วิธีการตั้งรหัสผ่านป้องกันส่วนต่างๆ ของเอกสารใน LibreOffice Writer

โปรแกรม LibreOffice Writer สามารถกำหนดให้ส่วนที่เลือกไว้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และกำหนดให้ต้องใส่รหัสผ่านก่อนที่จะลบการป้องกันนั้นออก ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์เมื่อเอกสารควรแก้ไขได้โดยรวม แต่ข้อความบางส่วน เช่น ข้อความที่ได้รับการอนุมัติ คำแนะนำ หรือคำนำของแบบฟอร์ม ไม่ควรถูกเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ

มีข้อจำกัดที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ LibreOffice อธิบายการป้องกันส่วนต่างๆ ว่าเป็นวิธีการป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ตั้งใจ ไม่ใช่การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ส่วนที่ได้รับการป้องกันยังคงเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร ควรใช้การเข้ารหัสไฟล์เมื่อจำเป็นต้องป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดหรืออ่านเอกสารได้เลย

สิ่งที่คุณควรเห็นเมื่อตั้งค่าการป้องกันอย่างถูกต้อง

ข้อความที่ได้รับการป้องกันควรยังคงปรากฏอยู่ในเอกสาร แต่ Writer ควรบล็อกการแก้ไขภายในส่วนนั้น ข้อความภายนอกควรยังคงสามารถแก้ไขได้ หากผู้ใช้พยายามลบการป้องกันส่วนผ่านกล่องโต้ตอบส่วนต่างๆ Writer ควรขอรหัสผ่านที่ถูกต้อง วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถทดสอบทั้งขอบเขตและการทำงานของรหัสผ่านได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการใช้งานนี้ตรงกับคำแนะนำใน LibreOffice 26.8 Help for Writer ฉบับปัจจุบัน ตำแหน่งของเมนูอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบของส่วนติดต่อผู้ใช้หรือการแปลภาษา แต่คำสั่งต่างๆ จะถูกตั้งชื่อตามรูปแบบเมนูมาตรฐาน

ก่อนเริ่มต้น: ระบุข้อความที่ต้องการปกป้องให้ชัดเจน

การป้องกันส่วนข้อความมีผลกับเนื้อหาที่อยู่ภายในส่วนข้อความของ Writer ก่อนแก้ไขเอกสาร โปรดตัดสินใจว่าย่อหน้าใดบ้างที่ควรอยู่ในส่วนข้อความที่ได้รับการป้องกัน หากส่วนข้อความนั้นยังไม่มีอยู่ คุณสามารถเลือกข้อความและสร้างส่วนข้อความใหม่ได้ หากข้อความนั้นอยู่ในส่วนข้อความอยู่แล้ว ให้แก้ไขส่วนข้อความนั้นแทนที่จะสร้างส่วนข้อความใหม่ขึ้นมาครอบทับ

หากเอกสารนี้มีความสำคัญ ควรบันทึกสำเนาไว้ก่อน วิธีนี้จะช่วยให้ตรวจสอบขอบเขตได้ง่ายขึ้น และกู้คืนกลับไปเป็นต้นฉบับได้หากเลือกย่อหน้าผิด

ตั้งรหัสผ่านเพื่อปกป้องส่วนใหม่

1. เลือกเนื้อหาและสร้างส่วนใหม่

ในเอกสาร ให้เลือกย่อหน้าหรือข้อความต่อเนื่องที่ต้องการให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว เลือกแทรก > ส่วน โปรแกรม Writer จะเปิดหน้าต่างส่วนขึ้นมา ตั้งชื่อส่วนให้มีความหมายที่เข้าใจง่าย เช่นApprovedTextเพื่อให้จดจำได้ง่ายในภายหลัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่เลือกนั้นเป็นเนื้อหาที่คุณต้องการปกป้อง

หากเนื้อหาอยู่ในหมวดหมู่ใดอยู่แล้ว ให้ข้ามขั้นตอนการเลือกและการสร้างหมวดหมู่ เลือกรูปแบบ > หมวดหมู่เลือกหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องจากรายการ แล้วทำการแก้ไข

2. เปิดใช้งานการป้องกันการเขียน

ในกล่องโต้ตอบส่วน ให้ค้นหา พื้นที่ การป้องกันการเขียนเลือกป้องกันหากต้องการกำหนดให้ต้องใส่รหัสผ่านเมื่อยกเลิกการป้องกัน ให้เลือกด้วยรหัสผ่านจากนั้นคลิกรหัสผ่าน

การเลือกเฉพาะ"ป้องกัน"จะทำให้ส่วนนั้นเป็นแบบอ่านอย่างเดียว แต่ไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านเพื่อปิดการป้องกัน หากต้องการป้องกันส่วนนั้นด้วยรหัสผ่าน ให้เลือกทั้งสองช่องทำเครื่องหมาย

3. ป้อนและยืนยันรหัสผ่าน

ป้อนรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบรหัสผ่าน ป้อนซ้ำอีกครั้งในช่องยืนยัน และยืนยัน คู่มือช่วยเหลือของ LibreOffice ระบุว่ารหัสผ่านต้องมีอย่างน้อยห้าตัวอักษร สำหรับเอกสารสำคัญ ควรใช้รหัสผ่านที่ยาวและไม่ซ้ำกัน และเก็บไว้ในโปรแกรมจัดการรหัสผ่านหรือตำแหน่งอื่นที่ได้รับอนุญาต เนื่องจากจำเป็นต้องใช้รหัสผ่านนี้ในภายหลังเพื่อลบหรือเปลี่ยนแปลงการป้องกัน

กลับไปที่กล่องโต้ตอบส่วน (Section dialog) และยืนยันการเปลี่ยนแปลง บันทึกเอกสารในรูปแบบ OpenDocument Text ดั้งเดิมของ LibreOffice หากคุณต้องการให้ตรงกับคุณสมบัติการแบ่งส่วนของ Writer มากที่สุด เมื่อบันทึกเป็นรูปแบบประมวลผลคำอื่นสำหรับผู้อื่น โปรดทดสอบสำเนาในซอฟต์แวร์ของผู้รับก่อนที่จะพึ่งพาการป้องกันส่วนต่างๆ หน้าช่วยเหลือไม่รับประกันว่าการทำงานจะเหมือนกันทุกประการในทุกรูปแบบและโปรแกรมแก้ไข

ตรวจสอบขอบเขตที่ได้รับการปกป้องก่อนทำการแบ่งปัน

ทดสอบเอกสารขณะที่เปิดอยู่ในโปรแกรม Writer คลิกภายในส่วนที่ได้รับการป้องกันและลองแทรกหรือลบอักขระ โปรแกรม Writer จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงและแสดงคำเตือน จากนั้นคลิกในย่อหน้าก่อนหรือหลังส่วนนั้นทันที และตรวจสอบว่าการแก้ไขตามปกติยังคงใช้งานได้หรือไม่

ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าการป้องกันนั้นต้องการรหัสผ่านเมื่อคุณพยายามลบออก เปิดรูปแบบ > ส่วนเลือกส่วนที่ได้รับการป้องกัน แล้วยกเลิกการเลือก ป้องกันโปรแกรม Writer ควรขอรหัสผ่านที่ถูกต้องก่อนที่จะอนุญาตให้ลบการป้องกันออก ยกเลิกกล่องโต้ตอบเพื่อให้การป้องกันยังคงอยู่

• ผลลัพธ์ที่คาดหวัง:ส่วนที่เลือกจะยังคงมองเห็นได้ แต่เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
• ตรวจสอบขอบเขต:ย่อหน้าที่อยู่ใกล้เคียงซึ่งไม่ได้รับการป้องกันยังคงสามารถแก้ไขได้
• การตรวจสอบรหัสผ่าน:ลบการแจ้งเตือนการป้อนรหัสผ่านออก
• ตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึก:บันทึก ปิด และเปิดเอกสารอีกครั้ง จากนั้นทำการทดสอบแก้ไขสั้นๆ อีกครั้ง

แก้ไขหรือลบการป้องกันในภายหลัง

เลือกรูปแบบ > ส่วนและเลือกส่วนที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง หากต้องการลบการป้องกัน ให้ยกเลิกการเลือก ป้องกัน หากส่วนนั้นมีรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องเมื่อได้รับแจ้ง จากนั้นยืนยันในกล่องโต้ตอบ หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ใช้ปุ่ม รหัสผ่านของส่วนนั้นและทำตามคำแนะนำเพื่อตั้งค่าและยืนยันค่าใหม่

หากเลือกข้อความที่ได้รับการป้องกันด้วยเมาส์ได้ยาก ให้ใช้รายการส่วนในกล่องโต้ตอบเพื่อเลือกตามชื่อ อย่าคลิกปุ่ม " ลบ"เว้นแต่เป้าหมายของคุณคือการแปลงส่วนนั้นให้เป็นข้อความธรรมดา การลบส่วนนั้นแตกต่างจากการปิดการป้องกันการเขียนเพียงอย่างเดียว

เมื่อการป้องกันส่วนต่างๆ ไม่เพียงพอ

รหัสผ่านสำหรับส่วนต่างๆ มีไว้เพื่อป้องกันการแก้ไข ไม่ใช่เพื่อรักษาความลับ รหัสผ่านเหล่านี้ไม่ได้เข้ารหัสเอกสารทั้งหมดหรือซ่อนข้อความที่ได้รับการป้องกันจากผู้ที่สามารถเปิดไฟล์ได้ หากผู้อ่านไม่ควรเห็นเนื้อหา ให้บันทึกเอกสารด้วยรหัสผ่านสำหรับการเปิดโดยใช้รูปแบบ OpenDocument เอกสารประกอบการใช้งานกล่องโต้ตอบการบันทึกของ LibreOffice ระบุว่า เฉพาะรูปแบบ XML ของ LibreOffice เท่านั้นที่สามารถบันทึกด้วยรหัสผ่านได้

หากคุณกำลังแจกจ่ายไฟล์ PDF โปรดใช้ตัวเลือกความปลอดภัยในการส่งออก PDF เมื่อเหมาะสม เอกสารเกี่ยวกับการส่งออก PDF ของ LibreOffice แยกความแตกต่างระหว่างรหัสผ่านที่จำเป็นสำหรับการเปิดไฟล์ PDF กับรหัสผ่านสิทธิ์ที่ใช้เพื่อจำกัดการกระทำบางอย่าง ทดสอบไฟล์ที่ส่งออกในโปรแกรมดู PDF แยกต่างหาก และแจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่น

เลือกตัวควบคุมตามผลลัพธ์ที่คุณต้องการ:

ข้อจำกัดและการแก้ไขปัญหา

• ดูเหมือนว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการป้องกัน:โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกเฉพาะข้อความที่ต้องการก่อนที่จะเลือก แทรก > ส่วน จากนั้นเปิด รูปแบบ > ส่วน อีกครั้ง และตรวจสอบขอบเขตของส่วนที่เลือก
• ทุกคนสามารถปิดการป้องกันได้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้เลือกทั้ง"ป้องกัน"และ"ด้วยรหัสผ่าน" แล้ว จากนั้นบันทึกและทดสอบอีกครั้ง
• คุณจำรหัสผ่านไม่ได้:ขั้นตอนการลบที่ระบุไว้ในเอกสารนั้นต้องการรหัสผ่านที่ถูกต้อง โปรดเก็บรหัสผ่านไว้ในที่เก็บรหัสผ่านที่ปลอดภัย อย่าคิดว่าจะมีทางลัดในการกู้คืนรหัสผ่านที่รองรับ
• คุณจำเป็นต้องซ่อนข้อมูล:การป้องกันส่วนต่างๆ ไม่สามารถซ่อนข้อความได้ ให้ใช้การเข้ารหัสไฟล์หรือลบข้อความที่สำคัญออกจากสำเนาที่แชร์
• ฟังก์ชันนี้ทำงานแตกต่างออกไปหลังจากแปลงไฟล์แล้ว:ตรวจสอบไฟล์ในแอปพลิเคชันและรูปแบบที่ผู้รับจะใช้ หากการป้องกันการแก้ไขมีความสำคัญ ให้แจกจ่ายสำเนาที่ได้รับการตรวจสอบและป้องกันแล้ว หรือใช้เวิร์กโฟลว์ที่รักษาการควบคุมที่จำเป็นไว้

การตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันส่วนใดส่วนหนึ่งนั้นเหมาะสมอย่างยิ่งเมื่อผู้ร่วมงานอาจแก้ไขเอกสาร Writer แต่ควรเว้นข้อความบางส่วนไว้โดยไม่เปลี่ยนแปลง การตั้งค่าที่ประสบความสำเร็จนั้นสังเกตได้ง่าย: เฉพาะส่วนที่เลือกเท่านั้นที่จะไม่สามารถแก้ไขได้ ข้อความที่อยู่ติดกันยังคงใช้งานได้ และการยกเลิกการป้องกันส่วนนั้นต้องใช้รหัสผ่าน สำหรับการรักษาความลับ ควรปกป้องไฟล์โดยตรงมากกว่าการใช้การล็อกส่วน

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการของ LibreOffice

• การปกป้องเนื้อหาใน LibreOffice Writer (คู่มือ LibreOffice 26.8)
• ส่วนการแก้ไข
• ตัวเลือก "บันทึกสำเนา" และ "บันทึกด้วยรหัสผ่าน"
• พารามิเตอร์บรรทัดคำสั่งและตัวเลือกความปลอดภัยสำหรับการส่งออกไฟล์ PDF