Cum se creează un câmp de hyperlink în Access 2010

Pentru a crea un câmp hyperlink în Access 2010, deschideți un tabel în Vizualizare proiect, adăugați un nume de câmp, cum ar fi Site web sau E-mail , și setați tipul de date la Hyperlink . Salvați tabelul, apoi introduceți sau editați destinațiile în Vizualizare foaie de date. Un câmp Hyperlink stochează o adresă pe care Access o poate deschide; nu copiază o pagină web și nu atașează un fișier la baza de date.

Când se utilizează un câmp Hyperlink

Folosiți acest tip de date atunci când persoanele care lucrează cu baza de date trebuie să deschidă un site web, o adresă de e-mail sau o locație de fișier corelată dintr-o înregistrare. Exemplele includ site-ul web public al unei companii, adresa de e-mail a unui contact sau un document stocat pe o unitate de rețea partajată. Destinația trebuie să existe în continuare, iar fiecare utilizator trebuie să aibă permisiunea de a o accesa.

Un hyperlink este diferit de un câmp Atașare: acesta stochează o destinație, nu fișierul în sine. De asemenea, poate conține text opțional de afișare, o subadresă și un sfat de ecran împreună cu adresa. Microsoft documentează un maxim de 2.048 de caractere pentru un câmp Hyperlink. Dacă un raport, o interogare sau un alt program are nevoie de o adresă URL text simplu, luați în considerare dacă un câmp Text scurt este o alegere mai potrivită și testați modul în care baza de date utilizează valoarea.

Pentru documentele partajate, o cale UNC, cum ar fi [numele \server\shareolder\guide.pdffișierului], este de obicei mai ușor de utilizat pentru colegi decât o literă de unitate care poate fi mapată diferit pe fiecare PC. O legătură către un fișier de pe propriul computer nu va funcționa automat pentru alți utilizatori.

Creați câmpul în Access 2010

1. Deschideți tabelul în Vizualizare proiect. Pentru un tabel existent, faceți clic dreapta pe el în Panoul de navigare și alegeți Vizualizare proiect . Pentru a crea un tabel, selectați Creare > Tabel , salvați-l cu un nume și comutați la Vizualizare proiect din meniul contextual al filei sale.
2. Adăugați un nume de câmp. În primul rând gol de sub Nume câmp , introduceți un nume clar, cum ar fi Website, Email, sau DocumentLink. Utilizați un câmp separat pentru fiecare tip de destinație pe care trebuie să o stocați.
3. Setați tipul de date. În același rând, deschideți lista Tip de date și selectați Hyperlink . Lăsați câmpurile fără legătură - cum ar fi numele sau numărul de telefon al unei persoane - ca tipuri de text sau numere corespunzătoare.
4. Salvați designul tabelului. Apăsați Ctrl+S. Dacă Access vă solicită să denumiți un tabel nou, introduceți un nume util pentru tabel și confirmați-l. Comutați la Vizualizare foaie de date când sunteți gata să adăugați înregistrări.

Introduceți un link către un site web, un fișier sau o adresă de e-mail

În Vizualizare foaie de date, introduceți o adresă web completă care începe cu https://, de exemplu https://www.example.org. Includeți schema, astfel încât Access să aibă o destinație explicită. Pentru un fișier partajat, introduceți calea accesibilă a acestuia. Access poate afișa un hyperlink cu albastru și text subliniat, dar aspectul în sine nu confirmă că adresa este corectă.

Pentru a crea un link de e-mail cu un subiect, selectați celula și deschideți Hyperlink > Editare hyperlink din meniul său contextual sau apăsați Ctrl+K. În caseta de dialog, alegeți Adresă de e-mail , introduceți destinatarul și, opțional, completați subiectul. Confirmați cu OK . Când se face clic pe link, acesta solicită aplicației de e-mail configurate a computerului să compună un mesaj; nu este garantat să deschidă Outlook decât dacă Outlook este instrumentul implicit de gestionare a e-mailurilor.

De asemenea, puteți utiliza caseta de dialog Hyperlink pentru a face eticheta afișată mai ușor de citit decât o adresă URL lungă. Mențineți destinația în sine precisă și utilizați text afișat care să indice utilizatorului unde duce linkul. Documentația Microsoft Access descrie adresa câmpului, textul afișat, subadresa și părțile sugestiilor de ecran în ghidul său de câmp Hyperlink .

Testați linkul și remediați problemele comune

• O adresă URL pare accesibilă, dar nu se deschide: Editați hyperlinkul și verificați dacă există o greșeală de scriere, o https://adresă de pagină lipsă sau învechită. Încercați destinația direct într-un browser.
• O legătură către fișier funcționează doar pe un singur computer: Confirmați că fișierul se află într-o locație partajată și că utilizatorul curent are acces. Înlocuiți o cale sau o literă de unitate specifică computerului cu calea partajată corectă, dacă este cazul.
• Un link de e-mail nu deschide o fereastră de compunere: Verificați dacă Windows are configurată o aplicație de e-mail implicită. Adresa și subiectul din Access completează o solicitare pentru programul de e-mail; acestea nu trimit mesajul.
• Trebuie să modificați o destinație salvată: utilizați opțiunea Editare hyperlink în loc să înlocuiți doar eticheta vizibilă. Salvați înregistrarea și testați noua destinație.

Pentru un test sigur, utilizați o pagină publică în care aveți încredere, un fișier la care puteți accesa sau propria adresă de e-mail. Evitați să deschideți linkuri neașteptate din înregistrări pe care nu le recunoașteți. Valorile hyperlinkurilor pot conține mai mult decât textul vizibil, așa că verificați destinația reală înainte de a vă baza pe o etichetă.

Pentru referințe suplimentare, consultați tipurile de date și proprietățile câmpurilor Microsoft Access și referința HyperlinkPart , care explică modul în care Access separă și citește părțile unei valori de hyperlink.