Cum să creați și să trimiteți o invitație la întâlnire din Outlook

Invitațiile la întâlniri au fost mutate online cu mult înaintea întâlnirilor. Având în vedere popularitatea planificatoarelor digitale, a calendarelor online și a evenimentelor bazate pe web, este logic ca invitațiile să fie gestionate în consecință.

Majoritatea evenimentelor online oferă un link simplu pe care îl puteți partaja potențialilor participanți. Linkul adaugă evenimentul la un calendar online. Cu Outlook, puteți crea ceva similar, dar nu este legat de un eveniment online.

Invitație la întâlnire în Outlook

În Outlook, puteți trimite o invitație de calendar la un eveniment. Acest eveniment poate fi online sau offline. Depinde în întregime de dvs., iar caracteristica Outlook este mai puțin despre tipul de eveniment și mai mult despre tipul de invitație pe care doriți să o trimiteți.

O invitație la întâlnire Outlook poate fi trimisă mai multor persoane, destinatarii o pot accepta sau refuza și puteți vedea cine participă și cine nu.

Când o invitație este acceptată de un destinatar, evenimentul/întâlnirea este adăugată automat în calendarul acestuia. 

Creați invitație la întâlnire

Pentru a crea o invitație în Outlook pentru Microsoft 365, urmați acești pași.

1. Deschideți Outlook.
2. Faceți clic pe săgeata derulantă de lângă Mesaj nou.
3. Selectați Întâlnire . Se va deschide o nouă fereastră.

1. Dați întâlnirii un nume/titlu.
2. Pentru participanții care trebuie să fie prezenți, introduceți adresa lor de e-mail în câmpul Obligatoriu.
3. Pentru participanții care pot renunța la întâlnire , introduceți adresa lor de e-mail în câmpul Opțional. 
4. Selectați o oră și o dată de început și de sfârșit. Dacă întâlnirea sau evenimentul va dura toată ziua, selectați Toată ziua.
5. Dacă întâlnirea va avea loc în mai multe fusuri orare , selectați Fusuri orare și alegeți fusul orar în care este creată invitația.
6. Dacă întâlnirea este recurentă , de exemplu, o întâlnire săptămânală sau zilnică a personalului, selectați Make Recurring.
7. Selectați perioada recurentă pentru întâlnire.
8. Adăugați un mesaj și atașați fișierele necesare pentru întâlnire și trimiteți invitația.

Acceptați invitația la întâlnire

Invitațiile la întâlniri pot fi acceptate în majoritatea clienților de e-mail și pe interfața web a unui serviciu de e-mail. Dacă utilizați Outlook, urmați pașii de mai jos pentru a accepta (sau a refuza) o invitație la întâlnire.

1. Faceți dublu clic pe invitație (va apărea ca un e-mail în căsuța dvs. de e-mail).
2. Faceți clic pe butonul Accept și selectați Trimiteți răspunsul acum .
3. Pentru a refuza întâlnirea , faceți clic pe butonul Refuzați .

Vedeți răspunsul la întâlnire

Vizualizarea răspunsului la o întâlnire este simplă dacă știi unde să-l cauți. 

1. Deschideți Outlook.
2. Faceți clic pe pictograma Calendar din partea de jos a coloanei din stânga.
3. Găsiți întâlnirea în calendarul dvs.
4. Faceți dublu clic pe întâlnire pentru a o deschide.
5. Accesați fila Urmărire.
6. Veți vedea o listă de participanți care au acceptat, au refuzat sau au acceptat provizoriu invitația.

Concluzie

O invitație la întâlnire Outlook poate fi adăugată la Gmail. Gmail este capabil să analizeze mesajul primit atunci când este trimisă o invitație și să îl convertească într-un eveniment Google Calendar. Acesta va putea reține majoritatea informațiilor din invitație.