Word 2010 enthält die Seriendruckfunktion , mit der Sie Dokumente (Briefe, E-Mails, Faxe usw.) erstellen können, die im Wesentlichen identisch sind, aber dennoch unterschiedliche Elemente wie Name, Adresse, Kontaktnummer, Ort, Bundesland usw. des Empfängers enthalten. Sie erleichtert das Erstellen von Dokumenten für mehrere Empfänger, indem Sie einfach die Empfängernamen auswählen und das Dokument auswählen. Die persönlichen Daten des jeweiligen Empfängers werden automatisch in das Dokument eingefügt. Dies erspart Ihnen das erneute Eingeben der persönlichen Daten jedes Empfängers in jedes Dokument und spart Ihnen so viel Zeit. Dieser Beitrag beschreibt die Verwendung dieser Funktion mithilfe eines einfachen Assistenten.
Starten Sie Word 2010, navigieren Sie zur Registerkarte „Sendungen“ und klicken Sie in den Optionen „Seriendruck starten“ auf „Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent“.
Dadurch wird das Dialogfeld „Seriendruck“ an der Seite des Word-Dokumentfensters geöffnet . Hier können Sie den Typ des Dokuments angeben, das Sie erstellen möchten. Wir wählen „Briefe“ aus und klicken unten im Dialogfeld auf „Weiter: Dokument starten“ .
In diesem Schritt stehen Ihnen verschiedene Optionen zum Erstellen von Briefen zur Verfügung. Wir wählen das einfache Verfahren durch Auswahl nach Vorlage. Klicken Sie auf „Vorlage auswählen“.
Daraufhin wird das Dialogfeld „Vorlage auswählen“ geöffnet . Wählen Sie eine geeignete Vorlage aus. Wir verwenden die Vorlage „Median Letter“ . Klicken Sie auf „OK“ , um fortzufahren.
Auf der linken Seite des Fensters können Sie sehen, dass die Vorlage in das Dokument importiert wurde. Klicken Sie im rechten Bereich auf „ Weiter: Empfänger auswählen“.
In diesem Schritt können Sie verschiedene Optionen zum Importieren der Empfängerliste auswählen. Wir wählen eine vorhandene Liste aus und klicken auf „Durchsuchen“, um die gewünschte Empfängerliste zu importieren.
Wir verwenden eine in Excel 2010 erstellte Empfängerliste. Der Name des Arbeitsblatts lautet „Mail“ , das wir in die Serienbrieffunktion von Word importieren .
Wählen Sie ein Excel-Arbeitsblatt aus und klicken Sie zum Importieren auf „ Öffnen “.
Das Dialogfeld „Tabelle auswählen“ wird angezeigt. Wählen Sie nun das Arbeitsblatt aus, das die erforderlichen Daten enthält. Wenn die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie die Option „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“ und klicken Sie auf „OK“.
Das Arbeitsblatt „Mail“ wird im Dialogfeld „Serienbriefempfänger“ angezeigt . Hier können Sie die Empfänger anhand der Spaltenüberschriften filtern. Wenn Sie Briefe an Empfänger in Akron senden möchten, wählen Sie „Akron“ aus der Dropdown-Liste „Stadt“ .
Nach einem Klick werden nur die in Akron lebenden Empfänger angezeigt. Hier können Sie verschiedene Aktionen für die Liste ausführen, z. B. Sortieren, Filtern, Duplikate suchen, Empfänger suchen und Adresse validieren. Klicken Sie auf „OK“ , um fortzufahren.
Navigieren Sie nun zur Registerkarte „Sendungen“ und klicken Sie auf „Adressblock“.
Sie gelangen zum Dialogfeld „Adressblock einfügen“ . Wählen Sie unter „Adresselemente angeben“ das Format aus, in dem der Empfängername angezeigt werden soll. Unter „Vorschau“ sehen Sie eine Vorschau der Änderungen. Klicken Sie unter „Probleme beheben“ auf „Felder abgleichen“, um ein neues Feld in den Brief einzufügen, da wir die Adresse des Empfängers einfügen möchten.
Das Dialogfeld „Felder abgleichen“ wird angezeigt. Wählen Sie unter „Adresse 1“ die Option „Straße“ aus. Dies enthält den Straßennamen. Bei Bedarf können Sie auch weitere Felder hinzufügen. Klicken Sie auf „OK“ , um fortzufahren.
Sie sehen, dass die Adresse im Format wie im Screenshot unten angezeigt hinzugefügt wird. Klicken Sie auf OK , um fortzufahren.
Jetzt passen wir die Begrüßungsnachricht an. Navigieren Sie dazu zur Registerkarte „Mailings “ und klicken Sie auf „Begrüßungszeile“.
Im Dialog „Grußzeile einfügen“ können Sie unter „Grußzeilenformat“ das gewünschte Grußzeilenformat auswählen . Wählen Sie unter „Grußzeile für ungültige Empfängernamen“ das Format für unbekannte Empfänger. Unter „Vorschau“ wird eine Vorschau der vorgenommenen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf „OK“ , um fortzufahren.
Um AddressBlock jetzt hervorzuheben, navigieren Sie zu „Startseite“ und wenden Sie Farbe und Schriftart darauf an.
Navigieren Sie zur Registerkarte „Sendungen“ und klicken Sie im Menü „Fertig stellen und zusammenführen“ auf „Einzelne Dokumente bearbeiten“.
Es öffnet sich das Dialogfeld „Mit neuem Dokument zusammenführen“ . Sie können „Aktueller Datensatz“ auswählen. Wir wählen „Alle“ , um alle Empfänger anzuzeigen. Klicken Sie auf „OK“ , um den Brief jedes Empfängers anzuzeigen.
Wie Sie im Screenshot unten sehen können, hat Mail Merge Briefe für alle in der Stadt Akron wohnenden Empfänger mit den jeweiligen Straßennamen erstellt.
Mithilfe der Serienbrieffunktion können Sie außerdem Folgendes erstellen:
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