Excel 2010 및 Word 2010에서 자동 채우기(RAND 함수)
Microsoft Office 제품군 애플리케이션은 문서와 스프레드시트를 자동으로 채우는 기능을 제공합니다. 이 글에서는 다음과 같은 방법을 안내해 드리겠습니다.
Word 2010 메일 병합
Word 2010에는 편지 병합 기능이 포함되어 있어, 기본적으로 동일하지만 수신자 이름, 주소, 연락처 번호, 도시, 주 등 고유한 요소를 포함하는 문서(편지, 이메일, 팩스 등)를 만들 수 있습니다. 수신자 이름과 문서 선택만으로 여러 수신자에 대한 문서를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다. 각 수신자의 개인 정보가 문서에 자동으로 추가되므로 모든 문서에 각 수신자의 개인 정보를 일일이 입력할 필요가 없어 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 이 글에서는 간단한 마법사를 통해 이 기능을 사용하는 방법을 설명합니다.
Word 2010을 실행하고, 편지 탭으로 이동한 다음, 편지 병합 시작 옵션 에서 단계별 편지 병합 마법사를 클릭합니다.
Word 문서 창 옆에 편지 병합 대화 상자 가 나타납니다 . 여기서 만들고 싶은 문서 유형을 지정할 수 있습니다. 여기서는 편지를 선택하고 대화 상자 하단에서 다음: 시작 문서를 클릭합니다 .
이 단계에서는 편지를 작성할 수 있는 다양한 옵션이 제공됩니다. 템플릿을 선택하는 간단한 절차를 따르겠습니다. "템플릿 선택"을 클릭하세요.
템플릿 선택 대화 상자가 나타나면 적합한 템플릿을 선택하세요. 여기서는 Median Letter 템플릿을 사용하겠습니다 . '확인'을 클릭하여 계속 진행하세요.
창의 왼쪽에서 템플릿이 문서로 가져온 것을 볼 수 있습니다. 오른쪽 창에서 ' 다음: 수신자 선택'을 클릭합니다.
이 단계에서는 수신자 목록을 가져오기 위해 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다. 기존 목록을 선택하고 찾아보기를 눌러 원하는 수신자 목록을 가져옵니다.
Excel 2010에서 만든 수신자 목록을 사용하겠습니다. 워크시트의 이름은 '메일' 이고 , 이를 Word 메일 병합으로 가져오겠습니다 .
Excel 워크시트를 선택하고 '열기'를 클릭하여 가져옵니다.
표 선택 대화 상자가 나타나면 필요한 데이터가 들어 있는 워크시트를 선택합니다. 첫 행에 열 머리글이 있는 경우 데이터의 첫 행에 열 머리글 포함 옵션을 활성화하고 확인을 클릭합니다.
편지 병합 받는 사람 대화 상자 에 메일 워크시트가 표시됩니다 . 여기서 열 머리글을 기준으로 받는 사람을 필터링할 수 있습니다. 애크런 시에 거주하는 받는 사람에게 편지를 보내려면 , 도시 드롭다운 옵션 에서 애크런을 선택합니다 .
클릭하면 애크런에 거주하는 수신자만 표시됩니다. 여기에서 정렬, 필터링, 중복 항목 찾기, 수신자 찾기, 주소 확인 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 확인을 클릭하여 계속 진행하세요.
이제 메일링 탭으로 이동하여 주소 블록을 클릭하세요 .
주소 블록 삽입 대화 상자가 나타나면 "주소 요소 지정 "에서 수신자 이름을 표시할 형식을 선택합니다. "미리 보기" 에서 변경 사항이 적용되는 내용을 미리 볼 수 있습니다. 수신자 주소를 포함하려면 "문제 수정"에서 "필드 일치"를 클릭하여 편지에 새 필드를 삽입합니다.
필드 일치 대화 상자가 나타나면 주소 1 옵션에서 도로명을 선택하세요. 도로명이 포함됩니다. 필요한 경우 다른 필드도 포함할 수 있습니다. 확인을 클릭하여 계속하세요.
아래 스크린샷과 같이 주소가 형식에 추가된 것을 확인할 수 있습니다. '확인'을 클릭하여 계속 진행하세요.
이제 인사말 메시지를 사용자 지정해 보겠습니다. 이를 위해 메일링 탭으로 가서 인사말 줄을 클릭하세요 .
[인사말 삽입] 대화 상자 의 [인사말 형식] 에서 원하는 인사말 형식을 선택할 수 있습니다 . [잘못된 수신자 이름에 대한 인사말] 에서 [알 수 없는 수신자에 대한 인사말] 형식을 선택하세요. [미리 보기]에서 변경 사항의 미리 보기가 표시됩니다. [확인]을 클릭하여 계속하세요.
이제 AddressBlock을 더 눈에 띄게 만들려면 홈 으로 이동하여 색상과 글꼴 스타일을 적용하세요.
메일링 탭 으로 이동한 후 완료 및 병합 메뉴 에서 개별 문서 편집을 클릭합니다.
새 문서에 병합 대화 상자가 나타납니다 . '현재 레코드'를 선택하고 , '모두'를 선택하면 모든 수신자가 표시 됩니다 . '확인'을 클릭하면 각 수신자의 편지가 표시됩니다.
아래 스크린샷에서 볼 수 있듯이, Mail Merge는 Akron시에 거주하는 각 수신자의 각각의 거리 이름을 사용하여 편지를 만들었습니다.
메일 병합을 사용하면 다음을 만들 수도 있습니다.
- 라벨이나 봉투 세트 : 반송 주소는 모든 라벨이나 봉투에 동일하지만, 목적지 주소는 각 라벨이나 봉투마다 고유합니다.
- 일련의 양식 편지, 이메일 메시지 또는 팩스: 모든 편지, 메시지 또는 팩스의 기본 내용은 동일하지만 각각 이름, 주소 또는 기타 개인 데이터와 같이 개별 수신자에게 특정한 정보를 포함합니다.
- 번호가 매겨진 쿠폰 세트: 쿠폰은 모두 동일하지만 각각 고유한 번호가 포함되어 있습니다.
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