Come richiamare une-mail in Outlook (annulla e sostituisci)

Hai mai inviato un'e-mail al destinatario sbagliato? o hai dimenticato di allegare un documento importante ma ti sei ricordato solo dopo aver premuto invio?

Questi errori e molti altri sono quasi inevitabili per le persone che comunicano spesso via e-mail. E ogni volta che succede, ti ritrovi a cercare un pulsante per annullare l'invio.

Se utilizzi l'app Outlook, hai il lusso di richiamare un'e-mail. In questo articolo dettagliato, ti mostreremo come richiamare un'e-mail in Outlook per salvarti dall'imbarazzo derivante dall'invio di un'e-mail con errori. Inoltre, puoi anche modificare e inviare nuovamente il messaggio. Andiamo al punto.

Passaggi per richiamare e inviare nuovamente un'e-mail in Outlook

Per richiamare un'e-mail in Outlook, attenersi alla seguente procedura:

1. Apri l'app Outlook e vai sul lato sinistro della schermata e-mail di Outlook per trovare il pannello delle cartelle.
   
2. Fare clic su "Posta inviata". Qui vedrai tutti i messaggi che hai inviato in precedenza tramite Outlook. Individua il messaggio e-mail che desideri sostituire o richiamare.
   
3. Fare doppio clic sull'elemento per aprire il messaggio in una nuova finestra di posta elettronica di Outlook. La semplice selezione dell'e-mail dall'elenco e-mail non ti darà la possibilità di richiamare l'e-mail.
   
4. Per la barra multifunzione semplificata, fare clic sulla scheda Messaggio e selezionare il menu kebab o Altri comandi (...) dopo il comando Segnala messaggio.
5. Tuttavia, se hai configurato l'app Outlook sulla barra multifunzione classica, seleziona semplicemente la scheda Messaggio.
6. In entrambi i casi, una volta completati i passaggi precedenti, vedrai il comando Azioni. Per l'interfaccia della barra multifunzione semplificata, le azioni saranno nel menu di scelta rapida. Tuttavia, per lo stile classico della barra multifunzione, il comando Azioni dovrebbe trovarsi all'interno del menu della barra multifunzione stesso.
7. Ora, fai clic su Richiama questo messaggio dal comando Azioni.
   
8. A questo punto, se non vedi il comando Richiama questo messaggio, probabilmente la tua organizzazione non consente il richiamo della posta elettronica o non utilizza un server di posta elettronica di Microsoft Exchange.
9. Nella finestra di dialogo Richiama questo messaggio, troverai due azioni per il richiamo della posta elettronica. Uno ti consente di eliminare silenziosamente le e-mail non lette dalla cartella del destinatario. L'altro ti consente di sostituire l'e-mail richiamata.
10. Scegli l'opzione che ti piace e fai clic su OK per terminare il lavoro.

Requisiti per richiamare un messaggio su Outlook

Hai seguito questi passaggi, ma non riesci ancora a richiamare il tuo messaggio in Outlook? Il motivo potrebbe essere che non hai soddisfatto i requisiti.

Di seguito sono riportate alcune delle condizioni da soddisfare prima di poter accedere alla funzione di posta elettronica di richiamo di Outlook:

• Sia il mittente che il destinatario devono utilizzare il server Microsoft Exchange o l'account di posta elettronica Office 365 Outlook.
• Anche il mittente e il destinatario dovrebbero appartenere alla stessa organizzazione.
• Il destinatario non dovrebbe aver ancora aperto l'e-mail.
• Le regole di automazione di Outlook come l'assegnazione delle cartelle non hanno avuto accesso all'e-mail.
• Microsoft non ha ancora reso questa funzionalità disponibile per la versione Web di Outlook.
• Se il servizio Azure Information Protection protegge un messaggio di posta elettronica, la funzionalità di richiamo non funzionerà.

Pertanto, gli utenti aziendali sono i maggiori beneficiari della funzionalità di richiamo della posta elettronica di Outlook. Tuttavia, se l'e-mail di Outlook proviene dal lavoro o dalla scuola e il destinatario appartiene alla stessa entità, è probabile che tu possa utilizzare la funzione di e-mail di richiamo senza alcun ostacolo.

Suggerimento bonus: il tuo destinatario può abilitare una regola per elaborare automaticamente le richieste. Ciò significa che l'app Outlook del destinatario invia una risposta automatica a ogni messaggio ricevuto. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che sono in un anno sabbatico o non sono disponibili a leggere le e-mail in quel momento.

Se ciò accade, puoi comunque richiamare il tuo messaggio con successo, questo perché il tuo destinatario non ha letto il messaggio. Tuttavia, riceveranno una notifica che hai eliminato un messaggio.

Cosa fare se non è possibile annullare l'invio di un'e-mail in Outlook

L'opzione di richiamo non funzionerà una volta che il destinatario ha aperto il messaggio. Se il tuo destinatario considera i tuoi messaggi un'alta priorità o è probabile che li apra immediatamente dopo che sono stati inviati, questo vanifica l'intero scopo perché devi essere in grado di modificare il tuo messaggio di errore prima che il destinatario lo apra.

Per questo motivo, ti consigliamo di programmare i tuoi messaggi. In questo modo hai abbastanza tempo per rivedere la tua e-mail prima che venga consegnata e correggere eventuali errori commessi. Pertanto, potresti non aver nemmeno bisogno di richiamare la tua e-mail.

Ecco come programmare i tuoi messaggi su Outlook:

1. Fare clic su "File" nell'angolo in alto a destra dello schermo
2. Vedrai una nuova schermata con le informazioni del tuo account, fai clic su "Regole e avvisi"
3. Nella schermata Regole e avvisi, fai clic su "Nuova regola"
4. Apparirà una schermata pop-up, seleziona "Applica regole ai messaggi che invio"
5. Non inserire nulla nella casella "Modifica la regola", fai clic su Avanti e conferma la tua scelta
6. Un'altra schermata pop-up mostrerà dove ti verrà chiesto cosa vuoi fare con il messaggio, fai clic su "rinvia la consegna di alcuni minuti" e inserisci per quanto tempo vuoi che i tuoi messaggi da inviare rimangano nel tuo dominio prima che venga consegnato ai tuoi destinatari.
7. Assegna un nome a questa regola e fai clic su Fine.

Domande frequenti sul richiamo dei messaggi su Outlook

Di solito ci sono molte domande su come richiamare un'e-mail in Outlook. Di seguito sono riportate alcune delle domande più importanti e le relative risposte:

Posso richiamare e sostituire il mio messaggio dopo che il destinatario lo ha aperto?

No, devi richiamare il messaggio prima che il destinatario lo apra. Il messaggio potrebbe trovarsi nella loro cartella della posta in arrivo, ma finché non l'hanno ancora aperto, puoi richiamare e sostituire i

Il richiamo dei messaggi di posta elettronica funzionerà ogni volta?

Alcuni fattori possono ostacolare le tue possibilità di essere in grado di ricordare il tuo messaggio. Per essere al sicuro, ti consigliamo di adattarti all'opzione "pianifica messaggio" di cui abbiamo discusso

Il mio destinatario saprà che ho richiamato un messaggio?

Sì, il destinatario riceverà una notifica che lo informa che hai eliminato un messaggio. Tuttavia, devi essere veloce, altrimenti il ​​destinatario potrebbe aprire il messaggio prima che tu lo elimini.

Come faccio a sapere se ho richiamato un messaggio?

Saprai che il tuo messaggio è stato richiamato perché non apparirà più nella tua cartella dei messaggi inviati ma apparirà automaticamente nelle tue bozze. Da qui, puoi scegliere di modificare il tuo messaggio e inviarlo nuovamente per sostituirlo

Come faccio a inviare nuovamente un messaggio richiamato?

Se hai modificato il tuo messaggio richiamato in modo soddisfacente, invialo nuovamente tramite:

• Fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e fai clic su reinvia (per Mac)
• Fai clic su File, quindi vai su Info e fai clic su Reinvia e richiama (per Windows)

Con questi suggerimenti, ora sai come richiamare un'e-mail su Outlook. Ma non finisce qui; puoi anche modificare e inviare nuovamente l'e-mail. Pertanto, l'app Outlook ti offre la possibilità di annullare l'invio di un'email e ti consente di rinnovare il tuo messaggio di posta elettronica con nuove idee.

Potresti anche voler imparare come modificare la tua firma in Outlook per apportare alcune modifiche dell'ultimo minuto prima di inviare un'e-mail aziendale.