Jak utworzyć i wysłać zaproszenie na spotkanie z Outlooka

Zaproszenia na spotkania były przenoszone online na długo przed spotkaniami. Biorąc pod uwagę popularność cyfrowych planistów, kalendarzy online i wydarzeń internetowych, jest uzasadnione, że zaproszenia są odpowiednio zarządzane.

Większość wydarzeń online zawiera prosty link, który możesz udostępnić potencjalnym uczestnikom. Link dodaje wydarzenie do kalendarza online. W programie Outlook możesz utworzyć coś podobnego, ale nie jest to powiązane z wydarzeniem online.

Zaproszenie na spotkanie w Outlooku

W Outlooku możesz wysłać zaproszenie z kalendarza na wydarzenie. To wydarzenie może być online lub offline. To zależy wyłącznie od Ciebie, a funkcja Outlooka w mniejszym stopniu dotyczy rodzaju wydarzenia, a bardziej rodzaju zaproszenia, które chcesz wysłać.

Zaproszenie na spotkanie programu Outlook można wysłać do wielu osób, adresaci mogą je zaakceptować lub odrzucić, a także zobaczyć, kto uczestniczy, a kto nie.

Po zaakceptowaniu zaproszenia przez odbiorcę wydarzenie/spotkanie jest automatycznie dodawane do jego kalendarza. 

Utwórz zaproszenie na spotkanie

Aby utworzyć zaproszenie w programie Outlook dla Microsoft 365, wykonaj następujące kroki.

1. Otwórz Outlooka.
2. Kliknij strzałkę w dół obok Nowa wiadomość.
3. Wybierz Spotkanie . Otworzy się nowe okno.

1. Nadaj spotkaniu nazwę/tytuł.
2. W przypadku uczestników, którzy muszą być obecni, wprowadź ich adres e-mail w polu Wymagane.
3. W przypadku uczestników, którzy mogą zrezygnować ze spotkania , wpisz ich adres e-mail w polu Opcjonalne. 
4. Wybierz godzinę i datę rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli spotkanie lub wydarzenie będzie trwało cały dzień, wybierz Cały dzień.
5. Jeśli spotkanie odbędzie się w wielu strefach czasowych , wybierz Strefy czasowe i wybierz strefę czasową, w której tworzone jest zaproszenie.
6. Jeśli spotkanie ma charakter cykliczny , np. cotygodniowe lub codzienne spotkanie personelu, wybierz opcję Ustaw cykliczne.
7. Wybierz okres cykliczny spotkania.
8. Dodaj wiadomość i załącz pliki potrzebne na spotkanie, a następnie wyślij zaproszenie.

Zaakceptuj zaproszenie na spotkanie

Zaproszenia na spotkania można akceptować w większości klientów poczty e-mail oraz w interfejsie internetowym usługi poczty e-mail. Jeśli korzystasz z programu Outlook, wykonaj poniższe czynności, aby zaakceptować (lub odrzucić) zaproszenie na spotkanie.

1. Kliknij dwukrotnie zaproszenie (pojawi się jako wiadomość e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej).
2. Kliknij przycisk Akceptuj i wybierz Wyślij odpowiedź teraz .
3. Aby odrzucić spotkanie , kliknij przycisk Odrzuć .

Wyświetl odpowiedź na spotkanie

Przeglądanie odpowiedzi na spotkanie jest proste, jeśli wiesz, gdzie jej szukać. 

1. Otwórz Outlooka.
2. Kliknij ikonę kalendarza na dole kolumny po lewej stronie.
3. Znajdź spotkanie w swoim kalendarzu.
4. Kliknij dwukrotnie spotkanie, aby je otworzyć.
5. Przejdź do zakładki Śledzenie.
6. Zobaczysz listę uczestników, którzy zaakceptowali, odrzucili lub wstępnie zaakceptowali zaproszenie.

Wniosek

Zaproszenie na spotkanie w programie Outlook można dodać do Gmaila. Gmail może przeanalizować wiadomość otrzymaną po wysłaniu zaproszenia i przekonwertować ją na wydarzenie w Kalendarzu Google. Będzie mógł zachować większość informacji zawartych w zaproszeniu.