Outlook 2010 si distingue indiscutibilmente tra le app PIM (Personal Information Manager) disponibili sul mercato. Oltre a inviare e ricevere email, offre una serie di strumenti e funzionalità che consentono all'utente di gestire e organizzare attività, email, calendari e contatti in un'unica soluzione. Oggi approfondiremo i Contatti di Outlook 2010, tramite i quali è possibile aggiungere, modificare, gestire e organizzare facilmente l'elenco dei contatti.
Per iniziare, avvia Outlook 2010 per esaminare più da vicino le opzioni disponibili nella sezione Contatti. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Contatti.
Verrà visualizzata la finestra principale Contatti, che mostra i contatti esistenti.
Vai alla scheda Home, vedrai l'elenco dei gruppi di contatti: Nuovo, Elimina, Comunica, Visualizzazione corrente, Azioni, Condividi, Tag e Trova. Da questi gruppi puoi personalizzare i contatti esistenti in modo molto più efficace.
Analizzeremo più approfonditamente i gruppi. Da Nuovo gruppo puoi creare un nuovo contatto all'istante, cliccaci sopra per iniziare a inserire le informazioni richieste.
Da Nuovo gruppo di contatti, inizia a creare un nuovo gruppo partendo da zero, contenente diversi membri e le relative informazioni.
Nel Nuovo gruppo puoi anche creare nuovi elementi diversi, come ad esempio: E-mail, Appuntamento, Riunione, Contatto, Attività, ecc.
Per eliminare un contatto esistente, seleziona il contenuto desiderato e clicca sul pulsante Elimina.
Nel gruppo Comunica, hai a disposizione diverse opzioni per comunicare con i contatti esistenti. Seleziona il contatto e clicca su "E-mail". Puoi anche inviare un invito a una riunione al destinatario selezionato.
Esplora altre opzioni di comunicazione da Altre opzioni; puoi effettuare una chiamata, rispondere con un messaggio istantaneo, creare una voce di diario e assegnare un'attività al contatto selezionato.
Passando da Visualizzazione corrente a visualizzazioni diverse , verranno mostrati immediatamente i contatti nelle visualizzazioni selezionate.
Dai gruppi Azioni, puoi eseguire determinate azioni sui contatti. Dalle opzioni Sposta , seleziona la destinazione in cui desideri spostare il contatto selezionato. Da qui puoi spostare il contatto selezionato in cartelle diverse.
Se si desidera inviare un contatto per la stampa unione, fare clic su Stampa unione. Verrà visualizzata la finestra di dialogo in cui è necessario compilare i campi richiesti e specificare la posizione del documento, prima di fare clic su OK.
Poiché Outlook 2010 offre una straordinaria integrazione con le altre app della suite Office, è possibile inviare il contatto direttamente a OneNote con un solo clic.
Per condividere un contatto, seleziona l'opzione desiderata dal gruppo Condividi. Puoi inoltrarlo come biglietto da visita, contatto di Outlook e come messaggio di testo.
Dal gruppo Tag puoi associare tag diversi ai contatti, assegnare categorie colorate e rendere privato il contatto selezionato.
Per trovare un contatto specifico da un lungo elenco di contatti, basta inserire la parola chiave di ricerca nella casella di ricerca Trova un contatto .
Una delle funzioni più importanti è l'esportazione dei contatti, che gli utenti possono facilmente effettuare in diversi formati utilizzando questa guida (nota che richiede l'installazione di un componente aggiuntivo).
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