Как создать указатель аббревиатур в Word для Microsoft 365

В Word нет отдельной команды «указатель аббревиатур». Вместо этого создайте стандартный указатель и отметьте каждую аббревиатуру как отдельную запись. Для указателя, упорядоченного по аббревиатурам, используйте аббревиатуру в качестве основной записи, а её полное написание — в качестве подзаписи, например, AI с Artificial intelligence под ней. Затем Word соберет отмеченные записи, отсортирует их по алфавиту и добавит ссылки на страницы.

Приведенные ниже шаги используют настольную версию Word для Microsoft 365. Вы можете отмечать записи по мере написания или дождаться завершения документа, но наличие короткого списка аббревиатур поможет вам запомнить каждый термин и использовать одинаковое написание каждый раз.

Выберите способ организации указателя аббревиатур.

Определите, что читатели будут искать в первую очередь. Если им известна аббревиатура, укажите её в качестве основной записи, а полную фразу введите в поле «Подзапись». Например:

• Основная запись: ИИ
• Подраздел: Искусственный интеллект

Это позволит отсортировать индекс по букве А и предоставить читателям развернутый вариант. Если читатели чаще ищут полную фразу, измените порядок: сделайте «Искусственный интеллект» основной записью, а «ИИ» — подзаписью. Используйте одинаковые регистровые буквы, знаки препинания и пробелы для каждого вхождения термина; Word рассматривает записи, написанные по-разному, как отдельные элементы.

Отметьте каждую аббревиатуру в документе.

1. В настольной версии Word найдите в документе одно и то же сокращение и выделите его. Выберите подходящее место, например, первое упоминание рядом с определением. Вы также можете установить курсор там, где должен быть указатель.
2. Откройте «Ссылки» и выберите «Пометить запись» . В Windows Alt+Shift+Xоткроется то же диалоговое окно. Microsoft указывает это сочетание клавиш в своем справочнике сочетаний клавиш Word .
3. В диалоговом окне «Запись в индексе пометок» установите в качестве основной записи аббревиатуру, а в поле «Подзапись» введите ее полное название. Например, используйте «AI» и «Искусственный интеллект». Выберите «Пометить » , чтобы отметить только выбранное вхождение.
4. Повторите эти действия для каждого сокращения. Выбирайте «Пометить все» только в том случае, если каждое точное совпадение в документе должно указывать на эту запись. Это также позволяет помечать совпадения в цитатах, таблицах или других разделах, где этот термин может быть бесполезен для индексации.

Выделение записи вставляет в документ скрытое поле XE (Index Entry). Эти поля указывают Word, что нужно собрать, и обычно скрыты в документе; они не являются дополнительными метками абзаца. Чтобы просмотреть их, используйте «Главная» > «Показать/скрыть ¶» . Если метки затрудняют чтение документа, выключите их отображение после завершения работы. Инструкции Microsoft по форматированию меток объясняют работу элемента управления «Показать/скрыть».

Вставить индекс

1. Щелкните в том месте, где должен появиться указатель, обычно после основного текста на новой странице. Если вы хотите, чтобы указатель начинался отдельно, добавьте разрыв страницы.
2. Перейдите в раздел «Ссылки» > «Вставить указатель» .
3. В диалоговом окне «Указатель» просмотрите доступные форматы. Выберите формат с отступом или сплошной разметкой, задайте количество столбцов и решите, выравнивать ли номера страниц по правому краю. Вставка, например, в виде точек, может помочь пользователю перейти от записи к номеру страницы.
4. Нажмите ОК . Word вставит индекс в качестве поля. Избегайте редактирования созданных записей путем ввода текста поверх них, поскольку последующее обновление может отменить эти изменения.

В официальных инструкциях Word по работе с индексами описаны доступные параметры ввода, макета и обновления.

Обновите индекс после внесения изменений.

Номера страниц в указателе могут устаревать при добавлении, удалении или изменении нумерации страниц текста. После добавления новых записей или внесения изменений в документ, щелкните внутри указателя и выберите «Ссылки» > «Обновить указатель» или нажмите клавишу Enter F9. Перед тем как поделиться документом или распечатать его, особенно после внесения больших изменений, просмотрите обновленный указатель.

Исправьте распространённые проблемы с индексами аббревиатур.

• Отсутствует аббревиатура: отметьте вхождение и обновите указатель. Убедитесь, что запись не была внесена с другим написанием или пунктуацией.
• Расширение не отображается: добавьте его в поле «Подзапись» в записи XE, затем обновите индекс. Пустая подзапись оставляет только основную запись.
• Одна аббревиатура встречается несколько раз: Сделайте основной текст записи идентичным во всех отмеченных полях. Если вы использовали функцию «Пометить все», просмотрите отмеченные вхождения и удалите все нерелевантные поля XE.
• Указатель выглядит не так, как ожидалось: щелкните внутри него и используйте параметры «Вставить указатель», чтобы выбрать другой формат. Word генерирует макет на основе отмеченных записей, поэтому лучше отредактировать настройки указателя, а не перепечатывать список вручную.

Можно ли создать или обновить указатель в веб-версии Word?

Microsoft утверждает, что индексы и поля сохраняются в веб-версии Word, но они могут отображаться как заполнители и не могут быть отредактированы или обновлены там. Чтобы отметить записи, вставить индекс или обновить его, откройте документ в настольном приложении. В текущем сравнительном обзоре веб-версии и настольной версии Word описывается это ограничение.