I dati nascosti in un documento Word possono includere commenti dei revisori, revisioni tracciate, proprietà dell'autore, testo nascosto, filigrane e XML personalizzato. In Word 2010 per Windows, esegui lo Strumento di ispezione documenti su una copia, esamina i risultati e rimuovi solo le categorie che intendi eliminare. Questo riduce la divulgazione accidentale, ma non è in grado di rilevare ogni modo in cui il contenuto può essere nascosto o ogni elemento incorporato.
Lo strumento di analisi dei documenti cerca diversi tipi di informazioni che potrebbero non essere immediatamente evidenti sulla pagina. A seconda del documento e della versione di Word, la sua lista di controllo può includere:
Leggete i risultati prima di scegliere "Rimuovi tutto" . La rimozione di una categoria potrebbe eliminare informazioni ancora necessarie e Microsoft avverte che le modifiche apportate con Inspector potrebbero non essere recuperabili con Annulla. Conservate una copia originale intatta.
Il controllo Testo nascosto di Document Inspector cerca il testo formattato con l'effetto Carattere nascosto di Word. Microsoft afferma che non rileva il testo nascosto con altri metodi, come il testo bianco su sfondo bianco. Anche il controllo Contenuto invisibile non rileva un oggetto coperto da un altro oggetto. Quando la riservatezza è importante, è consigliabile esaminare manualmente le aree sospette, i margini di pagina, le intestazioni, i piè di pagina e gli oggetti incorporati.
Alcuni file o oggetti incorporati potrebbero essere segnalati per una revisione manuale anziché essere rimossi automaticamente. Un foglio di calcolo, un grafico o un documento incorporato possono contenere dati propri; decidere se rimuoverlo o sostituirlo con un'immagine statica solo dopo aver verificato l'impatto di tale modifica sulla modificabilità e sull'accessibilità. Consultare le linee guida di Microsoft sui file e gli oggetti incorporati rilevati da Document Inspector .
Gestisci le modifiche rilevate come una decisione editoriale. Rivedi le modifiche e accettale o rifiutale prima di condividerle, se hai bisogno di una copia finale pulita. L'opzione " Nessun markup" nasconde solo il markup nella visualizzazione corrente, senza rimuovere le modifiche. Commenti e revisioni possono essere rivisti anche tramite lo strumento di ispezione del documento. Microsoft spiega la differenza nelle sue istruzioni relative alle modifiche rilevate .
Infine, esaminate personalmente il documento visibile e verificate eventuali contenuti che la scansione automatica non è in grado di valutare. Lo strumento di ispezione documenti è un utile passaggio di pulizia, non una certificazione che un file sia sicuro da pubblicare. I passaggi qui descritti si riferiscono a Word per Windows; Microsoft precisa che Word per Mac non include lo strumento di ispezione documenti. Per l'elenco di controllo e le istruzioni per la rimozione più recenti, consultate la guida di Microsoft sulla rimozione di dati nascosti e informazioni personali e la relativa panoramica sullo strumento di ispezione documenti .
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