Um in Outlook eine Besprechungseinladung zu erstellen und zu versenden, öffnen Sie den Kalender, erstellen Sie eine Besprechung, fügen Sie Teilnehmer hinzu, wählen Sie Datum und Uhrzeit und klicken Sie auf „ Senden“ . In der neuen Outlook-Version für Windows und Outlook im Web wählen Sie „Kalender“ > „Neues Ereignis“ . In der klassischen Outlook-Version für Windows wählen Sie „Neue Elemente“ > „Besprechung aus E-Mail“ oder „Neue Besprechung aus Kalender“. Eine Besprechungseinladung ermöglicht es Eingeladenen, zu antworten; ein Termin ohne Teilnehmer wird nur in Ihrem eigenen Kalender angezeigt.
Die Bezeichnungen in Outlook variieren je nach Version und Konto. Die folgenden Schritte gelten für das neue Outlook, die Web-App und das klassische Outlook, damit Sie die passenden Menünamen auf Ihrem Bildschirm verwenden können.
Öffnen Sie ein Besprechungsformular. Wählen Sie in der neuen Outlook-Version „Kalender “ und anschließend „Neues Ereignis“ . In Outlook im Web wählen Sie „Neues Ereignis“ > „Ereignis“ . In der klassischen Outlook-Version erstellen Sie eine Anfrage über „Neue Elemente“ > „Besprechung im Posteingang“ oder „Neue Besprechung im Kalender“. Alternativ können Sie in der klassischen Outlook-Version auch die Tastenkombination Strg+Umschalt+Q verwenden . Microsoft beschreibt die versionsspezifischen Pfade in der Anleitung zur Outlook-Besprechungsplanung .
Fügen Sie einen Betreff und Teilnehmer hinzu. Geben Sie einen kurzen, aussagekräftigen Titel ein, damit die Empfänger wissen, warum die Besprechung in ihrem Kalender steht. Wählen Sie „Teilnehmer einladen“ und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person ein. Markieren Sie wichtige Teilnehmer als „Erforderlich“ und Personen, deren Teilnahme optional ist, als „ Optional “. „Optional“ bedeutet, dass die Teilnahme nicht erwartet wird; die Person kann die Einladung aber trotzdem annehmen. In Outlook (klassisch) fügen Sie die Teilnehmer in der Zeile „An“ hinzu oder verwenden Sie die Teilnehmersteuerung im Terminplanungs-Assistenten.
Wählen Sie Datum und Uhrzeit. Geben Sie Start- und Endzeit ein oder wählen Sie „Ganztägig“ für eine ganztägige Veranstaltung. Falls Ihr Konto Zeitfenster vorschlägt, wählen Sie ein passendes aus. Bei Microsoft 365- oder Exchange-Konten für Arbeit und Schule zeigt der Terminplanungs-Assistent die Verfügbarkeit der Eingeladenen an. Überprüfen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone vor dem Senden, insbesondere wenn sich die Teilnehmer in verschiedenen Regionen befinden. Outlook speichert Besprechungszeiten in UTC und zeigt jedem Empfänger die entsprechende Zeit in seiner Kalenderzeitzone an; siehe die Zeitzonenhinweise von Microsoft .
Fügen Sie einen Ort oder eine Online-Besprechung hinzu. Geben Sie die Raum- oder Straßenadresse unter „Ort“ ein . Je nach Konto und Organisation bietet Outlook möglicherweise eine Raumsuche oder einen Raumfinder an. Wenn Ihr Konto mit Teams verbunden ist, aktivieren Sie die Option „Teams-Besprechung“ , um die Details der Online-Besprechung einzufügen. Stellen Sie sicher, dass der Link in der Einladung angezeigt wird, bevor Sie sie senden. Verwenden Sie für andere Videoplattformen den Link des Anbieters und fügen Sie ihn im Feld „Ort“ oder im Nachrichtentext ein. Microsoft erklärt, wie Teams-Besprechungen in Outlook geplant werden .
Fügen Sie die Tagesordnung, Dateien und den Wiederholungsplan hinzu. Nutzen Sie das Nachrichten- oder Beschreibungsfeld, um Zweck, Vorbereitung und alle relevanten Links für die Teilnehmer aufzulisten. Hängen Sie gegebenenfalls Dateien an, sofern Ihre Outlook-Version dies zulässt. Für eine wiederkehrende Besprechung wählen Sie in der neuen Outlook-Version oder in Outlook im Web „ Wiederkehrend “ oder „Als wiederkehrende Besprechung einrichten “ und legen Sie anschließend das Intervall und das Enddatum fest. In der klassischen Outlook-Version wählen Sie „Besprechung“ > „Wiederholung“ , legen das Muster fest und klicken auf „OK“ . Überprüfen Sie die Besprechungsreihe sorgfältig: Eine wiederkehrende Einladung erstellt mehrere Kalendereinträge. Wählen Sie daher ein Enddatum, das zum Plan passt.
Überprüfen Sie die Teilnehmerliste, den Betreff, das Datum, die Zeitzone, den Ort bzw. die Teams-Details, die Wiederholung und die Anhänge. Klicken Sie anschließend auf „Senden“ . Outlook sendet die Besprechungsanfrage an die Eingeladenen und verfolgt die Antworten, sofern unterstützt. Sollten Sie nach dem Senden einen Fehler feststellen, öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Kalender, bearbeiten Sie sie und senden Sie eine Aktualisierung, damit die vorhandenen Teilnehmer die Änderung erhalten.
Eingeladene können die Einladung öffnen und „Annehmen “ , „Vorläufig“ oder „Ablehnen“ auswählen . In Outlook im Web können sie auch direkt aus der Nachrichtenliste zusagen oder absagen; unter „Weitere Optionen“ stehen zusätzliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Eine angenommene Einladung erscheint normalerweise im Kalender des Empfängers, die genaue Darstellung kann jedoch je nach Konto oder Kalenderdienst des Empfängers variieren. Microsoft beschreibt die schnelle Zusage oder Absage in Outlook im Web .
Um als Organisator die Antworten einzusehen, öffnen Sie die Besprechung im Kalender und wählen Sie in Outlook 365 „Nachverfolgung“ , um den Nachverfolgungsbereich zu öffnen. In Outlook 365 öffnen Sie die Besprechung und wählen im Menüband „Besprechung“ die Option „Nachverfolgung“ . Die Liste zeigt an, wer zugesagt, vorläufig zugesagt, abgelehnt oder nicht geantwortet hat. Ein leerer Status oder „Keine Antwort“ bedeutet nicht automatisch eine Ablehnung. Microsoft weist darauf hin, dass die Sichtbarkeit der Antworten für Gäste von deren Outlook-Version und der Zugehörigkeit zur selben Microsoft 365-Organisation abhängt. In Outlook 365 wird ein Gast, der keine Antwort sendet, möglicherweise nicht als antwortend angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Anleitung zum Nachverfolgungsbereich und den Hinweisen zur Sichtbarkeit von Antworten .
Prüfen Sie zunächst, ob Sie das neue Outlook, das klassische Outlook oder Outlook im Web verwenden. Microsoft stellt separate Anleitungen bereit, da die Menüs nicht identisch sind. Falls der Terminplanungs-Assistent fehlt oder keine Verfügbarkeit anzeigt, enthält Ihr Konto möglicherweise keine Arbeits- oder Schuldaten, oder Ihre Organisation schränkt diese ein. Sie können Datum und Uhrzeit weiterhin manuell eingeben. Falls ein Teams-Schalter nicht verfügbar ist, fügen Sie den von Ihrer Organisation genehmigten Konferenzlink und -ort hinzu und überprüfen Sie, ob diese Angaben in der Einladung sichtbar sind.
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