Cum să creezi și să trimiți o invitație la o întâlnire în Outlook

Pentru a crea și a trimite o invitație la o întâlnire în Outlook, deschideți Calendar, creați o întâlnire, adăugați participanți, alegeți o dată și o oră și selectați Trimitere . În noul Outlook pentru Windows și Outlook pe web, începeți cu Calendar > Eveniment nou . În Outlook clasic pentru Windows, alegeți Elemente noi > Întâlnire din Mail sau Întâlnire nouă din Calendar. O solicitare de întâlnire permite invitaților să răspundă; o programare fără participanți se află doar în propriul calendar.

Etichetele Outlook variază în funcție de versiune și cont. Pașii de mai jos acoperă noul Outlook, aplicația web și Outlook clasic, astfel încât să puteți utiliza numele de meniu corespunzătoare pe ecran.

Crearea și trimiterea unei invitații la o întâlnire

1. Deschideți un formular de întâlnire. În noul Outlook, selectați Calendar , apoi Eveniment nou . În Outlook pe web, selectați Eveniment nou > Eveniment . În Outlook clasic, creați o solicitare din Elemente noi > Întâlnire în Inbox sau Întâlnire nouă în Calendar. De asemenea, puteți utiliza Ctrl+Shift+Q în Outlook clasic. Microsoft listează căile specifice versiunii în instrucțiunile sale de programare a întâlnirilor Outlook .

   

2. Adăugați un subiect și invitați. Introduceți un titlu scurt și specific, astfel încât destinatarii să știe de ce se află întâlnirea în calendarul lor. Selectați Invitați participanți și introduceți numele sau adresa de e-mail a fiecărei persoane. Marcați participanții esențiali ca Obligatori și persoanele a căror participare este opțională ca Opționale . „Opțional” semnalează că participarea nu este așteptată; nu împiedică persoana să accepte. În Outlook clasic, adăugați persoane pe linia Către sau utilizați controalele participanților din Asistentul de programare.

   

3. Alegeți o dată și o oră. Introduceți orele de început și de sfârșit sau selectați Toată ziua pentru un eveniment care durează toată ziua. Dacă contul oferă intervale orare sugerate, alegeți unul care funcționează. Pentru conturile Microsoft 365 sau Exchange de la locul de muncă și de la școală, Asistentul de programare poate afișa disponibilitatea liber/ocupat pentru invitați. Verificați data, ora și fusul orar afișate înainte de a trimite, în special atunci când participanții se află în regiuni diferite. Outlook salvează orele de întâlnire în UTC și afișează fiecărui destinatar echivalentul în fusul orar al calendarului persoanei respective; consultați îndrumările Microsoft privind fusul orar .

   

4. Adăugați o locație sau o întâlnire online. Introduceți sala sau adresa în Locație . În funcție de contul și organizația dvs., Outlook poate oferi căutare de săli sau un instrument de găsire a sălilor. Dacă contul dvs. este conectat la Teams, activați opțiunea întâlnirii Teams pentru a include detalii despre întâlnirea online. Confirmați că linkul apare în invitație înainte de a o trimite. Pentru o altă platformă video, utilizați linkul furnizorului și includeți-l în locație sau în corpul mesajului. Microsoft explică modul în care sunt programate întâlnirile Teams din Outlook .

   

5. Adăugați agenda, fișierele și programul de repetare. Utilizați zona de mesaje sau descrieri pentru a enumera scopul, pregătirea și orice linkuri de care au nevoie participanții. Atașați fișiere relevante dacă versiunea Outlook o permite. Pentru o întâlnire recurentă, alegeți Recurită sau Setare ca recurentă în Outlook nou sau Outlook pe web, apoi setați intervalul și data de încheiere. În Outlook clasic, selectați Întâlnire > Recuriență , setați modelul și selectați OK . Examinați cu atenție seria: o invitație recurentă creează mai multe intrări în calendar, așadar alegeți o dată de încheiere care să corespundă planului.

   

6. Revizuiți și trimiteți. Verificați lista de participanți, subiectul, data, fusul orar, locația sau detaliile Teams, recurența și atașamentele. Apoi selectați Trimitere . Outlook trimite solicitarea de întâlnire invitaților și urmărește răspunsurile acolo unde este acceptat. Dacă observați o eroare după trimitere, deschideți întâlnirea din calendar, editați-o și trimiteți o actualizare, astfel încât participanții existenți să primească modificarea.

   

Cum răspund invitații și cum se verifică răspunsurile

Invitații pot deschide solicitarea și pot alege Acceptare , Tentativă sau Refuzare . În Outlook pe web, aceștia pot confirma participarea și din lista de mesaje; Mai multe opțiuni oferă opțiuni suplimentare. O invitație acceptată apare în mod normal în calendarul destinatarului, deși afișarea exactă poate varia în funcție de contul sau serviciul de calendar al destinatarului. Microsoft descrie confirmarea rapidă de participare în Outlook pe web .

Pentru a revizui răspunsurile în calitate de organizator, deschideți întâlnirea din Calendar și selectați Urmărire pentru a deschide panoul de urmărire în noul Outlook. În Outlook clasic, deschideți întâlnirea și selectați Urmărire pe panglica Întâlnire. Lista arată cine a acceptat, a acceptat provizoriu, a refuzat sau nu a răspuns. O stare goală sau „Fără răspuns” nu este același lucru cu un refuz. Microsoft notează că vizibilitatea răspunsurilor pentru invitați depinde de versiunea lor de Outlook și dacă se află în aceeași organizație Microsoft 365; în Outlook clasic, un invitat care alege să nu trimită un răspuns poate să nu apară ca fiind răspuns. Consultați instrucțiunile oficiale ale panoului de urmărire și notele privind vizibilitatea răspunsurilor .

Dacă opțiunile de întâlnire arată diferit

Verificați mai întâi dacă utilizați Outlook nou, Outlook clasic sau Outlook pe web; Microsoft are instrucțiuni separate, deoarece meniurile lor nu sunt identice. Dacă Asistentul de programare lipsește sau nu afișează disponibilitatea, este posibil ca contul dvs. să nu furnizeze date despre disponibilitatea de la serviciu sau de la școală sau ca organizația dvs. să le restricționeze. Puteți introduce în continuare manual o dată și o oră. Dacă un comutator Teams nu este disponibil, adăugați linkul de conferință aprobat și locația pe care le utilizează organizația dvs., apoi confirmați că aceste detalii sunt vizibile în invitație.