält.
Öffnen Sie für Kontakte „ Datei“ > „Öffnen“ > „Importieren“ , wählen Sie „In Datei exportieren“ und anschließend „Kommagetrennte Werte“ . Wählen Sie den Ordner „Kontakte“ unter dem entsprechenden Konto aus, geben Sie mit „Durchsuchen “ einen Dateinamen ein und schließen Sie den Assistenten ab. Öffnen Sie die CSV-Datei, um zu überprüfen, ob die Kontaktdatensätze vorhanden sind. Wenn Sie die Datei erneut importieren möchten, speichern Sie Änderungen in Excel erst, nachdem Sie sichergestellt haben, dass die CSV-Struktur und -Kodierung weiterhin verwendbar sind. Die Anleitung von Microsoft zum Importieren von CSV-Kontakten erläutert dasselbe Prinzip der Ordnerauswahl.
Um Kalenderereignisse mit einer anderen Kalender-App zu teilen, öffnen Sie den Outlook-Kalender, wählen Sie den gewünschten Kalender aus und klicken Sie auf „Datei“ > „Kalender speichern“ . Speichern Sie die Datei als .ics- Datei . Über „Weitere Optionen“ können Sie vor dem Speichern den Datumsbereich und den Detailgrad festlegen. Eine ICS-Datei ist eine Momentaufnahme der Kalendereinträge; sie ersetzt keine PST-Datei für E-Mails, Kontakte, Notizen oder Aufgaben. Die Exportanleitung von Microsoft beschreibt diese Datumsbereichs- und Detailoptionen.
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