Cum se creează un index de acronime în Word pentru Microsoft 365

Word nu are o comandă separată de „index de acronim”. În schimb, creați un index standard și marcați fiecare abreviere ca intrare. Pentru un index ordonat după acronim, utilizați abrevierea ca intrare principală și forma sa ortografică ca subintrare - de exemplu, IA cu inteligență artificială sub aceasta. Apoi, Word adună intrările marcate, le sortează alfabetic și adaugă referințe de pagină.

Pașii de mai jos utilizează versiunea desktop de Word pentru Microsoft 365. Puteți marca intrările pe măsură ce scrieți sau puteți aștepta până când documentul este finalizat, dar păstrarea unei liste scurte de acronime vă ajută să identificați fiecare termen și să utilizați aceeași ortografie de fiecare dată.

Alegeți cum ar trebui organizat indexul de acronim

Decideți ce vor căuta cititorii mai întâi. Dacă cunosc abrevierea, setați-o ca intrare principală și introduceți sintagma completă în caseta Subintrare. De exemplu:

• Intrare principală: IA
• Subintrare: Inteligență artificială

Acest lucru face ca indexul să fie sortat sub A și oferă cititorilor extinderea. Dacă cititorii sunt mai predispuși să caute sintagma completă, inversați aranjamentul: faceți din „Inteligență artificială” intrarea principală și „IA” subintrarea. Folosiți aceeași scriere cu majuscule, punctuație și spațiere pentru fiecare apariție a unui termen; Word tratează intrările scrise diferit ca elemente separate.

Marcați fiecare acronim din document

1. În Word pentru desktop, găsiți o apariție a abrevierii în document și selectați-o. Alegeți o apariție clară, cum ar fi prima utilizare lângă definiția sa. De asemenea, puteți plasa cursorul acolo unde ar trebui să fie un marcaj index.
2. Deschideți Referințe și selectați Marcare intrare . Pe Windows, Alt+Shift+Xse deschide aceeași casetă de dialog. Microsoft listează această comandă rapidă în referința comenzilor rapide de la tastatură Word .
3. În caseta de dialog Marcare intrare index , setați intrarea principală la acronim și introduceți forma sa completă în Subintrare. De exemplu, utilizați „IA” și „Inteligență artificială”. Selectați Marcare pentru a marca doar apariția selectată.
4. Repetați pentru fiecare abreviere. Alegeți Marcați tot doar atunci când fiecare potrivire exactă din document ar trebui să indice către intrarea respectivă. De asemenea, poate marca potrivirile din citate, tabele sau alte secțiuni în care termenul poate să nu fie util pentru indexare.

Marcarea unei intrări introduce un câmp XE (Intrare Index) ascuns în document. Aceste câmpuri indică Word ce să colecteze și sunt în mod normal ascunse în document; nu sunt semne de paragraf suplimentare. Pentru a le inspecta, utilizați Acasă > Afișare/Ascundere ¶ . Dezactivați din nou afișajul când ați terminat dacă semnele îngreunează citirea documentului. Instrucțiunile Microsoft pentru formatarea semnelor explică controlul Afișare/Ascundere.

Inserați indexul

1. Faceți clic unde ar trebui să apară indexul, de obicei după textul principal pe o pagină nouă. Adăugați mai întâi o sfârșit de pagină dacă doriți ca indexul să înceapă separat.
2. Accesați Referințe > Inserare index .
3. În caseta de dialog Index, previzualizați formatele disponibile. Alegeți un aspect indentat sau cu aliniere continuă, setați numărul de coloane și decideți dacă doriți să aliniați numerele de pagină la dreapta. Un indicator de tabulare, cum ar fi punctele, poate ghida privirea de la o intrare la numărul paginii sale.
4. Selectați OK . Word inserează indexul ca și câmp. Evitați să editați intrările generate prin suprapunerea lor, deoarece o actualizare ulterioară poate înlocui aceste modificări.

Instrucțiunile oficiale de indexare din Word acoperă opțiunile disponibile pentru introducere, aspect și actualizare.

Actualizați indexul după modificări

Numerele paginilor de index pot deveni învechite atunci când textul este adăugat, șters sau repaginat. După marcarea noilor intrări sau modificarea documentului, faceți clic în interiorul indexului și alegeți Referințe > Actualizare index sau apăsați F9. Verificați indexul actualizat înainte de a-l partaja sau imprima, în special după o editare amplă.

Remediați problemele comune legate de indexarea acronimelor

• Lipsește un acronim: Marcați o apariție și actualizați indexul. Verificați dacă intrarea nu a fost introdusă cu o ortografie sau punctuație diferită.
• Extinderea nu apare: Adăugați-o în câmpul Subintrare din intrarea XE, apoi actualizați indexul. O subintrare goală lasă doar intrarea principală.
• Un acronim apare de mai multe ori: Faceți textul principal identic în fiecare câmp marcat. Dacă ați utilizat opțiunea Marcare totală, verificați aparițiile marcate și eliminați orice câmpuri XE irelevante.
• Indexul arată diferit față de cum era de așteptat: Faceți clic în interiorul său și utilizați opțiunile Inserare index pentru a alege un format diferit. Word generează aspectul din intrările marcate, așadar ajustați setările indexului în loc să retestați manual lista.

Puteți crea sau actualiza indexul în Word pentru web?

Microsoft afirmă că indexurile și câmpurile sunt păstrate în Word pentru web, dar pot apărea ca substituenți și nu pot fi editate sau actualizate acolo. Deschideți documentul în aplicația desktop pentru a marca intrări, a insera indexul sau a-l reîmprospăta. Comparația actuală dintre Word pentru web și desktop descrie această limitare.