Cum să restricționezi imprimarea și descărcarea în ONLYOFFICE

Poți partaja un document ONLYOFFICE cu cineva care ar trebui să îl citească, apoi să descoperi că destinatarul poate totuși să imprime sau să descarce o copie. Restricția corectă depinde de locul în care este stocat fișierul: ONLYOFFICE Workspace are o setare de partajare pentru utilizatorii cu acces doar la citire și comentarii, DocSpace are o restricție pentru linkurile partajate, iar o integrare personalizată ONLYOFFICE Docs poate transmite permisiuni de imprimare și descărcare editorului. Aceste controale nu funcționează identic, așa că identifică mai întâi produsul și metoda de partajare.

Înainte de a modifica accesul, decideți ce trebuie să facă destinatarul. Dacă trebuie doar să revizuiască un document pe ecran, restricționați imprimarea, descărcarea și copierea împreună, acolo unde este disponibilă opțiunea respectivă inclusă. Dacă trebuie să editeze, o restricție doar pentru citire poate fi prea restrictivă; utilizați controalele de permisiune pentru integrarea Documentelor sau un flux de lucru pentru acces mai potrivit. Testați cu un cont separat înainte de a vă baza pe setare pentru materiale sensibile.

Alegeți metoda care se potrivește cu configurația dvs. ONLYOFFICE

Dacă meniurile nu corespund acestor nume, verificați dacă utilizați Workspace, DocSpace sau un editor încorporat într-o altă platformă. Editorul Docs în sine nu gestionează conturile de utilizator sau politica de partajare a fișierelor; într-o integrare personalizată, aplicația gazdă trebuie să decidă ce permisiuni să trimită.

Opțiunea 1: Restricționarea imprimării și descărcării în spațiul de lucru ONLYOFFICE

Workspace oferă o restricție avansată de partajare inclusă. Aceasta se aplică utilizatorilor care au acces Doar citire sau Comentarii la fișier. Setarea blochează și copierea, așa că este potrivită atunci când destinatarii trebuie să vizualizeze sau să comenteze, dar nu ar trebui să utilizeze controalele normale ale editorului pentru a face o copie.

1. Deschideți Setările de partajare ale fișierului . În modulul Documente, acestea sunt disponibile din controalele de partajare ale fișierului sau din controalele pentru drepturi de acces ale editorului.
2. Setați persoanele sau grupurile relevante la Doar citire sau Comentarii . Examinați fiecare intrare; nu presupuneți că partajarea moștenită a unui folder este singura cale de acces.
3. Deschideți Setări avansate utilizând controlul corespunzător din fereastra Setări de partajare.
4. Activați Nu se poate imprima, descărca și copia fișierul (pentru Doar citire și Comentarii) .
5. Salvați modificarea. Folosiți opțiunea de salvare fără notificare dacă nu doriți ca Workspace să trimită o notificare sau salvați și notificați atunci când destinatarii ar trebui să fie informați că politica s-a modificat.

ONLYOFFICE documentează această setare avansată ca aplicându-se partajării interne și publice. Aceasta restricționează tipurile de acces Doar citire și Comentarii; nu este un comutator separat doar pentru imprimare. Dacă doriți ca destinatarii să citească documentul, dar să descarce totuși o copie, acest control inclus nu îndeplinește această cerință. Nu îl dezactivați și utilizați un flux de lucru care oferă capabilitățile specifice pe care le doriți.

Nu confundați „ Nu se pot modifica setările de partajare (pentru Acces complet)” cu o restricție de imprimare sau descărcare. Această opțiune limitează posibilitatea utilizatorilor cu Acces complet de a modifica setările de partajare; nu le elimină posibilitatea de a imprima sau descărca fișierul. Pentru o persoană care trebuie să editeze în timp ce i se refuză exportul, utilizați o altă metodă sau o integrare personalizată cu Docs, în loc să presupuneți că această casetă de selectare acoperă problema.

Opțiunea 2: Restricționarea unui link partajat în ONLYOFFICE DocSpace

Pentru un link DocSpace, editați linkul în sine. Acest lucru este util pentru un link către o cameră publică sau personalizată atunci când destinatarul nu trebuie să se conecteze ca un anumit utilizator Workspace. Faceți restricția înainte de a distribui linkul sau actualizați linkul activ și comunicați modificarea destinatarilor actuali.

1. Deschideți panoul Partajare al fișierului sau controalele de gestionare a linkurilor fișierului.
2. Selectați linkul partajat existent și deschideți setările linkului său . Dacă creați un link nou, alegeți mai întâi rolul de acces și publicul acestuia.
3. Activați Restricționarea copierii conținutului fișierelor, a descărcării fișierelor și a imprimării .
4. Salvați setările linkului și confirmați că linkul rămâne activ cu publicul și rolul țintă.

DocSpace listează această restricție pentru linkurile partajate, inclusiv linkurile către camere publice sau personalizate. Aceasta blochează copierea, descărcarea și imprimarea prin intermediul acelui link, așadar testați linkul propriu-zis - nu doar vizualizarea proprietarului fișierului. Dacă un fișier este accesibil prin mai multe linkuri, inspectați fiecare link separat. O restricție asupra unui link nu înseamnă că toate celelalte rute de partajare au aceeași politică.

Opțiunea 3: Setați permisiunile de imprimare și descărcare într-o integrare ONLYOFFICE Docs

Dacă ONLYOFFICE Docs este încorporat într-un portal, o platformă de învățare sau o aplicație personalizată, integratorul poate seta câmpurile de permisiuni pentru documente la inițializarea editorului. Documentele oficiale API Docs document.permissions.downloadși document.permissions.print; au implicit valoarea true. Setați-le la falsepentru a elimina controalele corespunzătoare Descărcare ca și Imprimare din interfața editorului.

const config = {
  document: {
    permissions: {
      download: false,
      print: false
    }
  }
};

const editor = new DocsAPI.DocEditor("placeholder", config);

Exemplul prezintă obiectul de permisiuni, nu o configurație completă a editorului. Aplicația gazdă trebuie să furnizeze configurația normală pentru document, editor și securitate. Setați permisiunile pe server pe baza utilizatorului autentificat și a politicii privind documentul. Nu permiteți unui utilizator de browser să modifice configurația și, prin urmare, să își acorde mai mult acces.

Dacă politica trebuie să descurajeze și copierea textului din editor, ONLYOFFICE Docs are o copypermisiune separată. Nu este același lucru cu imprimarea sau descărcarea. Dezactivarea imprimării și descărcării ascunde acele acțiuni ale editorului; nu protejează în sine un fișier sursă expus la o adresă URL de stocare direct accesibilă. Aplicația de integrare trebuie să securizeze adresa URL a documentului și să își aplice propriile reguli de acces.

Ce pot și ce nu pot face aceste restricții

Aceste opțiuni controlează acțiunile normale de partajare sau de editare ONLYOFFICE. Acestea sunt controale de acces, nu o garanție că informațiile vizibile nu pot fi capturate. Un utilizator poate totuși să facă o captură de ecran, să fotografieze ecranul sau să transcrie manual informațiile. Dacă cineva a descărcat sau imprimat deja o copie înainte de a modifica accesul, o nouă restricție nu poate recupera acea copie. Pentru conținutul extrem de sensibil, limitați cine îl poate deschide, utilizați linkuri care expiră sau protejate prin parolă, acolo unde sunt disponibile, și luați în considerare dacă destinatarul are nevoie de acces.

Rolurile de acces contează și ele. O restricție „Doar citire” în spațiul de lucru nu elimină automat drepturile de descărcare ale unui utilizator cu acces complet. O restricție de link DocSpace se aplică acelui link și nu ar trebui să se presupună că guvernează alte linkuri. O permisiune API într-o integrare personalizată controlează acțiunile disponibile ale editorului, în timp ce aplicația gazdă protejează în continuare fișierul subiacent. Potriviți controlul cu calea de acces, în loc să tratați toate instalările ONLYOFFICE ca un singur sistem de partajare.

Verificați restricția cu un cont de testare

1. Folosește un cont separat cu același rol ca și destinatarul dorit sau deschide linkul DocSpace într-un profil de browser separat.
2. Confirmați că fișierul se deschide cu funcționalitatea de vizualizare, comentariu sau editare dorită.
3. Verificați dacă acțiunile de imprimare și descărcare lipsesc sau sunt dezactivate în editorul sau fluxul de linkuri relevant.
4. Pentru Spațiul de lucru, confirmați și că utilizatorul are acces Doar citire sau Comentarii; un rol diferit ar putea să nu se încadreze în restricția inclusă.
5. Pentru o integrare personalizată, testați documentul în aplicația gazdă și confirmați că fișierul de rezervă nu poate fi preluat printr-o adresă URL directă neprotejată.
6. Examinați fiecare link activ și orice acces la grup sau folder care ar putea oferi o a doua rută către același fișier.

Dacă destinatarul poate încă să imprime sau să descarce, verificați mai întâi dacă a deschis un alt link, dacă are un rol de acces superior sau dacă utilizează o copie locală salvată anterior. Într-o integrare personalizată, solicitați administratorului aplicației să inspecteze permisiunile trimise în configurația editorului și regulile de acces la spațiul de stocare ale gazdei. Un test reușit este acela în care utilizatorul vizat poate face munca de care are nevoie în timp ce acțiunile restricționate nu sunt disponibile prin ruta specifică de partajare.

Referințe oficiale ONLYOFFICE

• Spațiul de lucru ONLYOFFICE: Partajarea fișierelor și folderelor
• ONLYOFFICE DocSpace: Partajarea fișierelor și folderelor
• API-ul ONLYOFFICE Docs: Permisiuni pentru documente
• API-ul ONLYOFFICE Docs: Permisiuni de partajare și imprimare/descărcare