Come creare e inviare un invito a una riunione in Outlook

Per creare e inviare un invito a una riunione in Outlook, apri Calendario, crea una riunione, aggiungi i partecipanti, scegli una data e un'ora e seleziona Invia . Nel nuovo Outlook per Windows e in Outlook sul Web, inizia con Calendario > Nuovo evento . Nel classico Outlook per Windows, scegli Nuovi elementi > Riunione da Posta o Nuova riunione da Calendario. Una richiesta di riunione consente agli invitati di rispondere; un appuntamento senza partecipanti è presente solo nel tuo calendario.

Le etichette di Outlook variano a seconda della versione e dell'account. I passaggi seguenti si applicano al nuovo Outlook, all'app Web e a Outlook classico, in modo da poter utilizzare i nomi di menu corrispondenti sullo schermo.

Crea e invia un invito alla riunione

1. Apri un modulo di riunione. Nel nuovo Outlook, seleziona Calendario , quindi Nuovo evento . In Outlook sul Web, seleziona Nuovo evento > Evento . In Outlook classico, crea una richiesta da Nuovi elementi > Riunione nella Posta in arrivo o da Nuova riunione in Calendario. Puoi anche usare Ctrl+Maiusc+Q in Outlook classico. Microsoft elenca i percorsi specifici per ogni versione nelle sue istruzioni per la pianificazione delle riunioni di Outlook .

   

2. Aggiungi un oggetto e i partecipanti. Inserisci un titolo breve e specifico in modo che i destinatari sappiano perché la riunione è stata aggiunta al loro calendario. Seleziona "Invita partecipanti" e inserisci il nome o l'indirizzo email di ciascuna persona. Contrassegna i partecipanti obbligatori come "Obbligatorio" e le persone la cui partecipazione è facoltativa come " Facoltativo" . "Facoltativo" indica che la partecipazione non è obbligatoria; non impedisce alla persona di accettare. In Outlook classico, aggiungi i partecipanti nel campo "A" oppure utilizza i controlli dei partecipanti nell'Assistente pianificazione.

   

3. Scegli una data e un'ora. Inserisci l'ora di inizio e di fine oppure seleziona " Tutto il giorno" per un evento che dura tutto il giorno. Se l'account offre fasce orarie suggerite, scegline una adatta. Per gli account aziendali e scolastici di Microsoft 365 o Exchange, l'Assistente pianificazione può mostrare la disponibilità dei partecipanti. Verifica la data, l'ora e il fuso orario visualizzati prima di inviare l'invito, soprattutto se i partecipanti si trovano in aree geografiche diverse. Outlook salva gli orari delle riunioni in UTC e mostra a ciascun destinatario l'equivalente nel fuso orario del proprio calendario; consulta le linee guida di Microsoft sui fusi orari .

   

4. Aggiungi una sede o una riunione online. Inserisci l'indirizzo della stanza o della via nel campo Posizione . A seconda del tuo account e dell'organizzazione, Outlook potrebbe offrire la ricerca di sale riunioni o uno strumento di ricerca sale. Se il tuo account è connesso a Teams, attiva l' opzione Riunione di Teams per includere i dettagli della riunione online. Verifica che il link venga visualizzato nell'invito prima di inviarlo. Per un'altra piattaforma video, utilizza il link del provider e includilo nel campo Posizione o nel corpo del messaggio. Microsoft spiega come pianificare le riunioni di Teams da Outlook .

   

5. Aggiungi l'ordine del giorno, i file e la pianificazione della ripetizione. Utilizza l'area del messaggio o della descrizione per elencare lo scopo, la preparazione e gli eventuali link necessari ai partecipanti. Allega i file pertinenti se la tua versione di Outlook lo consente. Per una riunione ricorrente, scegli Ricorrente o Rendi ricorrente nel nuovo Outlook o Outlook sul Web, quindi imposta l'intervallo e la data di fine. In Outlook classico, seleziona Riunione > Ricorrenza , imposta la sequenza e seleziona OK . Rivedi attentamente la serie: un invito ricorrente crea più voci di calendario, quindi scegli una data di fine che corrisponda al programma.

   

6. Rivedi e invia. Verifica l'elenco dei partecipanti, l'oggetto, la data, il fuso orario, la posizione o i dettagli di Teams, la ricorrenza e gli allegati. Quindi seleziona Invia . Outlook invia la richiesta di riunione agli invitati e tiene traccia delle risposte, se supportato. Se riscontri un errore dopo l'invio, apri la riunione dal tuo calendario, modificala e invia un aggiornamento in modo che i partecipanti esistenti ricevano la modifica.

   

Come rispondono gli invitati e come verificare le risposte

I destinatari possono aprire la richiesta e scegliere Accetta , Provvisorio o Rifiuta . In Outlook sul Web, possono anche confermare la propria partecipazione dall'elenco dei messaggi; Altre opzioni offrono ulteriori possibilità di scelta. Un invito accettato viene normalmente visualizzato nel calendario del destinatario, sebbene la visualizzazione esatta possa variare a seconda dell'account o del servizio di calendario del destinatario. Microsoft descrive la procedura di conferma rapida in Outlook sul Web .

Per visualizzare le risposte come organizzatore, apri la riunione dal Calendario e seleziona Monitoraggio per aprire il riquadro di monitoraggio nel nuovo Outlook. In Outlook classico, apri la riunione e seleziona Monitoraggio nella barra multifunzione Riunione. L'elenco mostra chi ha accettato, accettato provvisoriamente, rifiutato o non ha risposto. Uno stato vuoto o "Nessuna risposta" non equivale a un rifiuto. Microsoft precisa che la visibilità delle risposte per gli ospiti dipende dalla versione di Outlook utilizzata e dall'appartenenza alla stessa organizzazione di Microsoft 365; in Outlook classico, un ospite che sceglie di non inviare una risposta potrebbe non risultare tra coloro che hanno risposto. Consulta le istruzioni ufficiali per il riquadro di monitoraggio e le note sulla visibilità delle risposte .

Se le opzioni di riunione appaiono diverse

Innanzitutto, verifica se stai utilizzando la nuova versione di Outlook, la versione classica o Outlook sul Web; Microsoft fornisce istruzioni separate perché i menu non sono identici. Se l'Assistente pianificazione non è presente o non mostra la disponibilità, il tuo account potrebbe non fornire dati sulla disponibilità per lavoro o studio, oppure la tua organizzazione potrebbe limitarne l'accesso. Puoi comunque inserire manualmente data e ora. Se l'opzione per Teams non è disponibile, aggiungi il link di conferenza approvato e la posizione utilizzata dalla tua organizzazione, quindi verifica che tali dettagli siano visibili nell'invito.