Word 2010 include la funzionalità Stampa Unione , che consente all'utente di creare documenti (lettere, e-mail, fax ecc.) sostanzialmente identici, ma contenenti elementi univoci come nome del destinatario, indirizzo, numero di contatto, città, stato, ecc. Questa funzionalità consente all'utente di creare un documento per più destinatari più facilmente, semplicemente selezionando i nomi dei destinatari e scegliendo il documento. I dati personali di ciascun destinatario verranno aggiunti automaticamente al documento, evitando agli utenti di dover inserire le informazioni personali di ciascun destinatario in ogni documento, con un conseguente notevole risparmio di tempo. Questo articolo spiegherà come utilizzare questa funzionalità tramite una semplice procedura guidata.
Avviare Word 2010, passare alla scheda Lettere e, dalle opzioni Avvia stampa unione , fare clic su Creazione guidata stampa unione passo passo.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Stampa unione sul lato della finestra del documento Word, dove è possibile specificare il tipo di documento che si desidera creare. Noi selezioneremo Lettere, quindi fare clic su Avanti: Documento iniziale nella parte inferiore della finestra di dialogo.
In questa fase, ti verranno fornite diverse opzioni per creare lettere. Noi sceglieremo una procedura semplice selezionando un modello. Fai clic su Seleziona modello.
Si aprirà la finestra di dialogo Seleziona modello , dove potrai scegliere un modello adatto. Useremo il modello Median Letter . Fai clic su OK per continuare.
Sul lato sinistro della finestra puoi vedere che il modello è stato importato nel documento; nel riquadro di destra, fai clic su Avanti: Seleziona destinatari.
In questo passaggio puoi scegliere diverse opzioni per importare l'elenco dei destinatari: selezioneremo un elenco esistente e faremo clic su Sfoglia per importare l'elenco dei destinatari desiderati.
Utilizzeremo l'elenco dei destinatari creato in Excel 2010. Il nome del foglio di lavoro è Mail e lo importeremo in Word Mail Merge.
Scegli un foglio di lavoro Excel e fai clic su Apri per importarlo.
Apparirà la finestra di dialogo Seleziona tabella , ora scegli il foglio di lavoro che contiene i dati richiesti, se la prima riga contiene intestazioni di colonna, abilita l'opzione La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna e fai clic su OK.
Vedrete il foglio di lavoro "Posta" nella finestra di dialogo "Destinatari Stampa Unione" . Qui potete filtrare i destinatari in base alle intestazioni di colonna. Se vogliamo inviare lettere ai destinatari residenti nella città di Akron, selezioneremo Akron dal menu a discesa "Città" .
Cliccando, verranno visualizzati solo i destinatari residenti ad Akron. Qui è anche possibile eseguire diverse azioni sull'elenco, come: Ordina, Filtra, Trova duplicati, Trova destinatari e convalida indirizzo. Clicca su OK per procedere.
Ora vai alla scheda Invii e clicca su Blocco indirizzi.
Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci blocco indirizzo . Da "Specifica elementi indirizzo", scegliere il formato in cui si desidera visualizzare il nome del destinatario. In "Anteprima" è possibile visualizzare l'anteprima delle modifiche apportate. In "Correggi problemi", fare clic su "Corrispondenza campi" per inserire un nuovo campo nella lettera, poiché si desidera includere l'indirizzo del destinatario.
Apparirà la finestra di dialogo "Corrispondenza campi", ora dalle opzioni "Indirizzo 1" seleziona "Via". Questo includerà il nome della via. Puoi anche includere altri campi, se necessario. Fai clic su "OK" per continuare.
Vedrai che l'indirizzo verrà aggiunto al formato come mostrato nello screenshot qui sotto. Fai clic su OK per continuare.
Ora personalizzeremo il messaggio di saluto: per farlo, andiamo alla scheda Invii e clicchiamo su Riga di saluto.
Nella finestra di dialogo Inserisci riga di saluto , puoi scegliere il formato di saluto desiderato da Formato riga di saluto. In Riga di saluto per nomi di destinatari non validi, seleziona il formato per destinatari sconosciuti. In Anteprima, viene visualizzata l'anteprima delle modifiche apportate. Fai clic su OK per continuare.
Ora, per rendere AddressBlock più visibile, vai su Home e applica colore e stili di carattere.
Passare alla scheda Invii e dal menu Completa e unisci fare clic su Modifica singoli documenti.
Si aprirà la finestra di dialogo " Unisci in nuovo documento" , dove potrai scegliere "Record corrente" e " Tutti " per visualizzare tutti i destinatari. Fai clic su "OK" per visualizzare la lettera di ciascun destinatario.
Come puoi vedere nello screenshot qui sotto, la funzione Stampa unione ha creato le lettere di ciascun destinatario residente nella città di Akron con i rispettivi nomi delle strade.
Utilizzando la stampa unione, puoi anche creare:
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