Para criar e enviar um convite para uma reunião no Outlook, abra o Calendário, crie uma reunião, adicione participantes, escolha uma data e hora e selecione Enviar . No novo Outlook para Windows e no Outlook na Web, comece com Calendário > Novo evento . No Outlook clássico para Windows, escolha Novos Itens > Reunião do Email ou Nova Reunião do Calendário. Um convite para reunião permite que os convidados respondam; um compromisso sem participantes aparece apenas no seu calendário.
Os nomes dos menus no Outlook variam de acordo com a versão e a conta. Os passos abaixo abrangem o novo Outlook, o aplicativo web e o Outlook clássico, para que você possa usar os nomes de menu correspondentes na sua tela.
Abra um formulário de reunião. No novo Outlook, selecione Calendário e, em seguida, Novo evento . No Outlook na Web, selecione Novo evento > Evento . No Outlook clássico, crie uma solicitação em Novos itens > Reunião na sua Caixa de Entrada ou Nova reunião no Calendário. Você também pode usar Ctrl+Shift+Q no Outlook clássico. A Microsoft lista os caminhos específicos de cada versão nas instruções de agendamento de reuniões do Outlook .
Adicione um assunto e os convidados. Insira um título curto e específico para que os destinatários saibam por que a reunião está em seus calendários. Selecione " Convidar participantes" e insira o nome ou endereço de e-mail de cada pessoa. Marque os participantes essenciais como "Obrigatórios" e as pessoas cuja presença é opcional como "Opcional" . "Opcional" indica que a presença não é esperada; isso não impede que a pessoa aceite o convite. No Outlook clássico, adicione pessoas na linha "Para" ou use os controles de participantes no Assistente de Agendamento.
Escolha uma data e hora. Insira os horários de início e término ou selecione " O dia todo" para um evento que dure o dia inteiro. Se a conta oferecer sugestões de horários, escolha um que funcione para você. Para contas corporativas e escolares do Microsoft 365 ou Exchange, o Assistente de Agendamento pode mostrar a disponibilidade dos convidados. Verifique a data, a hora e o fuso horário exibidos antes de enviar, principalmente quando os participantes estiverem em regiões diferentes. O Outlook salva os horários das reuniões em UTC e mostra a cada destinatário o equivalente no fuso horário do calendário dessa pessoa; consulte as orientações da Microsoft sobre fusos horários .
Adicione um local ou uma reunião online. Insira o endereço da sala ou a rua em "Local" . Dependendo da sua conta e organização, o Outlook pode oferecer uma busca de salas ou um localizador de salas. Se a sua conta estiver conectada ao Teams, ative a opção de reunião do Teams para incluir os detalhes da reunião online. Confirme se o link aparece no convite antes de enviar. Para outra plataforma de vídeo, use o link do provedor e inclua-o no local ou no corpo da mensagem. A Microsoft explica como agendar reuniões do Teams a partir do Outlook .
Adicione a agenda, os arquivos e o cronograma de recorrência. Use a área de mensagem ou descrição para listar o objetivo, o preparo e quaisquer links necessários para os participantes. Anexe arquivos relevantes, se a sua versão do Outlook permitir. Para uma reunião recorrente, escolha Recorrente ou Tornar recorrente no novo Outlook ou no Outlook na Web e, em seguida, defina o intervalo e a data de término. No Outlook clássico, selecione Reunião > Recorrência , defina o padrão e selecione OK . Revise a série cuidadosamente: um convite recorrente cria várias entradas no calendário, portanto, escolha uma data de término que corresponda ao plano.
Revise e envie. Verifique a lista de participantes, o assunto, a data, o fuso horário, o local ou os detalhes do Teams, a recorrência e os anexos. Em seguida, selecione Enviar . O Outlook envia o convite para a reunião aos participantes e registra as respostas, quando compatível. Se você notar algum erro após o envio, abra a reunião no seu calendário, edite-a e envie uma atualização para que os participantes já presentes recebam a alteração.
Os convidados podem abrir a solicitação e escolher Aceitar , Provisório ou Recusar . No Outlook na Web, eles também podem confirmar presença (RSVP) na lista de mensagens; Mais opções oferece escolhas adicionais. Um convite aceito normalmente aparece no calendário do destinatário, embora a exibição exata possa variar de acordo com a conta ou o serviço de calendário do destinatário. A Microsoft descreve a confirmação de presença rápida (RSVP) no Outlook na Web .
Para revisar as respostas como organizador, abra a reunião no Calendário e selecione Acompanhamento para abrir o painel de acompanhamento no novo Outlook. No Outlook clássico, abra a reunião e selecione Acompanhamento na faixa de opções Reunião. A lista mostra quem aceitou, aceitou provisoriamente, recusou ou não respondeu. Um status em branco ou "Sem resposta" não é o mesmo que uma recusa. A Microsoft observa que a visibilidade das respostas dos convidados depende da versão do Outlook e se eles pertencem à mesma organização do Microsoft 365; no Outlook clássico, um convidado que optar por não enviar uma resposta pode não aparecer como tendo respondido. Consulte as instruções oficiais do painel de acompanhamento e as observações sobre a visibilidade das respostas .
Primeiro, verifique se você está usando o novo Outlook, o Outlook clássico ou o Outlook na Web; a Microsoft mantém instruções diferentes porque os menus não são idênticos. Se o Assistente de Agendamento estiver ausente ou não mostrar disponibilidade, sua conta pode não fornecer dados de disponibilidade de trabalho ou escolar, ou sua organização pode restringir esse recurso. Você ainda pode inserir a data e a hora manualmente. Se a opção do Teams estiver indisponível, adicione o link e o local de conferência aprovados que sua organização usa e confirme se esses detalhes estão visíveis no convite.
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