Cum să eliminați metadatele și conținutul ascunse dintr-un document Word

Datele ascunse dintr-un document Word pot include comentariile recenzorilor, reviziile urmărite, proprietățile autorului, text ascuns, filigranele și XML personalizat. În Word 2010 pentru Windows, rulați Inspector documente pe o copie, examinați constatările sale și eliminați doar categoriile pe care intenționați să le eliminați. Acest lucru reduce dezvăluirea accidentală, dar nu poate detecta toate modurile în care conținutul poate fi ascuns sau fiecare element încorporat.

Ce poate verifica Inspectorul de documente

Inspectorul de documente caută mai multe tipuri de informații care pot să nu fie evidente pe pagină. În funcție de document și de versiunea Word, lista sa de verificare poate include:

• Comentarii, revizii, versiuni și adnotări: comentarii ale recenzenților, modificări urmărite, informații despre versiune și adnotări în cerneală.
• Proprietățile documentului și informațiile personale: autorul și alte proprietăți ale fișierului, plus câteva detalii despre recenzii sau server.
• Anteturi, subsoluri și filigrane: informații plasate în afara textului paginii principale.
• Text ascuns: text formatat explicit cu efectul de font ascuns din Word.
• Date XML personalizate: date structurate stocate împreună cu documentul.
• Conținut invizibil: obiecte formatate ca invizibile.

Citiți concluziile înainte de a alege Eliminare totală . Eliminarea unei categorii poate șterge informațiile de care aveți încă nevoie, iar Microsoft avertizează că modificările din Inspector ar putea să nu poată fi recuperate cu ajutorul funcției Anulare. Păstrați originalul neatins.

Eliminarea informațiilor ascunse în Word 2010

1. Salvați o copie de lucru separată. Deschideți documentul și selectați Fișier > Salvare ca. Dați copiei un nume distinct, apoi efectuați curățarea în acea copie. Aceasta păstrează un document sursă dacă eliminați din greșeală un comentariu, o revizuire, un antet sau o proprietate.

2. Deschideți Inspector documente. În copie, selectați Fișier > Informații > Verificare probleme > Inspectare document . În Word 2010, comanda Verificare probleme apare în vizualizarea Backstage, sub Pregătire pentru partajare . Textul și aspectul pot diferi în versiunile desktop ulterioare.

3. Alegeți ce să inspectați. Bifați casetele de selectare pentru categoriile pe care doriți ca Word să le verifice. Pentru o revizuire pre-partajare, includeți proprietățile documentului și informațiile personale, comentariile și reviziile, textul ascuns, anteturile și subsolurile, filigranele, XML-ul personalizat și conținutul invizibil atunci când aceste opțiuni sunt disponibile. Apoi selectați Inspectare .

4. Examinați fiecare rezultat și eliminați-l în mod deliberat. Word listează ce a găsit pe categorii. Selectați Eliminare totală doar lângă rezultatele pe care doriți să le ștergeți. De exemplu, puteți elimina proprietăți personale păstrând în același timp un filigran sau un antet obligatoriu. Un rezultat care spune că nu s-au găsit elemente înseamnă că Inspector nu a detectat categoria respectivă; nu este o garanție că nu există informații ascunse.

5. Reinspectați și salvați copia curățată. Selectați Reinspectare și rulați din nou verificarea. Când sunteți mulțumit, închideți caseta de dialog și salvați. Dacă editați fișierul ulterior, rulați din nou Inspector înainte de a-l partaja, deoarece pot fi adăugate comentarii, proprietăți sau revizii noi.

Limite importante și verificări suplimentare

Verificarea textului ascuns din Document Inspector caută text formatat cu efectul de font ascuns din Word. Microsoft spune că nu detectează textul ascuns prin alte metode, cum ar fi textul alb pe fundal alb. De asemenea, verificarea conținutului invizibil nu detectează un obiect pe care un alt obiect îl acoperă. Examinați manual zonele suspecte, marginile paginii, anteturile, subsolurile și obiectele încorporate atunci când confidențialitatea contează.

Este posibil ca unele fișiere sau obiecte încorporate să fie raportate pentru revizuire manuală în loc să fie eliminate automat. O foaie de calcul, o diagramă sau un document încorporat poate conține propriile date; decideți dacă le eliminați sau le înlocuiți cu o imagine statică numai după ce verificați modul în care modificarea afectează editabilitatea și accesibilitatea. Consultați îndrumările Microsoft privind fișierele și obiectele încorporate găsite de Document Inspector .

Gestionați modificările urmărite ca pe o decizie editorială. Revizuiți modificările și acceptați-le sau respingeți-le înainte de a le partaja, dacă aveți nevoie de o copie finală curată. Alegerea opțiunii Fără marcaj ascunde doar marcajul în vizualizarea curentă; nu elimină modificările. Comentariile și revizuirile pot fi, de asemenea, revizuite prin intermediul Inspectorului de documente. Microsoft explică diferența în instrucțiunile sale pentru modificările urmărite .

În cele din urmă, inspectați documentul vizibil și verificați orice conținut pe care scanarea automată nu îl poate evalua. Document Inspector este un pas util de curățare, nu o certificare că un fișier este sigur pentru publicare. Pașii de aici descriu desktopul Word pentru Windows; Microsoft notează că Word pentru Mac nu include Document Inspector. Pentru lista de verificare actuală și îndrumările de eliminare, consultați ghidul Microsoft pentru eliminarea datelor ascunse și a informațiilor personale și prezentarea generală Inspect Document .