Cum se exportă e-mailul, contactele, notele, activitățile și programările din Outlook 2010

Outlook 2010 poate exporta e-mailuri, contacte, programări din calendar, activități și alte foldere cu ajutorul expertului încorporat pentru import și export. Utilizați un fișier de date Outlook ( .pst ) pentru o copie de rezervă sau un transfer din Outlook în Outlook. Utilizați CSV atunci când aveți nevoie de o listă de contacte pentru o foaie de calcul sau un alt serviciu și iCalendar (.ics) atunci când aveți nevoie de evenimente din calendar. Vechiul program de completare Outlook Data Export descris în instrucțiunile anterioare nu este necesar pentru aceste exporturi comune.

Alegeți formatul de export potrivit

Microsoft listează mesajele, elementele din calendar, activitățile și contactele printre utilizările expertului Outlook 2010. Dacă aveți nevoie și de Note , selectați folderul respectiv când apare și confirmați că este prezent în fișierul PST finalizat; prezentarea generală actuală a fișierului PST de la Microsoft nu listează în mod specific Note. Consultați prezentarea generală a exportului în Outlook 2010 de la Microsoft .

Înainte de a exporta

Confirmați că este selectat contul corect și că Outlook a finalizat sincronizarea. Cu un cont Exchange în modul Exchange memorat în cache, un export PST poate conține doar elementele disponibile în prezent în memoria cache locală. Dacă e-mailurile sau întâlnirile mai vechi sunt importante, verificați intervalul de sincronizare offline al contului și așteptați descărcarea datelor necesare înainte de a începe. Instrucțiunile Microsoft privind exportul PST avertizează, de asemenea, că exporturile Outlook curente pot fi limitate de memoria cache.

Outlook exportă o copie, astfel încât elementele originale rămân în Outlook. Cu toate acestea, un fișier PST nu păstrează toate setările Outlook: Microsoft listează proprietățile folderului, cum ar fi vizualizările, permisiunile și setările de arhivare automată, precum și regulile de mesaje și listele de expeditori blocați, ca date care nu sunt exportate. Asistența pentru Office 2010 s-a încheiat pe 13 octombrie 2020, așadar aceste instrucțiuni sunt specifice versiunii, iar software-ul nu mai primește remedieri de securitate.

Exportul folderelor Outlook 2010 într-un fișier PST

1. Deschideți expertul. În Outlook 2010, alegeți Fișier > Deschidere > Import . Expertul de import și export se deschide din acest meniu, chiar dacă comanda spune „Import”.

   

2. Alegeți acțiunea de exportare. Selectați Exportă într-un fișier , apoi alegeți Următorul .

   

3. Selectați formatul PST. Alegeți Fișier de date Outlook (.pst) , apoi selectați Următorul . Aceasta menține elementele Outlook împreună într-un fișier de date Outlook, în loc să le aplatizeze într-o listă de text.

   

4. Alegeți contul sau folderul. Selectați rădăcina contului pentru a exporta arborele de foldere sau selectați un anumit folder pentru o arhivă mai mică. Bifați opțiunea „Include subfoldere” atunci când doriți foldere imbricate, cum ar fi subfolderele Inbox. Exportați câte un cont pe rând. Dacă Notele sunt importante, selectați explicit folderul respectiv atunci când este disponibil și planificați să îl verificați ulterior.

   

5. Setați destinația. Alegeți Răsfoire , alegeți un folder local și introduceți un nume de fișier nou, cum ar fi Outlook-Archive-2026.pst . Salvați fișierul PST în afara unui folder care se sincronizează automat cu OneDrive; instrucțiunile actuale ale Microsoft spun că OneDrive poate bloca sincronizarea automată a fișierului PST. Dacă expertul își amintește o destinație anterioară, înlocuiți numele fișierului pentru a nu suprascrie o arhivă anterioară.

   

6. Finalizați și protejați fișierul. Dacă exportați într-un fișier PST existent, alegeți modul în care Outlook ar trebui să gestioneze elementele duplicate; utilizarea unui nou fișier PST evită această decizie. Selectați Terminare și așteptați finalizarea exportului. Outlook poate oferi o parolă opțională pentru un fișier PST nou creat. Folosiți una doar dacă este necesar și stocați-o în siguranță, deoarece veți avea nevoie de ea pentru a deschide fișierul.

   

Pentru a verifica rezultatul, utilizați comanda Fișier > Deschidere > Deschidere fișier de date Outlook din Outlook 2010 , deschideți noul fișier PST și inspectați folderele cheie, cele mai vechi și cele mai noi date și câteva mesaje cu atașamente. Verificați separat Notele și Activitățile dacă sunt importante. Nu ștergeți originalele până când fișierul exportat nu conține ceea ce aveți nevoie.

Exportați contactele în format CSV

Numai pentru contacte, deschideți Fișier > Deschidere > Import , alegeți Export într-un fișier și selectați Valori separate prin virgulă . Selectați folderul Contacte din contul corect, alegeți un nume de fișier cu Răsfoire și finalizați expertul. Deschideți fișierul CSV pentru a confirma că există înregistrări ale contactelor. Dacă intenționați să îl importați din nou, evitați salvarea modificărilor din Excel decât dacă ați verificat dacă structura și codificarea CSV rămân utilizabile. Instrucțiunile pentru contactele CSV de la Microsoft explică același principiu de selecție a folderelor.

Exportul programărilor într-un fișier iCalendar

Pentru a partaja evenimente din calendar cu o altă aplicație de calendar, deschideți Calendarul din Outlook, selectați calendarul și alegeți Fișier > Salvare calendar . Salvați fișierul ca .ics . Utilizați Mai multe opțiuni pentru a alege intervalul de date și nivelul de detaliu înainte de salvare. Un fișier ICS este o instantanee a programărilor din calendar; nu înlocuiește un fișier PST pentru e-mail, contacte, Note sau Activități. Instrucțiunile de exportare a calendarului Microsoft descriu aceste opțiuni de interval de date și detalii.