So erstellen und senden Sie eine Besprechungseinladung aus Outlook

Besprechungseinladungen wurden lange vor Besprechungen online gestellt. Angesichts der Popularität von digitalen Planern, Online-Kalendern und webbasierten Veranstaltungen liegt es nahe, dass Einladungen entsprechend verwaltet werden.

Die meisten Online-Events bieten einen einfachen Link, den Sie mit potenziellen Teilnehmern teilen können. Der Link fügt die Veranstaltung zu einem Online-Kalender hinzu. Mit Outlook können Sie etwas Ähnliches erstellen, das jedoch nicht an ein Online-Ereignis gebunden ist.

Besprechungseinladung in Outlook

In Outlook können Sie eine Kalendereinladung zu einem Ereignis senden. Dieses Ereignis kann online oder offline sein. Es liegt ganz bei Ihnen, und bei der Funktion von Outlook geht es weniger um die Art des Ereignisses als vielmehr um die Art der Einladung, die Sie senden möchten.

Eine Outlook-Besprechungseinladung kann an mehrere Personen gesendet werden, die Empfänger können sie annehmen oder ablehnen und Sie können sehen, wer teilnimmt und wer nicht.

Wenn eine Einladung von einem Empfänger angenommen wird, wird das Ereignis/Meeting automatisch zu seinem Kalender hinzugefügt. 

Besprechungseinladung erstellen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Einladung in Outlook für Microsoft 365 zu erstellen.

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Neue Nachricht.
3. Wählen Sie Besprechung aus . Ein neues Fenster wird geöffnet.

1. Geben Sie dem Meeting einen Namen/Titel.
2. Für Teilnehmer, die anwesend sein müssen, geben Sie ihre E-Mail-Adresse in das Pflichtfeld ein.
3. Für Teilnehmer, die sich vom Meeting abmelden können, geben Sie ihre E-Mail-Adresse in das optionale Feld ein. 
4. Wählen Sie eine Start- und Endzeit sowie ein Datum aus. Wenn das Meeting oder Ereignis den ganzen Tag dauert, wählen Sie Ganzer Tag.
5. Wenn das Meeting in mehreren Zeitzonen stattfinden soll , wählen Sie Zeitzonen und dann die Zeitzone aus, in der die Einladung erstellt wird.
6. Wenn die Besprechung wiederkehrend ist , zB eine wöchentliche oder tägliche Mitarbeiterbesprechung, wählen Sie Wiederkehrend machen.
7. Wählen Sie den wiederkehrenden Zeitraum für das Meeting aus.
8. Fügen Sie eine Nachricht hinzu, hängen Sie Dateien an , die für das Meeting benötigt werden, und senden Sie die Einladung.

Besprechungseinladung annehmen

Besprechungseinladungen können in den meisten E-Mail-Clients und auf der Weboberfläche eines E-Mail-Dienstes angenommen werden. Wenn Sie Outlook verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Besprechungseinladung anzunehmen (oder abzulehnen).

1. Doppelklicken Sie auf die Einladung (sie wird als E-Mail in Ihrem Posteingang angezeigt).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren und wählen Sie Antwort jetzt senden aus .
3. Um das Meeting abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen .

Besprechungsantwort anzeigen

Das Anzeigen der Antwort auf eine Besprechung ist einfach, wenn Sie wissen, wo Sie danach suchen müssen. 

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Klicken Sie unten in der Spalte links auf das Kalendersymbol .
3. Suchen Sie das Meeting in Ihrem Kalender.
4. Doppelklicken Sie auf das Meeting , um es zu öffnen.
5. Rufen Sie die Registerkarte Verfolgung auf.
6. Sie sehen eine Liste der Teilnehmer , die die Einladung angenommen, abgelehnt oder vorläufig angenommen haben.

Fazit

Eine Outlook-Besprechungseinladung kann zu Gmail hinzugefügt werden. Gmail kann die empfangene Nachricht beim Senden einer Einladung analysieren und in einen Google Kalender-Termin umwandeln. Es wird in der Lage sein, die meisten Informationen in der Einladung zu speichern.