Cómo restringir las fechas de vencimiento de los enlaces públicos en ownCloud Server

Si un enlace público de ownCloud permanece activo más tiempo del previsto por su organización, cambiar la fecha de un solo archivo no es suficiente. Un administrador puede establecer una fecha de caducidad predeterminada para los enlaces públicos y aplicar ese valor como máximo, de modo que los creadores de enlaces puedan elegir una fecha anterior, pero no puedan extender el acceso más allá de la política establecida. Las instrucciones que se muestran a continuación siguen la documentación de administración de ownCloud Server (Classic) 11.0. ownCloud Infinite Scale tiene una interfaz web y un modelo de configuración diferentes; no asuma que la ruta de configuración de Classic se aplica en esta versión.

Conozca qué controles tiene la configuración de caducidad.

Un enlace público es una URL que permite acceder a un archivo o carpeta compartida sin ser usuario de ownCloud. Los permisos del enlace determinan las acciones que puede realizar el visitante; su fecha de caducidad determina cuánto tiempo permanece disponible. En ownCloud Server, la fecha de caducidad del enlace público seleccionado se aplica al final del día especificado.

Una fecha de caducidad predeterminada establece una fecha o un período para compartir contenido nuevo. Según la política, los usuarios pueden modificar o eliminar esta configuración predeterminada. La opción "Aplicar como fecha de caducidad máxima" convierte la configuración predeterminada en un límite máximo: los usuarios pueden elegir una duración menor, pero no una fecha posterior. Esto no significa que todos los enlaces deban caducar exactamente el mismo día.

Estos controles son independientes de las políticas de caducidad para compartir con usuarios locales, grupos o usuarios remotos. Configure la sección de enlaces públicos cuando su objetivo sea limitar los enlaces a personas ajenas al sistema de la cuenta ownCloud. La guía de administración de uso compartido de archivos de ownCloud Server 11.0 documenta la configuración y su comportamiento con respecto a la fecha máxima.

Antes de cambiar la política

• Confirme el producto. Estos pasos corresponden a ownCloud Server Classic. Si su interfaz incluye Espacios y una barra lateral derecha de Recursos compartidos, es posible que esté utilizando Infinite Scale; su guía de usuario describe un flujo de uso compartido diferente. Pida al administrador de la instancia que consulte la documentación de administración de Infinite Scale correspondiente en lugar de buscar la casilla de verificación de Classic.
• Confirme el acceso de administrador. La regla de caducidad se encuentra en la configuración de uso compartido de administrador, no en el panel de uso compartido de archivos de un usuario normal. Necesita una cuenta con permisos para modificar la configuración del servidor.
• Elija un límite razonable. Determine cuánto tiempo suelen necesitar acceso los destinatarios externos y, a continuación, establezca un límite máximo que se ajuste a ese uso. Por ejemplo, un equipo que envía enlaces de revisión de corta duración puede elegir un plazo más corto que uno que comparte materiales de proyecto durante un mes. Estos son ejemplos de políticas, no configuraciones predeterminadas de ownCloud ni recomendaciones del proveedor.

Informe a los propietarios de los enlaces sobre los cambios que se producirán antes de aplicar la norma. Es posible que deban emitir un nuevo enlace con una fecha más corta si el flujo de trabajo actual prevé un acceso más prolongado.

Establezca una fecha de vencimiento máxima para los enlaces públicos.

1. Abra la configuración de uso compartido del administrador. Inicie sesión con una cuenta de administrador y acceda a la página de configuración administrativa; a continuación, abra la opción Compartir . La redacción exacta de la navegación puede variar según la versión o la traducción, pero la opción se encuentra en la configuración de uso compartido del administrador, tal como se describe en el manual del servidor.
2. Busque la política de enlaces públicos. En la sección que permite a los usuarios compartir mediante enlaces, localice la opción «Establecer fecha de caducidad predeterminada para los enlaces públicos compartidos» . Esta configuración es específica para enlaces públicos. No modifique las configuraciones con nombres similares para usuarios, grupos o recursos compartidos remotos, a menos que también desee modificar esas políticas.
3. Habilite la opción predeterminada y establezca su duración. Active la opción de caducidad predeterminada. Si su versión instalada muestra un control de duración o fecha, introduzca el límite aprobado por la organización y guarde la configuración. La documentación de Server 11.0 describe la opción predeterminada de enlace público, pero no especifica un número universal de días; elija un valor que coincida con su política de acceso y los controles que se muestran en su versión.
4. Aplicar el límite. Marque la casilla "Aplicar como fecha de vencimiento máxima" en la sección de enlaces públicos y guarde. Según la documentación de ownCloud, los usuarios pueden seleccionar una fecha de vencimiento anterior, mientras que la fecha predeterminada configurada es la máxima. Habilitar solo la fecha predeterminada no equivale a aplicar un límite máximo.
5. Verifica con un enlace de prueba. Crea un enlace público con un archivo de prueba y una cuenta que no sea confidencial. Confirma que la fecha de caducidad esté predefinida o sea obligatoria y, a continuación, intenta seleccionar una fecha posterior al límite configurado. El recurso compartido guardado no debería permitir una fecha superior a dicho límite. Confirma también que se puede guardar una fecha anterior si tu política lo permite. Evita realizar pruebas con contenido confidencial o enviar una URL de prueba a un destinatario externo.

Revisar enlaces que ya existen

No asuma que cambiar una configuración administrativa predeterminada sobrescribe automáticamente todos los enlaces públicos emitidos anteriormente. La guía de ownCloud Server explica el valor predeterminado y el plazo máximo de caducidad de los enlaces públicos, pero no garantiza que un cambio de política modifique la fecha de caducidad ni acorte la de todos los enlaces compartidos existentes. Revise los enlaces existentes por separado hasta que confirme el comportamiento de la versión instalada.

Abre el panel de uso compartido para los archivos o carpetas que tengan enlaces públicos, revisa la fecha de caducidad de cada enlace y edita la fecha o elimina el enlace si ya no es necesario. ownCloud admite varios enlaces públicos para un mismo elemento, así que revisa cada entrada en lugar de asumir que un archivo tiene solo un enlace. La documentación sobre enlaces públicos describe la configuración de los enlaces, incluida la fecha de caducidad, y la guía de uso compartido explica que un recurso compartido caduca al final de la fecha especificada y los destinatarios ya no pueden acceder a él.

Si un enlace sigue activo tras la entrada en vigor de la nueva política, reduzca su fecha de caducidad o elimínelo. Si su organización cuenta con numerosos enlaces, utilice las herramientas y los procedimientos administrativos compatibles con su versión específica de ownCloud; evite editar directamente la base de datos, ya que esto puede eludir la validación de la aplicación y no es un paso de configuración documentado para esta tarea.

Errores comunes que se deben evitar

• Establecer un valor predeterminado sin hacerlo obligatorio. Un valor predeterminado ayuda a los usuarios a elegir una fecha de vencimiento, pero la casilla de verificación independiente para el valor máximo es la que restringe las fechas posteriores.
• Modificar la política de uso compartido incorrecta. Los enlaces públicos son para personas que no pertenecen a la lista de usuarios de ownCloud. Los recursos compartidos locales, de grupo y federados tienen configuraciones de caducidad independientes.
• Se espera un recuento universal de días. El manual oficial no exige un período de póliza fijo. Su organización debe elegir y comunicar su propio límite.
• Confundir una URL compartida con un enlace privado. Un enlace privado dirige a un archivo solo para quienes tienen permiso; no es lo mismo que un enlace público. Asegúrate de estar editando la entrada del enlace público.
• Suponiendo que la expiración sea instantánea a medianoche en la zona horaria de cada usuario, ownCloud indica que la expiración ocurre al final de la fecha seleccionada. La hora del servidor es relevante para la expiración de la publicación. Realice la prueba teniendo en cuenta la zona horaria configurada del servidor.
• Olvidar que la caducidad es solo un control. No añade contraseña, no reduce permisos ni desactiva la creación de enlaces públicos. Si tu política lo requiere, configura por separado los requisitos de contraseña y permisos.

Comprueba que la restricción funciona.

Tras guardar la política de administración, cree un enlace público de prueba y verifique tres aspectos: que el enlace tenga una fecha de caducidad, que una fecha posterior no supere el máximo permitido y que haya una fecha anterior disponible donde se espera. A continuación, vuelva a consultar el enlace de prueba en el panel de uso compartido para confirmar la fecha guardada y revise los enlaces públicos anteriores por separado. La documentación de la API de OCS Share también define el valor de caducidad de un recurso compartido como una fecha e indica que un enlace público caduca al final de ese día; esto resulta útil para los administradores que verifican los recursos compartidos mediante una integración aprobada.

Finalmente, confirme que el enlace de prueba ya no es accesible después de su fecha de vencimiento utilizando una cuenta de prueba autorizada y, a continuación, elimine el recurso compartido de prueba. Si un usuario aún puede seleccionar una fecha posterior al límite, vuelva a comprobar que la aplicación de la política de privacidad esté habilitada en la sección de enlaces públicos, confirme que ha editado la instancia correcta y consulte la documentación de su versión específica de ownCloud. Esto le permitirá verificar tanto la regla del administrador como el comportamiento que observan los usuarios.