O Word 2010 inclui o recurso Mala Direta , que permite ao usuário criar documentos (cartas, e-mails, faxes etc.) essencialmente iguais, mas que contêm elementos exclusivos, como nome do destinatário, endereço, número de contato, cidade, estado, etc. Ele facilita a criação de um documento para vários destinatários, bastando selecionar os nomes dos destinatários e escolher o documento. Os dados pessoais do destinatário serão adicionados automaticamente ao documento, o que evita que os usuários precisem escrever as informações pessoais de cada destinatário em todos os documentos, economizando bastante tempo. Este artigo abordará como usar esse recurso por meio de um assistente simples.
Abra o Word 2010, navegue até a aba Correspondências e, em Opções de início de mala direta , clique em Assistente de mala direta passo a passo.
Isso abrirá a caixa de diálogo Mala direta ao lado da janela do documento do Word. Aqui você pode especificar o tipo de documento que deseja criar. Selecionaremos Cartas e clicaremos em Avançar: Documento inicial na parte inferior da caixa de diálogo.
Nesta etapa, você terá diferentes opções para criar cartas. Escolheremos um procedimento simples, selecionando o modelo. Clique em Selecionar modelo.
Isso abrirá a caixa de diálogo Selecionar modelo . Escolha um modelo adequado. Usaremos o modelo Carta Mediana . Clique em OK para continuar.
No lado esquerdo da janela, você pode ver que o modelo foi importado para o documento. No painel direito, clique em Avançar: Selecionar destinatários.
Nesta etapa, você pode escolher diferentes opções para importar a lista de destinatários. Selecionaremos uma lista existente e clicaremos em Procurar para importar a lista de destinatários desejada.
Usaremos uma lista de destinatários criada no Excel 2010. O nome da planilha é Mail , que importaremos para o Word Mail Merge.
Escolha uma planilha do Excel e clique em Abrir para importar.
A caixa de diálogo Selecionar tabela será exibida. Agora, escolha a planilha que contém os dados necessários. Se a primeira linha contiver cabeçalhos de coluna, ative a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna e clique em OK.
Você verá a planilha de e-mail na caixa de diálogo "Destinatários da Mala Direta" . Aqui, você pode filtrar os destinatários com base nos títulos das colunas. Se quisermos enviar cartas para destinatários que moram na cidade de Akron, selecionaremos Akron nas opções suspensas da cidade .
Ao clicar, serão exibidos apenas os destinatários que residem em Akron. Aqui, você também pode realizar diferentes ações na lista, como: Classificar, Filtrar, Encontrar duplicatas, Encontrar destinatários e Validar endereço. Clique em OK para prosseguir.
Agora navegue até a aba Correspondências e clique em Bloco de Endereços.
Você acessará a caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço . Em Especificar Elementos de Endereço, escolha o formato no qual deseja exibir o nome do destinatário. Em Visualizar, você pode ver a prévia das alterações que afetam o destinatário. Em Corrigir Problemas, clique em Corresponder Campos para inserir um novo campo na carta, pois queremos incluir o endereço do destinatário.
A caixa de diálogo "Campos de Correspondência" será exibida. Agora, nas opções de Endereço 1 , selecione "Rua". Isso incluirá o nome da rua. Você também pode incluir outros campos, se necessário. Clique em OK para continuar.
Você verá que o endereço foi adicionado ao formato mostrado na captura de tela abaixo. Clique em OK para continuar.
Agora vamos personalizar a mensagem de saudação. Para isso, navegue até a aba Correspondências e clique em Linha de saudação.
Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudação , você pode escolher o formato de saudação desejado em Formato de Linha de Saudação. Em Linha de Saudação para nomes de destinatários inválidos, escolha o formato para destinatários desconhecidos. Em Visualizar, será exibida uma prévia das alterações feitas. Clique em OK para continuar.
Agora, para deixar o AddressBlock mais destacado, navegue até a página inicial e aplique cores e estilos de fonte sobre ele.
Navegue até a aba Correspondências e, no menu Concluir e Mesclar , clique em Editar Documentos Individuais.
A caixa de diálogo "Mesclar para Novo Documento" será exibida . Você pode escolher "Registro Atual" e selecionar "Todos" para visualizar todos os destinatários. Clique em OK para exibir a carta de cada destinatário.
Agora, como você pode ver na captura de tela abaixo, o Mail Merge criou cartas de cada destinatário residente na cidade de Akron com seus respectivos nomes de ruas.
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