So fügen Sie eine Dropdown-Liste in Google Tabellen hinzu: 2 schnelle Methoden

Um in Google Tabellen eine Dropdown-Liste hinzuzufügen, wählen Sie die Zelle oder den Bereich aus, in dem die Daten eingegeben werden sollen, und klicken Sie dann auf Einfügen > Dropdown- Liste . Im Regeleditor können Sie „Aus einem Bereich auswählen“ wählen , um in Zellen gespeicherte Werte zu verwenden, oder „Dropdown-Liste“ , um direkt eine kurze Auswahl an Optionen einzugeben. Die folgenden Anweisungen beziehen sich auf die aktuelle Desktop-Oberfläche.

Wählen Sie die richtige Methode

Beide Methoden verwenden eine Datenvalidierungsregel. Durch die Auswahl des gesamten Zielbereichs vor dem Erstellen der Regel können mehrere Zellen gleichzeitig abgedeckt werden. Google beschreibt auch weitere Einstiegspunkte, beispielsweise durch Rechtsklicken auf eine Zelle oder durch Öffnen von „ Daten“ > „Datenvalidierung“ .

Methode 1: Erstellen einer Dropdown-Liste aus einem Bereich

Verwenden Sie diese Vorgehensweise, wenn die Auswahlmöglichkeiten in Tabellenzellen verwaltet werden. In diesem Beispiel befinden sich die Aufgabennamen in Spalte A und die Status-Dropdown-Listen in Spalte B.

1. Tragen Sie jede zulässige Option in eine eigene Zelle einer Spalte ein. Tragen Sie die Werte in A2:A4 ein – Entwurf, Korrekturabzug und Veröffentlichungsseite – und platzieren Sie die Kopfzeile in A1 außerhalb des Quellbereichs. Markieren Sie die Zielzellen, z. B. B2:B100 . Sie können einen kleineren Bereich auswählen, wenn die Regel nur für wenige Zeilen gilt.
2. Wählen Sie Einfügen > Dropdown-Menü . Über das Menü Einfügen gelangen Sie direkt in den Regeleditor.

3. Wählen Sie unter „Kriterien“ die Option „Auswahl aus einem Bereich“ . Geben Sie im Feld „Quellbereich“ $A$2:$A$4 ein oder verwenden Sie die Bereichsauswahl, um die Zellen im Tabellenblatt auszuwählen. Befindet sich die Liste auf einem anderen Tabellenblatt, wählen Sie dieses Tabellenblatt und dessen Wertzellen mithilfe der Bereichsauswahl aus.

4. Überprüfen Sie den unter „Anwenden auf Bereich“ angezeigten Zielbereich , damit Sie die Regel nicht versehentlich der Quellliste zuweisen. Falls die Regel mehr oder weniger Zellen umfassen soll, passen Sie den Zielbereich vor dem Speichern an.
5. Legen Sie fest, wie Google Tabellen mit Einträgen umgehen soll, die nicht in der Liste enthalten sind. „Eingabe ablehnen “ blockiert den Eintrag; „Warnung anzeigen“ ermöglicht es dem Benutzer, den Eintrag beizubehalten, zeigt aber gleichzeitig eine Warnung an. In den erweiterten Optionen können Sie außerdem einen Darstellungsstil auswählen, z. B. Chip, Pfeil oder Klartext.
6. Klicken Sie auf „Fertig“ , öffnen Sie dann den Dropdown-Pfeil einer Zelle und wählen Sie einen Wert aus. Wenn sich die Quellzellen ändern, werden die bereichsbasierten Auswahlmöglichkeiten entsprechend aktualisiert.

Diese Methode eignet sich gut für gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen, da die Auswahlmöglichkeiten zentral verwaltet werden können, ohne jede Validierungsregel einzeln bearbeiten zu müssen. Wählen Sie nur die Zellen aus, die tatsächliche Auswahlmöglichkeiten enthalten. Falls Sie eine Kopfzeile oder ungenutzte Zeilen einfügen, können diese als zusätzliche oder leere Menüeinträge erscheinen.

Methode 2: Dropdown-Optionen direkt eingeben

Verwenden Sie ein manuelles Dropdown-Menü für eine kompakte Liste, die sich selten ändert. Hier wird in einer Prüfspalte festgehalten, ob jede Aufgabe abgehakt wurde.

1. Wählen Sie die Zielzellen aus, beispielsweise C2:C100 unter der Überschrift „Audit-Status“.
2. Wählen Sie Einfügen > Dropdown-Liste und stellen Sie dann das Kriterium auf Dropdown-Liste ein . Dies ist die manuelle Option, im Gegensatz zur Dropdown-Liste aus einem Bereich.
3. Geben Sie den ersten Wert im Feld „Element“ ein. Klicken Sie für jeden weiteren Wert auf „Element hinzufügen“ und geben Sie „Geprüft“ , „Nicht geprüft“ und „Ausstehende Lieferungen“ als separate Optionen ein. Verwenden Sie die Steuerelemente des Elements, um Rechtschreibfehler zu korrigieren oder die Reihenfolge zu ändern, bevor Sie speichern.

4. Entscheiden Sie, ob Werte außerhalb der Liste abgelehnt oder eine Warnung angezeigt werden sollen, und wählen Sie einen Darstellungsstil, wenn Sie die Darstellung der Auswahlmöglichkeiten in den Zellen ändern möchten. Klicken Sie auf „ Fertig“ , um die Regel zu speichern.

Klicken Sie auf den Pfeil in einer Zielzelle, um einen Prüfstatus anzuwenden. Die Liste ist nun dem ausgewählten Bereich zugeordnet; Sie müssen die Regelzelle nicht auf das andere Tabellenblatt kopieren. Wenn sich die Prüfoptionen später ändern, bearbeiten Sie die Regel und aktualisieren Sie die Einträge.

Dropdown-Menü bearbeiten, entfernen oder Fehler beheben

• Der Pfeil oder das Menü fehlt: Wählen Sie eine Zielzelle aus und aktivieren Sie „Daten“ > „Datenvalidierung“ . Stellen Sie sicher, dass der Bereich „Anwenden auf“ der Regel diese Zelle abdeckt und dass das Dropdown-Menü in der Zelle aktiviert ist.
• Eine Auswahlmöglichkeit fehlt: Bei einer bereichsbasierten Regel prüfen Sie, ob der Quellbereich die Zelle mit dem entsprechenden Wert enthält und nicht vor der letzten Option endet. Überschriften dürfen nicht in den Bereich fallen. Bei einer manuellen Regel öffnen Sie diese und fügen das Element hinzu oder korrigieren es.
• Nutzer können andere Werte eingeben: Ändern Sie die Einstellung für ungültige Daten auf „Eingabe ablehnen“ . Falls Ausnahmen sinnvoll sind, behalten Sie die Option „Warnung anzeigen“ bei.
• Sie müssen die Liste überarbeiten: Wählen Sie eine Dropdown-Zelle aus, öffnen Sie „Daten“ > „Datenüberprüfung“ , bearbeiten Sie die Kriterien oder den Zielbereich und klicken Sie auf „Fertig“ . Um die Regel zu entfernen, wählen Sie im Editor „Regel entfernen“ .

Die genauen Steuerelemente und die spezifischen Schritte für Mobilgeräte finden Sie in Googles Anleitung zum Erstellen eines Dropdown-Menüs innerhalb einer Zelle . Details zur Darstellung finden Sie in Googles Übersicht zu Dropdown-Menüs .