Comment limiter la durée de validité des liens publics sur un serveur ownCloud

Si un lien ownCloud public reste actif plus longtemps que prévu par votre organisation, modifier la date d'un seul fichier ne suffit pas. Un administrateur peut définir une date d'expiration par défaut pour les liens publics et imposer cette valeur comme durée maximale. Ainsi, les créateurs de liens peuvent choisir une date antérieure, mais ne peuvent pas prolonger l'accès au-delà de cette durée. Les instructions ci-dessous sont basées sur la documentation d'administration d'ownCloud Server (Classic) 11.0. ownCloud Infinite Scale possède une interface web et un modèle de configuration différents ; ne présumez pas que le chemin d'accès aux paramètres de la version Classic s'applique.

Sachez ce que contrôle le paramètre d'expiration

Un lien public est une URL permettant d'accéder à un fichier ou un dossier partagé sans être utilisateur d'ownCloud. Les autorisations du lien déterminent les actions possibles pour le visiteur ; sa date d'expiration détermine sa durée de validité. Sur ownCloud Server, l'expiration du lien public prend effet à la fin de la journée spécifiée.

Une date d'expiration par défaut est pré-remplie pour un nouveau partage. Selon la politique en vigueur, les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer cette date par défaut. L'option « Appliquer une date d'expiration maximale » transforme la date par défaut configurée en une limite : les utilisateurs peuvent choisir une durée de vie plus courte, mais pas une date ultérieure. Cela ne signifie pas que tous les liens expirent forcément le même jour.

Ces paramètres sont indépendants des politiques d'expiration des partages avec les utilisateurs locaux, les groupes ou les utilisateurs distants. Configurez la section « lien public » si vous souhaitez limiter les liens aux personnes extérieures au système de compte ownCloud. Le guide d'administration du partage de fichiers d'ownCloud Server 11.0 décrit ce paramètre et son comportement concernant la date limite de partage.

Avant de modifier la politique

• Veuillez confirmer le produit. Ces étapes concernent ownCloud Server Classic. Si votre interface comporte des espaces et une barre latérale Partages à droite, vous utilisez peut-être Infinite Scale ; son guide utilisateur décrit un flux de partage différent. Demandez à l’administrateur de l’instance de consulter la documentation d’administration d’Infinite Scale correspondante plutôt que de rechercher la case à cocher Classic.
• Vérifiez l'accès administrateur. La règle d'expiration se trouve dans les paramètres de partage d'administrateur, et non dans le panneau de partage de fichiers d'un utilisateur standard. Vous devez disposer d'un compte autorisé à modifier les paramètres du serveur.
• Choisissez une limite réaliste. Déterminez la durée d'accès habituelle des destinataires externes, puis définissez une durée maximale adaptée à cet usage. Par exemple, une équipe qui envoie des liens de révision éphémères peut opter pour une durée plus courte qu'une équipe qui partage des documents de projet pendant un mois. Il s'agit d'exemples de politiques, et non de paramètres par défaut d'ownCloud ni de recommandations du fournisseur.

Informez les propriétaires des liens des changements qui seront appliqués avant d'appliquer la règle. Ils devront peut-être créer un nouveau lien avec une date plus courte, alors que le flux de travail actuel prévoit un accès plus long.

Définissez une date d'expiration maximale pour les liens publics

1. Ouvrez les paramètres de partage administrateur. Connectez-vous avec un compte administrateur et accédez à la page des paramètres d'administration, puis ouvrez Partage . Le libellé exact de la navigation peut varier selon la version ou la traduction, mais l'option se trouve dans les paramètres de partage administrateur, comme décrit dans le manuel du serveur.
2. Recherchez la politique relative aux liens publics. Dans la section autorisant le partage par lien, repérez « Définir la date d'expiration par défaut des liens publics » . Ce paramètre concerne spécifiquement les liens publics. Ne modifiez pas les paramètres portant le même nom pour les partages d'utilisateurs, de groupes ou distants, sauf si vous prévoyez de modifier également ces politiques.
3. Activez la valeur par défaut et définissez sa durée. Activez l'option d'expiration par défaut. Si votre version installée affiche une durée ou une date de validité, saisissez la limite autorisée par l'organisation et enregistrez les paramètres. La documentation du serveur 11.0 décrit la valeur par défaut des liens publics, mais ne prescrit pas de durée unique ; choisissez une valeur correspondant à votre politique d'accès et aux options disponibles dans votre version.
4. Appliquez la limite. Cochez « Appliquer comme date d'expiration maximale » dans la section « Lien public » et enregistrez. Selon la documentation d'ownCloud, les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner une date d'expiration antérieure, tandis que la valeur par défaut configurée correspond à la date maximale. Activer uniquement la valeur par défaut ne revient pas à appliquer une date maximale.
5. Vérifiez avec un lien de test. À l'aide d'un fichier de test et d'un compte non sensible, créez un lien public. Assurez-vous qu'une date d'expiration est préremplie ou requise, puis essayez de sélectionner une date postérieure à la limite configurée. Le partage enregistré ne devrait pas autoriser une date au-delà de cette limite. Vérifiez également qu'une date antérieure peut être enregistrée si votre politique le permet. Évitez de tester avec du contenu confidentiel ou d'envoyer une URL de test à un destinataire externe.

Liens d'examen existants

Ne présumez pas que la modification d'un paramètre d'administration par défaut entraîne automatiquement la réécriture de tous les liens publics précédemment créés. Le guide du serveur ownCloud explique la durée de vie par défaut et maximale des liens publics, mais ne garantit pas explicitement qu'une modification de politique applique une date d'expiration rétroactive ou raccourcit la durée de vie de tous les partages existants. Traitez les liens existants comme un cas à part jusqu'à ce que vous ayez confirmé le comportement de votre version installée.

Ouvrez le panneau de partage des fichiers ou dossiers comportant des liens publics, vérifiez la date d'expiration de chaque lien et modifiez-la ou supprimez le lien s'il n'est plus nécessaire. ownCloud autorise plusieurs liens publics pour un même élément ; vérifiez donc chaque entrée au lieu de supposer qu'un fichier ne possède qu'un seul lien. La documentation relative aux liens publics décrit leurs paramètres, notamment leur expiration, et le guide de partage explique qu'un partage expire à la date indiquée et que les destinataires ne peuvent plus y accéder.

Si un lien reste actif après l'entrée en vigueur de la nouvelle politique, raccourcissez sa durée de validité ou supprimez-le. Si votre organisation possède de nombreux liens existants, utilisez les outils et procédures d'administration compatibles avec votre version spécifique d'ownCloud ; évitez de modifier directement la base de données, car cela peut contourner la validation de l'application et ne constitue pas une étape de configuration documentée pour cette tâche.

Erreurs courantes à éviter

• Définir une valeur par défaut sans l'imposer. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs de choisir une date d'expiration, mais c'est la case à cocher « Date maximale » qui limite les dates ultérieures.
• Modification incorrecte de la politique de partage. Les liens publics sont destinés aux personnes ne figurant pas dans la liste des utilisateurs d'ownCloud. Les partages locaux, de groupe et fédérés ont des paramètres d'expiration distincts.
• On s'attend à un décompte quotidien universel. Le manuel officiel n'impose pas de période de référence fixe. Votre organisation doit choisir et communiquer sa propre limite.
• Confondre une URL de partage avec un lien privé. Un lien privé pointe vers un fichier accessible uniquement aux personnes autorisées ; il est différent d’un lien public. Vérifiez que vous modifiez bien l’entrée du lien public.
• En supposant que l'expiration soit instantanée à minuit dans le fuseau horaire de chaque utilisateur, ownCloud indique une expiration à la fin de la date sélectionnée ; l'heure du serveur est déterminante pour l'expiration du partage. Testez en tenant compte du fuseau horaire configuré sur le serveur.
• Il est important de noter que l'expiration n'est qu'une mesure de contrôle parmi d'autres. Elle n'ajoute pas de mot de passe, ne réduit pas les autorisations et n'empêche pas la création de liens publics. Définissez séparément les exigences relatives aux mots de passe et aux autorisations si votre politique l'exige.

Vérifiez que la restriction fonctionne.

Après avoir enregistré la politique d'administration, créez un lien public de test et vérifiez trois points : le lien possède une date d'expiration, la date ultérieure ne peut pas dépasser la date maximale et une date plus courte reste disponible lorsque prévu. Ensuite, consultez à nouveau le lien de test dans le panneau de partage pour confirmer la date enregistrée et examinez séparément les anciens liens publics. La documentation de l'API OCS Share définit également la valeur d'expiration d'un partage comme une date et précise qu'un lien public expire à la fin de la journée spécifiée ; ceci est utile pour les administrateurs qui vérifient les partages via une intégration approuvée.

Enfin, vérifiez que le lien de test n'est plus accessible après sa date d'expiration à l'aide d'un compte de test autorisé, puis supprimez le partage de test. Si un utilisateur peut toujours sélectionner une date supérieure à la limite, vérifiez que l'application des restrictions a bien été activée dans la section des liens publics, assurez-vous d'avoir modifié la bonne instance et consultez la documentation correspondant à votre version d'ownCloud. Vous obtiendrez ainsi un contrôle concret de la règle d'administration et du comportement observé par les utilisateurs.