Microsoft Word 2010 enthält die Funktion „Dokument vorbereiten“, die Ihnen eine bessere Kontrolle über den Dokumentinhalt bietet. Mit verschiedenen Optionen wie Dokumentenschutz, Einbetten digitaler Signaturen, Hinzufügen von Metadaten, Kompatibilitätsprüfung mit früheren Word-Versionen und Verschlüsselung können Sie Ihr Dokument widerstandsfähiger und sicherer machen. Die Funktion bereitet Ihr Dokument für die weltweite Verbreitung oder Veröffentlichung vor und bietet Optionen zum Erzwingen verschiedener Aktionen für das Dokument. Da die Funktion in Word 2010 standardmäßig ausgeblendet ist, ist ein umständliches Verfahren erforderlich. Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie diese Optionen sichtbar machen und erklärt die grundlegende Verwendung jeder einzelnen Option.
Zunächst müssen wir die Vorbereitungsbefehle in Word 2010 sichtbar machen. Starten Sie dazu Microsoft Word 2010, gehen Sie zum Menü Datei , klicken Sie auf Optionen und im linken Bereich auf Menüband anpassen. Wählen Sie im rechten Bereich aus der Dropdown-Liste Befehle auswählen die Option Alle Befehle aus und suchen Sie nach dem Befehl Vorbereitung . Klicken Sie nun im linken Bereich auf Neue Registerkarte, ändern Sie den Namen in Vorbereitung und klicken Sie dann auf Neue Gruppe , um eine Gruppe in der neu erstellten Registerkarte zu erstellen und geben Sie ihr einen geeigneten Namen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Hinzufügen >>, um den Vorbereitungsbefehl zur neu erstellten Gruppe hinzuzufügen . Klicken Sie auf OK , um das Dialogfeld Word-Optionen zu schließen .
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-4538-0829093523809.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Sie sehen die neu erstellte Registerkarte „Vorbereiten“ . Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche „ Vorbereiten“ , um weitere Optionen anzuzeigen (siehe Screenshot unten).
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-9062-0829093526047.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Wir werden kurz jede in diesem Dropdown-Menü verfügbare Option besprechen.
Eigenschaften:
Klicken Sie auf Eigenschaften , um Metadaten hinzuzufügen und Ihr Dokument detaillierter zu beschreiben. Wie im Screenshot unten zu sehen, können Sie Autor, Titel, Betreff, Schlüsselwörter, Kategorie, Status und Kommentare hinzufügen.
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-1441-0829093527021.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Klicken Sie auf „Dokumenteigenschaften“, um weitere Optionen anzuzeigen, und klicken Sie auf „ Erweiterte Eigenschaften“ , um Ihrem Dokument weitere Metadaten hinzuzufügen.
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Überprüfen:
Mit dieser Funktion können Sie das gesamte Dokument durch Aktivieren verschiedener Optionen überprüfen. Sie stellt sicher, dass nichts verborgen ist, was der Benutzer später herausfinden könnte, und prüft, ob Sie im Dokument Metadaten angegeben haben, die der Leser nicht sehen soll. Außerdem prüft sie auf unsichtbaren Text, XML (eXtensible Markup Language), Kommentarkopfzeilen, Fußzeilen, Wasserzeichen, Revisionen, Versionen und Anmerkungen.
Wenn Sie auf „Dokument prüfen“ klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, welche Art von Inhalt Sie prüfen möchten. Wenn Sie mit einem großen Dokument arbeiten, kann die vollständige Prüfung einige Zeit in Anspruch nehmen.
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-826-0829093528967.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Dokument verschlüsseln:
Es ermöglicht dem Benutzer, Dokumente zu schützen. Sie können ein Kennwort eingeben, das Ihr Dokument vor unbefugter Nutzung schützt und so die Wahrscheinlichkeit externer Sicherheitslücken mindert. Dieses Kennwort kann, wenn es vergessen wird, nicht wiederhergestellt werden.
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Berechtigung einschränken:
Mit dieser Option können Sie die Nutzung des Dokuments einschränken. Sie können den Benutzern/Lesern dieses Dokuments bestimmte Rechte erteilen, indem Sie ihnen Leserechte, das Drucken, Änderungen oder das Speichern des Dokuments auf andere Weise gewähren.
Diese Funktion arbeitet mit RMS (Rights Management Services) für Windows zusammen, indem zunächst Anmeldeinformationen eingerichtet werden. Sie können jedoch auch ohne RMS Einschränkungen definieren, indem Sie die Testversion von Microsoft verwenden. Wenn Sie RMS zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich registrieren.
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Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu:
Wie der Name schon sagt, ist dies dasselbe wie das Signieren eines Dokuments auf herkömmliche Weise. Der kleine Unterschied besteht darin, dass Ziffern erforderlich sind, um Ihr Dokument als exklusiv zu kennzeichnen. Es ermöglicht dem Benutzer, die Integrität und Vertraulichkeit eines Dokuments zu überprüfen. Durch die digitale Signatur des Dokuments können Sie Ihr Dokument besser vor unbefugter externer Nutzung und Diebstahl schützen und letztendlich die Wahrscheinlichkeit von Plagiaten jeglicher Art verringern.
Sie können auch Ihre eigene digitale Signatur erstellen. Der Verifizierungsprozess wird jedoch nicht von zertifizierten Drittanbietern oder Verbindungspersonen durchgeführt. Daher ist die Überprüfung der Echtheit des Dokuments für den Endbenutzer etwas schwierig. Sie können es jedoch auf Ihrem eigenen Computer überprüfen. Die bessere Möglichkeit zum Hinzufügen einer digitalen Signatur besteht darin, eine digitale ID von einem Microsoft-Partner zu erhalten.
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-6764-0829093532239.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Als endgültig markieren:
Mit dieser Funktion können Sie das Dokument als endgültige Version markieren. Die Markierung „Final“ bedeutet, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist. Anschließend wird das Dokument schreibgeschützt und gespeichert. Tipp- und Bearbeitungsbefehle sowie Korrekturmarkierungen werden deaktiviert.
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-7940-0829093533426.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Kompatibilität prüfen
Mit dieser Funktion können Sie die Kompatibilität des Dokuments mit früheren Versionen von Microsoft Word überprüfen. So können Sie feststellen, ob Ihr Dokument in früheren Versionen von Word ordnungsgemäß geladen wird.
![Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]](/resources8/r252/image-4734-0829093534346.jpg "Word 2010-Dokument zur Verteilung vorbereiten [Menü „Vorbereiten“]")
Sie können sich auch unsere zuvor besprochenen Funktionen „ Merken und zur letzten bearbeiteten Zeile in Word 2010 zurückkehren“ und „Audio in Word 2010 einfügen“ ansehen .
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Microsoft Word 2010 enthält die Funktion „Dokument vorbereiten“, um mithilfe verschiedener Optionen eine bessere Kontrolle über den Dokumentinhalt zu ermöglichen, wie beispielsweise:
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