Cum să reapelați un e-mail în Outlook (Anulați trimiterea și înlocuirea)

Ați trimis vreodată un e-mail unui destinatar greșit? sau ai uitat să atașezi un document important, dar ți-ai amintit doar după ce ai apăsat trimite?

Aceste greșeli și multe altele sunt aproape inevitabile pentru persoanele care comunică frecvent prin e-mail. Și de fiecare dată când se întâmplă, te trezești căutând un buton de anulare a trimiterii.

Dacă utilizați aplicația Outlook, aveți luxul de a reaminti un e-mail. În acest articol pas cu pas, vă vom arăta cum să reamintiți un e-mail în Outlook pentru a vă salva de jena care vine de la trimiterea unui e-mail cu greșeli. În plus, puteți edita și retrimite mesajul. Să ajungem la asta.

Pași pentru a retrage și retrimite un e-mail în Outlook

Pentru a reaminti un e-mail în Outlook, urmați acești pași:

1. Deschideți aplicația Outlook și navigați în partea stângă a ecranului de e-mail Outlook pentru a găsi panoul de foldere.
   
2. Faceți clic pe „Articole trimise”. Aici veți vedea toate mesajele pe care le-ați trimis anterior prin Outlook. Găsiți mesajul de e-mail pe care doriți să îl înlocuiți sau să îl rechemați.
   
3. Faceți dublu clic pe element pentru a deschide mesajul într-o nouă fereastră de e-mail Outlook. Doar selectarea e-mailului din lista de e-mail nu vă va oferi opțiunea de rechemare a e-mailului.
   
4. Pentru Panglică simplificată, faceți clic pe fila Mesaj și selectați meniul kebab sau Mai multe comenzi (…) după comanda Raportați mesaj.
5. Dar, dacă ați configurat aplicația Outlook la Panglica clasică, pur și simplu selectați fila Mesaj.
6. În ambele cazuri, odată ce finalizați pașii de mai sus, veți vedea comanda Acțiuni. Pentru interfața Panglică simplificată, Acțiunile vor fi în meniul contextual. Cu toate acestea, pentru stilul Panglică clasică, comanda Acțiuni ar trebui să fie în meniul panglică în sine.
7. Acum, faceți clic pe Recall this message din comanda Actions.
   
8. În acest moment, dacă nu vedeți comanda Recall this message, probabil, organizația dvs. nu permite rechemarea e-mailurilor sau nu utilizează un server de e-mail Microsoft Exchange.
9. În caseta de dialog Recall This Message, veți găsi două acțiuni pentru rechemarea e-mailului. One vă permite să ștergeți în tăcere e-mailurile necitite din folderul destinatarului. Celălalt vă permite să înlocuiți e-mailul rechemat.
10. Alegeți opțiunea care vă place și faceți clic pe Ok pentru a finaliza lucrarea.

Cerințe pentru rechemarea unui mesaj pe Outlook

Ați urmat acești pași, dar încă nu vă puteți reaminti mesajul în Outlook? Motivul poate fi că nu ați îndeplinit cerințele.

Următoarele sunt câteva dintre condițiile care trebuie îndeplinite înainte de a putea accesa caracteristica de e-mail de rechemare Outlook:

• Atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să utilizeze serverul Microsoft Exchange sau contul de e-mail Office 365 Outlook.
• De asemenea, expeditorul și destinatarul ar trebui să fie din aceeași organizație.
• Destinatarul nu ar fi trebuit să fi deschis încă e-mailul.
• Regulile de automatizare Outlook, cum ar fi atribuirea folderelor, nu au accesat e-mailul.
• Microsoft nu a pus încă această caracteristică disponibilă pentru versiunea Outlook Web.
• Dacă serviciul Azure Information Protection protejează un mesaj de e-mail, funcția de retragere nu va funcționa.

Astfel, utilizatorii de afaceri sunt cei mai interesați de caracteristica de reamintire a e-mailului din Outlook. Cu toate acestea, dacă e-mailul Outlook este de la serviciu sau de la școală, iar destinatarul este de la aceeași entitate, probabil că puteți utiliza funcția de rechemare a e-mailului fără nicio piedică.

Sfat bonus: destinatarul poate activa o regulă pentru a procesa automat cererile. Aceasta înseamnă că aplicația Outlook a destinatarului trimite un răspuns automat la fiecare mesaj pe care îl primește. Acest lucru s-ar putea datora faptului că sunt într-un an sabatic sau nu sunt disponibili pentru a citi e-mailurile în acel moment.

Dacă se întâmplă acest lucru, vă puteți reaminti în continuare mesajul cu succes, deoarece destinatarul dvs. nu a citit mesajul. Cu toate acestea, vor primi o notificare că ați șters un mesaj.

Ce trebuie să faceți dacă nu puteți anula trimiterea unui e-mail în Outlook

Opțiunea de retragere nu va funcționa după ce destinatarul a deschis mesajul. Dacă destinatarul dvs. consideră că mesajele dvs. sunt o prioritate ridicată sau este probabil să le deschidă imediat după ce sunt trimise, atunci acest lucru încalcă întregul scop, deoarece trebuie să puteți modifica mesajul de eroare înainte ca destinatarul să-l deschidă.

Din acest motiv, vă recomandăm să vă programați mesajele. În acest fel, aveți suficient timp pentru a vă revizui e-mailul înainte de a fi livrat și pentru a corecta orice erori au fost făcute. Astfel, s-ar putea să nu fie nevoie nici măcar să vă amintiți e-mailul.

Iată cum vă programați mesajele pe Outlook:

1. Faceți clic pe „Fișiere” în colțul din dreapta sus al ecranului
2. Veți vedea un nou ecran cu informațiile contului dvs., faceți clic pe „Reguli și alerte”
3. Pe ecranul Reguli și alerte, faceți clic pe „Regulă nouă”
4. Va apărea un ecran pop-up, selectați „Aplicați reguli pentru mesajele pe care le trimit”
5. Nu introduceți nimic în caseta „Editați regula”, doar faceți clic pe Următorul și confirmați alegerea
6. Un alt ecran pop-up va arăta unde veți fi întrebat ce doriți să faceți cu mesajul, faceți clic pe „amână livrarea cu câteva minute” și introduceți cât timp doriți să rămână mesajele pe care le trimiteți în domeniul dvs. înainte de a fi livrat destinatarilor dvs.
7. Denumiți această regulă și faceți clic pe Terminare.

Întrebări frecvente despre rechemarea mesajelor pe Outlook

De obicei, există o mulțime de întrebări referitoare la modul de a reaminti un e-mail în Outlook. Mai jos sunt câteva dintre cele mai importante întrebări și răspunsurile lor:

Pot să îmi amintesc și să-mi înlocuiesc mesajul după ce destinatarul îl deschide?

Nu, trebuie să reamintești mesajul înainte ca destinatarul să-l deschidă. Este posibil ca mesajul să fie în dosarul căsuței primite, dar atâta timp cât nu l-au deschis încă, puteți reaminti și înlocui.

Rechemarea mesajelor de e-mail va funcționa de fiecare dată?

Unii factori vă pot împiedica șansele de a vă reaminti mesajul. Pentru a fi pe cea mai sigură parte, vă sfătuim să vă adaptați la opțiunea „programare mesaj” despre care am discutat

Va ști destinatarul meu că mi-am amintit un mesaj?

Da, destinatarul dvs. va primi o notificare care îl informează că ați șters un mesaj. Trebuie să fii rapid, altfel, destinatarul ar putea deschide mesajul înainte de a-l șterge.

Cum știu dacă mi-am amintit un mesaj?

Veți ști că mesajul dvs. a fost rechemat deoarece nu va mai apărea în folderul trimis, ci va apărea automat în schițele dvs. De aici, puteți alege să vă editați mesajul și să-l retrimiteți pentru ca acesta să fie înlocuit

Cum retrimit un mesaj rechemat?

Dacă ți-ai modificat mesajul rechemat în mod satisfăcător, retrimite-l prin:

• Faceți clic dreapta pe mesaj și faceți clic pe retrimiteți (pentru Mac)
• Faceți clic pe Fișier, apoi accesați Informații și faceți clic pe Retrimitere și reapelare (pentru Windows)

Cu aceste sfaturi, acum știți cum să reamintiți un e-mail pe Outlook. Dar nu se termină aici; de asemenea, puteți edita și retrimite e-mailul. Astfel, aplicația Outlook vă oferă opțiunea de a anula trimiterea unui e-mail și vă permite să vă reînnoiți mesajul de e-mail cu idei noi.

De asemenea, poate doriți să aflați cum să vă schimbați semnătura în Outlook pentru a face unele modificări de ultimă oră înainte de a trimite un e-mail de afaceri.