Come creare e inviare un invito a una riunione da Outlook

Gli inviti alle riunioni sono stati spostati online molto prima delle riunioni. Data la popolarità dei pianificatori digitali, dei calendari online e degli eventi basati sul Web, è logico che gli inviti vengano gestiti di conseguenza.

La maggior parte degli eventi online fornisce un semplice collegamento che puoi condividere con i potenziali partecipanti. Il collegamento aggiunge l'evento a un calendario online. Con Outlook puoi creare qualcosa di simile ma non è legato a un evento online.

Invito alla riunione in Outlook

In Outlook, puoi inviare un invito del calendario a un evento. Questo evento può essere online o offline. Dipende interamente da te e la funzionalità di Outlook riguarda meno il tipo di evento e più il tipo di invito che desideri inviare.

Un invito a una riunione di Outlook può essere inviato a più persone, i destinatari possono accettarlo o rifiutarlo e puoi vedere chi partecipa e chi no.

Quando un invito viene accettato da un destinatario, l'evento/riunione viene aggiunto automaticamente al suo calendario. 

Crea invito alla riunione

Per creare un invito in Outlook per Microsoft 365, segui questi passaggi.

1. Apri Outlook.
2. Fare clic sulla freccia a discesa accanto a Nuovo messaggio.
3. Seleziona Riunione . Verrà aperta una nuova finestra.

1. Assegna un nome/titolo alla riunione.
2. Per i partecipanti che devono essere presenti, inserire la propria email nel campo Obbligatorio.
3. Per i partecipanti che possono rinunciare alla riunione , inserisci la loro email nel campo Facoltativo. 
4. Seleziona un'ora e una data di inizio e di fine. Se la riunione o l'evento durerà tutto il giorno, seleziona Tutto il giorno.
5. Se la riunione si terrà in più fusi orari , seleziona Fusi orari e scegli il fuso orario in cui verrà creato l'invito.
6. Se la riunione è ricorrente , ad esempio una riunione settimanale o giornaliera del personale, selezionare Rendi ricorrente.
7. Seleziona il periodo ricorrente per la riunione.
8. Aggiungi un messaggio e allega i file necessari per la riunione e invia l'invito.

Accetta l'invito alla riunione

Gli inviti alle riunioni possono essere accettati nella maggior parte dei client di posta elettronica e nell'interfaccia web di un servizio di posta elettronica. Se utilizzi Outlook, segui i passaggi seguenti per accettare (o rifiutare) un invito a una riunione.

1. Fare doppio clic sull'invito (apparirà come un'e-mail nella posta in arrivo).
2. Fare clic sul pulsante Accetta e selezionare Invia risposta ora .
3. Per rifiutare la riunione , fare clic sul pulsante Rifiuta .

Visualizza la risposta alla riunione

Visualizzare la risposta a una riunione è semplice se sai dove cercarla. 

1. Apri Outlook.
2. Fare clic sull'icona Calendario nella parte inferiore della colonna a sinistra.
3. Trova la riunione nel tuo calendario.
4. Fare doppio clic sulla riunione per aprirla.
5. Vai alla scheda Monitoraggio.
6. Vedrai un elenco di partecipanti che hanno accettato, rifiutato o accettato provvisoriamente l'invito.

Conclusione

È possibile aggiungere un invito a una riunione di Outlook a Gmail. Gmail è in grado di analizzare il messaggio ricevuto quando viene inviato un invito e convertirlo in un evento di Google Calendar. Sarà in grado di conservare la maggior parte delle informazioni nell'invito.